Статті

Налаштування поштової системи

Як налаштувати поштову систему ERP FOSS

Введення

Поштова система може використовуватися для відправки по електронній пошті прайсів, комерційних пропозицій, рахунків, накладних та інших документів безпосередньо з Erp Foss. Також вона використовується для відправки податкової звітності. Розглянемо її налаштування.

Загальні налаштування

Спочатку потрібно визначитися які поштові адреси ви будете використовувати. Ви можете використовувати вже існуючі адреси або зареєструвати нові поштові адреси на загальнодоступних ресурсах. Наприклад, gmail.com чи ukr.net чи на будь яких інших поштових серверах, що підтримують протоколи обміну POP/IMAP та SMTP.

Для розуміння наступного матеріалу, в якості прикладу, будемо рахувати, що ми маємо в системі двох користувачів Сидоров Н.Т., який має поштову скриньку snt1959 на сервері ukr.net, та користувача Петров В.В., який має адресу  pvv290559@ukr.net . Після визначення з поштовою адресою введіть її в поле Ел.пошта, користувача. Якщо ви налаштовуєте пошту для користувача під іменем якого зареєструвалися в системі, то в цьому полі уже присутня адреса цього користувача, але при бажанні ви можете її змінити на іншу.

Важливо!  Потрібно розуміти, що в разі використання вже існуючої поштової адреси всі, повідомлення, що надходять на цю адресу, будуть дублюватися в Erp Foss. Якщо ви будете використовувати діючу адресу, то перед налаштуванням поштової системи потрібно помітити всі повідомлення, що вже зберігаються в поштовій скриньці, як прочитані. В цьому разі ви будете отримувати тільки нові повідомлення. Рекомендуємо створити нову адресу і використовувати її як для роботи з Erp Foss, так і для відправлення податкової звідності.

Адреса електронної пошти користувача
Адреса електронної пошти користувача

Після введення значень електронної пошти для всіх користувачів, які будуть її використовувати, перейдіть в меню Налаштування/Користувачі та натисніть Створити поштові псевдоніми.

Створення поштових псевдонімів
Створення поштових псевдонімів

Система створить псевдоніми електронної пошти для кожного користувача, які в подальшому будуть використовуватися для відправлення та приймання поштових повідомлень.

Поштовий псевдонім
Поштовий псевдонім

Загальний список псевдонімів можна переглянути в меню Технічний/Псевдоніми модулю Налаштування.

Список псевдонімів електронної пошти
Список псевдонімів електронної пошти

Сервери вхідної та вихідної пошти

Тепер вам необхідно налаштувати сервери вхідної та вихідної пошти для кожного з користувачів. Таким чином, якщо два ваших користувачі будуть використовувати пошту, то для кожного з них потрібно створити свій сервер. Для налаштування серверів вхідної пошти перейдіть в меню Технічний/Сервери вхідної пошти модулю Налаштування,  натисніть Створити та заповніть поля, як описано нижче:

  • Назва – довільна назва серверу. Назву краще вибирати таким чином, щоб в подальшому було зрозуміло яким користувачем використовується цей сервер.
  • Server Type – це тип протоколу по якому буде проводитися підключення системи Erp Foss  до поштового серверу. Існують два типи протоколів IMAP та POP. Для вибору правильного протоколу необхідно переглянути опис серверу, на якому ви використовуєте поштову адресу. Наприклад,  прочитати про налаштування серверу ukr.net ви можете за цим посиланням.
  • Назва серверу – це назва вашого поштового серверу з урахуванням протоколу обміну.
  • SSL/TLS – чекбокс, який включає шифрування трафіку між поштовим сервером і системою Erp Foss.
  • Користувач – повна поштова адреса користувача.
  • Пароль – пароль до вашої поштової скриньки.

Після заповнення всіх полів натисніть Test&Confirm і, якщо ви правильно заповнили всі поля, то сервер перейде в стан Підтверджено. Таким же чином налаштуйте сервери вхідної пошти для кожного наступного користувача. Можливий варіант, що сервер, на якому у вас є поштова адреса, забороняє додаткам, які він вважає ненадійними, підключатися до аккаунта. В цьому разі потрібно йому це дозволити. Наприклад, для gmail це налаштовується в розділі Аккаунт/Безпека (https://myaccount.google.com/security).

Налаштування сервера вхідної пошти
Налаштування сервера вхідної пошти

Для налаштування серверів вихідної пошти перейдіть в меню Технічний/Сервери вихідної пошти модулю Налаштування. По замовчуванню в системі створено сервер вихідної пошти  localhost візьміть його на редагування та заповніть поля, як описано нижче:

  • Опис – довільна назва серверу. Назву краще вибирати таким чином, щоб в подальшому було зрозуміло яким користувачем використовується цей сервер.
  • Сервер SMTP – назва вашого поштового серверу з урахуванням протоколу обміну
  • Сітка безпеки об’єктів  – виберіть SSL/TLS для захисту протоколу обміну між сервером та системою Erp Foss.
  • Користувач – повна поштова адреса користувача.
  • Пароль – пароль до вашої поштової скриньки.

Після заповнення всіх полів натисніть Перевірити зв’язок. При правильних налаштуваннях система видасть наступне повідомлення “Тест з’єднання успішно завершено! Все встановлено правильно!”

Налаштування серверу вихідної пошти

Таким чином, після проведених налаштувань, ви маєте два сервери вихідної пошти,

Список серверів вихідної пошти
Список серверів вихідної пошти

та два сервери вхідної пошти.

Список серверів вхідної пошти
Список серверів вхідної пошти

Перевірка роботи пошти

Для того щоб переконатися, що ви налаштували все вірно, створіть клієнта з доступною для вас поштовою адресою та обміняйтесь з ним листами.  Наприклад, створимо клієнта “Сонар” доступ до поштової скриньки якого ми маємо.

Тестовий клієнт
Тестовий клієнт

Напишемо йому листа, натиснувши Відправити лист. Система підготує лист по шаблону, але  Ви можете його відредагувати на свій розсуд. Зверніть увагу, що мова на якій підготовлено шаблон листа, відповідає мові, що встановлена в налаштуваннях клієнта. Після повної підготовки натисніть Надіслати.

Відправка листа клієнту
Відправка листа клієнту

Лист буде відправлено та копію прикріплено до картки клієнта.

Вкладений в картку лист
Вкладений в картку лист

На стороні отримувача листа він виглядає наступним чином.

Лист від користувача Erp Foss
Лист від користувача Erp Foss

Відповідь від Сонар надходить в папку #Вхідні.

Лист - відповідь
Лист – відповідь

Примітка: Отримання листів проходить не миттєво, так як система Erp Foss зв’язується з сервером вхідної пошти один раз в п’ять хвилин.

Налаштування поштової адреси для відправлення податкової звітності

Для відправлення звітів та отримання підтверджень про їх отримання використовується електронна пошта. Звіти, які ви відправляєте, надходять у вигляді поштових повідомлень на адресу Державної фіскальної служби (ДФС), що вказана при налаштуванні закладки Податкова звітність компанії.

Налаштування адреси податкової
Налаштування адреси податкової

Квитанції про те, що звіт доставлений чи оброблений ДФС, отримуються на адресу компанії, вказану в полі Ел.пошта закладки Загальна інформація при налаштування властивостей компанії.

Налаштування адреси компанії
Налаштування адреси компанії

Зверніть увагу, що поштова адреса співробітника, який буде відправляти податкову звітність повинна співпадати з адресою компанії, інакше звіти не будуть відправлятися в ДФС.

Поштова адреса користувача
Поштова адреса користувача