Магазин

Рішення ERP FOSS - Магазин одягу та взуття

Рішення Магазин призначене, в основному, для організації торгівлі товарами з широкою номенклатурою. Найкращим чином воно підходить для торгівлі предметами одягу, взуттям, товарами електроніки та для інших подібних магазинів. Слід зауважити, що особливість даного рішення полягає в тому, що воно враховує велику номенклатуру товарів при невеликій кількості одиниць кожного товару.

Вам не потрібно купувати і встановлювати програму, що дозволяє швидко почати роботу.  При використанні ERP FOSS ви більше не будете вечорами вводити дані про продажі, наприклад, в таблицю excel чи автономну бухгалтерську програму. Мобільна точка продажів автоматично передає всі дані в систему.

Ви легко отримаєте всі дані по обсягам продажу за вибраний проміжок часу.

Рішення Магазин може використовуватися як для бутиків, які торгують брендовими товарами так і для магазинів дитячих товарів, магазинів стокових товарів та інших подібних магазинів. Це рішення включає в себе всі модулі, які включені в стандартне рішення Торгівля і деякі додаткові модулі, які надають можливість організувати роботу так, як описано далі.

Пропонований алгоритм роботи

  • товари закупаються у постачальників
  • проходить перевірка товарів на якість
  • для кожної одиниці товару друкується етикетка з унікальним номером, його назвою та ціною
  • товари поступають на продажу в магазин/магазини
  • фіксується факт продажу товарів
  • переглядаються звіти по залишкам товарів,   виручці по продажах, затратах на закупівлю та інші
  • товари, які були продані, та з якими не планується подальша робота, архівуються.

Ми пропонуємо цей алгоритм роботи з даним рішенням, але ви можете змінити його в залежності від ваших уподобань. При описі операцій ми будемо давати посилання на статті, де більш докладно описані дії, що виконуються. Опис алгоритму роботи дано в якості прикладу.

Для кращого розуміння матеріалу статті зареєструйтесь в системі безкоштовно, створіть демонстраційну базу даних і ознайомтесь з системою, виконавши дії, що описані нижче.

Створення товарів та постачальників.

В модулі Купівля створимо декілька товарів,  які нам потрібно закупити, щоб проводити подальшу торгівлю ними. Ці товари помістимо в категорії Всі/Одяг та Всі/Взуття,  які потрібно створити в системі. Зверніть увагу, що при створенні кожної категорії необхідно заповнити поля, як вказано на малюнку нижче.

Категорія товару
Категорія товару

При створенні нового товару система автоматично створює Внутрішнє посилання, що спрощує подальший пошук товару при його продажу. Наприклад, у нас може бути декілька товарів з назвою Футболка, але у кожного з них буде свій код внутрішнього посилання.

Також будемо враховувати, що товар повинен пройти вхідний контроль на якість, і тільки потім ми зможемо його продавати. Для цього знімемо прапорець Можна продати. Тип товару потрібно встановитиСкладський

Створення товару
Створення товару

Повторимо операцію для кожного нового товару. В результаті ми отримаємо список товарів, які зможемо закупити.

Список товарів для закупівлі
Список товарів для закупівлі

Далі створимо постачальника, у якого ми ці товари закупимо.

Постачальник товарів
Постачальник товарів

Закупівля товарів.

Проведемо закупівлю товарів, записи про які ми створили раніше. Для цього в папці Замовлення на купівлю створюємо нове замовлення. Вказуємо кількість закупленого товару та ціну одиниці товару при закупівлі.

Підтверджене замовлення на купівлю
Підтверджене замовлення на купівлю

Після підтвердження замовлення проводимо операцію отримання товарів. Для цього в Замовленні на купівлю потрібно натиснути на кнопку Отримати товари, а потім, в картці Доставки  Підтвердити отримання.

Підтвердження отримання товарів
Підтвердження отримання товарів

Після підтвердження отримання товарів, потрібно створити рахунок на сплату за отримані товари.

Створення рахунку на закупівлю товарів
Створення рахунку на закупівлю товарів

Після створення та підтвердження рахунку від постачальника проведемо оплату в виді готівкового розрахунку. Для цього натисніть Зареєструвати платіж, виберіть Журнал оплати Каса (UAH) та підтвердіть платіж.

Проведення оплати

Складська та бухгалтерська інформація про факт закупівлі товарів.

Розглянемо, які записи було створено в системі в результаті проведеної операції по закупівлі товарів.

Примітка: Ми будемо розглядати тільки ті записи про операції, які потрібні для розуміння цього прикладу та мають для нас безпосереднє значення .

Перейдемо в модуль Склад і переглянемо список товарів. Ми бачимо, що кількість товарів на складі відповідає закупленій кількості.

Кількість товарів на складі
Кількість товарів на складі

Далі, в розділі Звіти модуля Склад ми можемо отримати інформацію про вартість наших запасів в грошовому еквіваленті.

Оцінка вартості запасів
Оцінка вартості запасів

В модулі Бухоблік перейдемо в розділ Звіти та виберемо звіт Оборотно-сальдова відомість. Тут нас цікавлять два записи. Запис по рахунку 281000, в якому вказано, що на складі зберігаються товари на суму 3700 грн., що відповідає сумі нашої закупівлі. Другий запис – це запис по рахунку 301001. Цей запис значить, що ми з каси взяли 3700 грн., а так, як їх там не було, то кінцева сума буде від’ємна. Але ми не будемо засмучуватися, продамо наш товар і покриємо наші збитки.

Бухгалтерські проводки
Бухгалтерські проводки по закупівлі товару

Продаж товару

Продаж товару можна виконати трьома способами. Через модуль Продаж, через модуль  Касовий термінал або через Мобільну точку продажу. В цій статті ми розглянемо всі варіанти.

Але перед тим як продавати товари, ми повинні встановити ціну їх продажу, дозволити їх продаж та надрукувати етикетки товарів.

Встановити ціну продажу можна безпосередньо на самій картці товару.

Встановлення продажу на картці товару
Встановлення ціни продажу на картці товару

Або встановити ціну продажу товару в залежності від ціни його закупівлі. Для цього потрібно в модулі Купівля розділ Налаштування пункт Категорії відкрити категорії, в які включено наші товари, і встановити націнку від закупівельної ціни для кожної категорії товарів.

Встановлення націнки від закупівельної ціни
Встановлення націнки від закупівельної ціни для категорії товарів

Тепер перейдіть в картку Замовлення на купівлю, по якій була проведена закупівля, натисніть Змінити ціну продажу та змініть ціну продажу. Якщо вас не влаштовує ціна, що пропонується,  ви можете змінити її вручну прямо в цій формі, редагуючи колонку Нова ціна.

Зміна ціни продажу в залежності від ціни закупівлі
Встановлення ціни продажу в залежності від ціни закупівлі

Поки що, наші товари не можна продавати. Для можливості їх продажу потрібно встановити прапорець Можна продати безпосередньо на картці товару, або відзначити товари в списку і встановити для них властивість Можна продати.

Групові дії з товарами
Групові дії з товарами

Для друку етикеток виберіть потрібні товари і перейдіть в меню Друк/Логотипи товарів.

Друк етикеток товарів
Друк етикеток товарів

В результаті ви отримаєте етикетки для кожного з товарів з його кодом, назвою і ціною. Ці етикетки потрібно надрукувати на принтері та закріпити на товарі, що в подальшому набагато спрощує його продаж в магазині.

Етикетки товарів
Етикетки товарів

Продаж товарів з використанням модуля Продаж.

Схема роботи наступна:  в магазині ведеться продаж товарів і факт їх продажу фіксується на папері. Далі, по закінченню робочого дня, чи тижня, ця інформація вноситься в систему. Фіксація факту продажів проводиться в офісі компанії, що надає можливість ведення обліку проданих товарів по всіх точках продажу, мати зведену інформацію по виручці від торгівлі, враховувати залишки товарів, оцінювати вартість складських запасів.

Для демонстрації роботи системи спочатку в модулі Продаж створіть клієнта, якому будете продавати товари. Це просто покупець і йому ви будете продавати товари в ваших магазинах.

Далі в папці Продаж/Замовлення на продаж створіть Замовлення на продаж та підтвердіть його.

Замовлення на продаж
Замовлення на продаж

Тепер виконайте доставку товарів, натиснувши Доставка, та підтвердіть її.

Виконання доставки товарів
Виконана доставки товарів

Далі, із замовлення на продаж, створіть рахунок та виконайте його оплату через касу.

Реєстрація оплати рахунку
Реєстрація оплати рахунку

Наш товар продано. Записи про його продаж ми продемонструємо в кінці цієї статті. Такий режим роботи потребує встановлення комп’ютера з доступом до Інтернет безпосередньо в магазині або передачі інформації по кожному з продажів від магазину до офісу з подальшим введенням даних. Ця інформація може передаватися, наприклад, по телефону, або в вигляді фотографій етикеток товарів, що були продані через Viber, чи іншим чином.  Такий варіант роботи має свої недоліки в вигляді можливих помилок при передачі чи внесенні даних в систему, а також додаткових затрат часу на безпосереднє оформлення продажів.  Варіанти, які не мають цих недоліків, описані нижче.

Продаж товарів з використанням модуля Касовий термінал.

При використанні даного модуля продаж товарів виконується подібно тому, як він проводиться, Наприклад, на касах супермаркетів. Інформація про продажі товарів в систему надходить автоматично. Робота з даним модулем дозволяє працювати без постійного підключення комп’ютера до мережі Інтернет, але потребує використання пристриїв з достатньо великим екраном, наприклад, ноутбук чи планшет. Підключення до мережі Інтернет (з’єднання з основним сервером системи) необхідно тільки при закритті та відкритті торгових сесій. Використовуючи даний модуль, продавець може вести продажі товарів автономно, а після закінчення продажів підключитися до мережі Інтернет, і система автоматично зафіксує всі факти продажу товарів.

Розглянемо проведення продажів товарів з використанням модуля Касовий термінал.

Ви можете здійснювати продажі від імені користувача, під яким ви зареєструвалися в системі, але якщо ви маєте декілька співробітників і вам потрібно обслуговувати декілька точок продажу, або ви хочете знати, хто і які товари продавав, то краще зареєструвати кожного з продавців як користувача системи. Для цього перейдіть в пункт меню Налаштування та створіть користувача з правами доступу до додатків, як зображено на малюнку нижче.

Користувач з правом роботи з модулем Касовий термінал
Користувач з правом роботи з модулем Касовий термінал

Зайдемо в систему від імені цього користувача, перейдемо в модуль Касовий термінал і відкриємо нову сесію для торгівлі. Для цієї операції необхідно підключення до мережі Інтернет. В результаті ми бачимо список товарів, що доступні для продажу.

Торгівля з Касового терміналу
Торгівля з Касового терміналу

Виберемо товари та їх кількість на продаж та підтвердимо продаж, натиснувши Платіж. При виборі товарів можна використовувати пошук, як по внутрішньому посиланню на товар так і по назві товару.

Формування замовлення на продаж
Формування замовлення на продаж


Далі необхідно ввести суму, яку надав покупець, видати здачу, та натиснути Підтвердити.

Розрахунок з покупцем
Розрахунок з покупцем

Закрийте сесію, натиснувши Close і відразу натисніть Підтвердити. Для цієї операції необхідно підключення до мережі Інтернет.

Закриття торгової сесії
Закриття торгової сесії

Після безпосереднього закриття сесії в вікні Касового терміналу ви автоматично перейдете в вікно основної програми, де потрібно остаточно підтвердити закриття сесії. При бажанні ви можете продовжити роботу знову в касовому терміналі.

Закриття торгової сесії з вікна основної програми
Закриття торгової сесії з вікна основної програми

Перевірте правильність записів, суму коштів, що виручені від продажу та зробіть проведення, натиснувши Підтвердити та зробити проведення. Система автоматично виконає відповідні записи в базі даних, які ми докладно розглянемо в кінці цієї статті.

Підтвердження проведень
Підтвердження проведень

Продаж товарів з використанням модуля Мобільна точка продажів.

Для модуля  Мобільна точка продажів використовуються мобільні пристрої на базі Android. Це може бути мобільний телефон або планшет. Спочатку потрібно створити користувача, який буде працювати в цьому додатку, давши йому права, як зображено на малюнку нижче.

Користувач з правами продажу
Користувач з правами продажу

Увійдіть в систему з мобільного пристрою, вказавши ваше доменне ім’я, яке ви ввели в момент реєстрації та логін і пароль користувача, якого ви створили. На малюнку нижче було введено значення доменного імені “set“, додаткові дані (erp.foss.ua) підставляються автоматично. Після цього мобільний пристрій підключиться до системи та засинхронізує всі дані. Для виконання цих дій необхідне підключення мобільного пристрою до мережі Інтернет.

Вхід в систему
Вхід в систему

Після підключення до серверу потрібно призначити клієнта/покупця, через якого будуть проводитися всі продажі в мобільній точці продажу. Для цього виберіть пункт меню Клієнти.

Меню програми
Меню програми

Виберіть потрібного вам клієнта, в нашому випадку це Клієнт1, який був створений раніше, та візьміть його картку на редагування.

Редагування властивостей клієнта
Редагування властивостей клієнта

Для вибраного клієнта установіть прапорець Покупець по замовчуванню.

Покупець по замовчуванню
Покупець по замовчуванню

Створіть комерційну пропозицію, натиснувши на значок “+”. Комерційна пропозиція в даному випадку це список товарів, які хоче купити покупець, але ще не затверджений.

Створення нової комерційної пропозиції
Створення нової комерційної пропозиції

Виберіть товари які ви продаєте покупцю. Ви можете скористатися пошуком товарів по їх назві, або по коду. Далі натисніть на вибраний товар і включіть його в комерційну пропозицію, натиснувши “√”.

Пошук товарів
Пошук товарів

Після вибору всіх товарів, натисніть Зберегти. Комерційна пропозиція буде збережена. Далі ви можете розрахуватися з покупцем, провести наступну продаж товарів іншому покупцеві і так далі.

Після закінчення продажу товарів, наприклад, в кінці робочого дня, чи в кінці тижня необхідно передати дані про продажі товарів серверу системи.  Для цього перейдіть в меню програми і виберіть пункт Налаштування. Далі виберіть Синхронізувати дані замовлень і система передасть всі дані на сервер.

Передача даних

При успішній синхронізації наші комерційні пропозиції будуть перенесені в папку Замовлення на продаж.

Список замовлень на продаж
Список замовлень на продаж

Після синхронізації буде створено рахунки по кожному із замовлень. Ці рахунки можна переглянути з модуля Бухгалтерія пункт Рахунки клієнтам.

Далі проведемо інкасацію коштів у нашого продавця Петренко. Використовуючи пошук, ми отримаємо список рахунків де продавець Петренко, і на малюнку нижче ми бачимо, що цей продавець провів дві продажі товарів на загальну суму 1917,50 грн., але рахунки ще не сплачені, тобто він не передав виручені кошти в касу підприємства.

Рахунки по продажах
Рахунки по продажах

Для фіксації факту передачі коштів відзначимо всі рахунки в нашому списку та виберемо Зареєструвати платежі. Після цього всі рахунки будуть відмічені як сплачені.

Проведення оплати по відзначених рахунках
Проведення оплати по відзначених рахунках

Складська та бухгалтерська інформація про факт продажу товарів.

Примітка: В цьому розділі ми дамо тільки приклади аналізу продажів. Більш докладно про звіти можна переглянути в кожному із модулів системи

Переглянемо записи про наші продажі товарів. Перейдемо в модуль Продаж, та виберемо пункт меню Звіти/Продаж. Наприклад, ми можемо переглянути які товари і на яку суму було продано кожним із продавців. В цей звіт включаються тільки продажі товарів через мобільну точку продажів і через офісні продажі.

Аналіз продажів товарів
Аналіз продажів товарів

Таку ж інформацію ми можемо отримати і по касовому терміналу в модулі Касовий термінал, вибравши пункти меню Звіти/Замовлення.

Аналіз продажів по касовому терміналу
Аналіз продажів по касовому терміналу

В модулі Склад ми отримаємо величину залишків наших товарів.

Залишки товарів на складі
Залишки товарів на складі

Переглянемо залишки товарів в грошовому вираженні. Для цього перейдіть в меню Звіти/Оцінка запасів. З малюнку нижче ми бачимо, що загальна собівартість футболок, що залишилися, складає 250,00 грн, а туфель 700,00 грн.

Грошова оцінка залишків товарів
Грошова оцінка залишків товарів

В модулі Бухоблік ми можемо отримати звіт Оборотно-сальдова відомість в якому можемо по рахунку 281000 (Товари на складі) переглянути загальну суму залишку собівартості товарів, яка становить 950,00 грн., та співпадає зі складським звітом 250+700=950 (див. мал. вище). Крім цього, в колонці Дебет показано суму закупівлі товарів по кожній позиції, а в колонці Кредит показано суму собівартості товарів, що були відвантажені по кожному замовленню на продаж.

Бухгалтерський звіт по вартості залишкам товарів на складі
Бухгалтерський звіт по вартості залишкам товарів на складі

По бухгалтерському рахунку 301001 Cash (Готівкові кошти) ми бачимо, що з каси взяли 3702,50 грн. З них 3700,00 грн. на закупівлю товару та 2,50 у вигляді здачі при роботі Касового терміналу. А в касу, загалом зі всіх джерел, отримано 3952,50 грн. Таким чином наш дохід дорівнює 250 грн.

Аналіз рахунку каси
Аналіз рахунку каси

Якщо ви вже не будете працювати з певним товаром, то його краще заархівувати, просто видалити його не вийде, так, як він був задіяний в процесі  роботи.

Ми сподіваємося, що ви змогли виконати всі дії, які були описані в цій статті, використовуючи демонстраційну версію системи.