Статті

Видалення документів з системи

Як видаляти документи з системи ERP FOSS

Архівування документів

Для початку дамо визначення, що таке документ в системі ERP FOSS. Документ – це набір даних, який описує будь який об’єкт.  Наприклад, документом є картка клієнта, картка товара, рахунок, замовлення на продаж і інші об’єкти. Тобто цей объект можливо відкрити і переглянути на екрані монітора.

Потрібно розуміти, що не всі документи можливо видалити з системи. Документи по яких проводилися операції зазвичай не можливо видалити. Розглянемо такий випадок. Ми створили деякий товар, провели його закупівлю, а потім продали його. Після цього ми розуміємо, що з даним товаром ми більше працювати не будемо, на складі не має залишків цього товару і у нас виникає бажання видалити його з системи. Але система не дасть нам цього зробити так як в цей товар використовується як складова частина інших документів. Таких як замовлення на купівлю, замовлення на продаж, рахунки, бухгалтерські та складські проведення, а можливо, і інші документи. І якщо видалити всі ці документи, то у вас будуть неправильно відображатися залишки коштів, залишки товарів та інша інформація. Але вихід є і він доволі простий. Документ можливо заархівувати. Для цього потрібно натиснути кнопку Активно і документ буде переведено в стан Заархівовано.

Архівування документів
Архівування документів

Документи, що заархівовані, не будуть відображатися в загальних списках і заважати роботі з активними (актуальними) документами. Список заархівованих документів можна отримати вибравши відповідний фільтр. При необхідності документ можливо розархівувати.

Список заархівованих документів
Список заархівованих документів

Видалення документів

В загальному випадку краще не видаляти документи, а проводити повернення доставки товарів чи сплачених коштів. Але це не завжди зручно і можливо. Наприклад, ви зареєстрували платіж по рахунку, а потім виявили, що зареєстрували його не тою датою. Просто помилилися, і потрібно відкоригувати дату платежу. Або може бути якийсь інший випадок де потрібно навіть видалити документ. Як було сказано вище це не завжди можливо, але ми розглянемо при яких умовах це можливо.

На прикладі розглянемо такі можливості. Створимо товар Футболка, проведемо його закупівлю та оплату, а далі спробуємо видалити документи по цій операції.

В результаті проведення закупівлі ми маємо наступні документи:

Замовлення на купівлю
Замовлення на купівлю
Бланк доставки товару
Бланк доставки товару
Сплачений рахунок постачальника
Сплачений рахунок постачальника

Після проведення закупівлі ми бачимо, що в наявності у нас з’явилася одна одиниця товару,

Кількість товару в наявності
Кількість товару в наявності

також створено запис про проведення переміщення товару по складу відносно замовлення на закупівлю за номером ПН-18/0001,

Переміщення товару
Переміщення товару

а з каси отримано 90 гривень на оплату товару постачальнику.

Проведення по касі
Проведення по касі

Таким чином баланс по касі буде становити -90 грн.

Баланс каси
Баланс каси

Тепер видалимо наші документи. Слід враховувати, що видалення документів потрібно проводити в зворотньому порядку відносно їх створення. Крім цього, інколи неможливо видалити документи по доставці товару. Це буває, наприклад, в тих випадках,  коли товар продали після його купівлі, а ми хочемо видалити документи по цій купівлі, або коли є складний маршрут отримання товарів на склад. Цей перелік не вичерпується тільки наведеними вище прикладами, можуть бути і інші варіанти. Якщо ви не можете видалити документи про отримання чи відвантаження товарів просто відкоригуйте залишки товарів на складі через інвентаризацію або через оновлення кількості товару, безпосередньо з картки товару.

Для видалення рахунку відкриємо його та натиснемо Скасувати рахунок. Рахунок може бути відкрито як з модуля Купівля, так і з модуля Бухоблік. 

Скасування рахунку
Скасування рахунку

Далі ви можете перевести рахунок в стан Чернетка, натиснувши Зробити чернеткою. Тепер, якщо вам потрібно, ви можете відредагувати рахунок і знову затвердити, а можете повністю його видалити через меню Дія/Видалити.

Чернетка рахунку
Чернетка рахунку

Тепер якщо ми відкриємо панель приладів бухгалтера, то побачимо, що у нас по касі нульовий баланс. Тобто наше проведення було видалено.

Нульовий баланс по касі
Нульовий баланс по касі

Для видалення доставки товарів перейдіть в модулі Купівля на Замовлення на купівлю/Доставка і натисніть Скасувати. Далі як і з рахунком, ви можете зробити документ чернеткою, та видалити його, або відредагувати. Також ви можете видалити і саме Замовлення на купівлю.

Скасування доставки товару
Скасування доставки товару

Якщо ви остаточно видалите документ, то будуть видалені і записи по переміщенню товару.

Примітка: Слід враховувати, що при видаленні документів номери, під якими вони були створені, будуть втрачені.

Таким же чином ви можете видаляти документи і при продажах товарів.