Статті

Демонстраційна версія рішення Магазин

Введення

Примітка: Ця стаття описує вже створену Демонстраційну базу даних для рішення Магазин. Відкрийте в одному із вікон браузера цю статтю, а в іншому створену вами демонстраційну базу даних системи, і ви зможете переглянути в діючій системі все, що описано в цій статті перемикаючись між вікнами браузера. При бажанні ви можете працювати з документами та проводити будь які операції з ними, створювати товари та партнерів проводити продажі та закупівлі, а також переглядати звіти по цих операціях.

Як що ви не створювали демонстраційну базу даних, то можете її створити в особистому кабінеті.

Вибір демонстраційної бази даних
Вибір демонстраційної бази даних

Функціональність демонстраційної бази повністю співпадає з “пустою базою”, яку ви можете створити після ознайомлення з можливостями системи.

Ця стаття призначена для початкового ознайомлення з системою, при використанні рішення Магазин. В базу даних введено деяку кількість товарів через їх імпорт з xls файлустворено декілька користувачів системи,  додано клієнтів та постачальників товарів. Також, для прикладу, проведено деякі закупівлі та продажі, а також проведено оплати за оренду приміщення та сплату єдиного податку. Пояснення по кожній з цих дій ми наводимо в нашій статті. Ознайомившись з данною статтею, ви отримаєте загальне уявлення про основні можливості системи. Перед початком роботи рекомендуємо ознайомитися зі статтею “Інтерфейс“.

Постачальники, клієнти, товари

Отже перейдемо в модуль Купівля та переглянемо записи про наших постачальників.

Примітка: Для переходу з одного модуля в інший натисніть на знак решітки в лівому верхньому куті екрану, а потім виберіть потрібний модуль.

Вибір модуля системи
Вибір модуля системи

Як видно із малюнка нижче в систему було введено сім постачальників. В тому числі ми ввели в якості постачальників Державну фіскальну службу, так як ми будемо сплачувати на неї єдиний податок та ЄСВ. Це в майбутньому дозволить нам контролювати всі наші витрати, в тому числі і витрати на сплату податків та єдиного соціального внеску. Також в даному списку, в колонці Заборгованість, ми бачимо взаємну заборгованість між нами і постачальниками. Так ми повинні сплатити 740,00 грн. ФОП Прокопенко за поставлені ним товари.

Список постачальників
Список постачальників

Натиснувши на вибраний рядок, ми відкриємо картку нашого постачальника, в якій можуть бути внесені всі дані про нього. Більш докладну інформацію пропонуємо переглянути в статті Клієнти та постачальники.

Картка постачальника
Картка постачальника

Список клієнтів ви можете переглянути в модулі Продажі. Зауважимо, що Партнер може бути як Постачальником так і Клієнтом одночасно. Встановлюється ця опція на закладці “Продаж та закупівля“.

Призначення ролі контрагента
Призначення опції “Постачальник/Клієнт”

Список товарів, які було імпортовано попередньо, можливо переглянути в відповідних закладках модулів Купівля, Продаж та Склад.

Список товарів
Список товарів

Товар може бути призначений як для закупівлі так і для продажу. Як що товар можливо тільки закупити, то він не буде відображатися  тільки в модулі Продаж і навпаки.

Картка товару
Картка товару

Для товару Піжама було створено варіанти. Це дозволяє спростити роботу з товарами, які, наприклад, мають різні кольори, розміри або інші особливості.

Відкривши картку товару, та натиснувши на кнопку Варіанти, ми можемо їх переглянути.

Варіанти товару
Варіанти товару

Для даних варіантів були встановлені націнки від основної ціни товару. Кнопка Ціни варіантів на картці товару.

Націнка для варіанту
Націнка для варіанту

Також ми створили товари з типом Послуга, що дозволять нам сплачувати платежі в бюджет,  оплачувати оренду приміщення магазину та виплачувати винагороду продавцям.

Список послуг
Список послуг

Закупівля товарів

В модулі Купівля були проведені купівлі товарів.

Список замовлень на купівлю
Список замовлень на купівлю

Відкривши відповідне Замовлення на купівлю, ми побачимо список товарів, що були придбані, їх загальну кількість, кількість яка була отримана. Натиснувши на кнопку Доставка, ми отримаємо детальну інформацію по доставці товарів, а натиснувши на кнопку Рахунки..., ми отримаємо інформацію по рахунках, які було нам надано по цій закупівлі та про стан оплати за ними.

Список закуплених товарів
Список закуплених товарів

Ми можемо отримати інформацію по взаємним заборгованостям між нами і нашими постачальниками в розділі Звіти/Відвантаження по покупкам. Так на малюнку нижче, наприклад, видно, що у ФОП Прокопенко А.А.  було замовлено 13 одиниць товару на суму 740 грн. Всі вони доставлені. В рахунок до сплати включено 740,00 грн., але вони не були сплачені. Як що ми проведемо оплату по цьому рахунку, то дана строка “зникне” з нашого Звіту. При натисканні на відповідний запис система відкриє нам Замовлення на купівлю, по якому виникла проблема.

Звіт по взаєморозрахункам
Звіт по взаєморозрахункам

Відкриємо наше Замовлення на купівлю, а потім відкриємо Рахунок по цьому замовленню, натиснувши на кнопку Рахунки пост…. На  малюнку нижче ми бачимо, що рахунок не було сплачено.

Не сплачений рахунок
Не сплачений рахунок

 

Продажі товарів

Враховуючи те, що ми розглядаємо можливості рішення Магазин, то продажі товарів ми проведемо трьома доступними способами:

  • через модуль Продажі. Продавець  – Петров В.В.
  • за допомогою мобільного прикладення Мобільна точка продажів. Продавець – Вакуленко М.І.
  • використовуючи Касовий термінал. Продавець – Сторожук А.П.

Перейшовши в модуль Налаштування пункт Користувачі, ми побачимо список користувачів, які можуть проводити продажі.

Примітка: Всі операції може проводити і один користувач. Кілька користувачів створено для демонстрації можливостей системи.

 

Список користувачів системи
Список користувачів системи, які можуть здійснювати продажі

Крім цього було створено декілька клієнтів, один із яких Покупець. Покупець – це будь яка особа, яка здійснює закупівлі в магазині.

Список клієнтів
Список клієнтів

Продажі через модуль Продажі

Операція продажу товарів проводиться безпосередньо з самого модуля Продажі. Такий спосіб доцільно використовувати при оптових продажах. Але його можна використовувати і при роздрібній торгівлі, вносячи дані по продажах в ваших магазинах після отримання цієї інформації від продавців. Наприклад, така інформація отримується від продавця в вигляді списку проданих товарів з зазначенням найменування товару, дати продажу та ціни продажу, а потім в зручний час вноситься в систему. Продаж проводиться через створення Замовлення на продаж. На малюнку ми бачимо список замовлень на продаж, три з яких створено Петровим з модулю Продаж.  Номери цих замовлень починаються з префіксу “ВН”.

Список Замовлень на продаж
Список Замовлень на продаж

Кожне замовлення містить список проданих товарів та повну інформацію про їх продажу.

Замовлення на продаж
Замовлення на продаж

Крім цього до Замовлення на продаж прикріплено інформацію про доставку товару (кнопка Доставка), та інформацію про рахунки створені на базі цього замовлення (кнопка Рахунки). Наприклад, як що ми відкриємо Доставку то побачимо, що доставка проводилася в два етапи. По документах WH/OUT/000002  та WH/OUT/000003.

Список доставок
Список доставок

Продажі через Мобільну точку продажів

На відміну від попереднього пункту даний варіант передбачає використання мобільного додатку по продажу товарів безпосередньо продавцем магазину. Для спрощення роботи продавця в магазині попередньо готуються логотипи (етикетки), які прикріплюються на товар, що знаходиться в магазині. Для цього потрібно відмітити необхідний товар

Вибір товару для друку етикеток
Вибір товару для друку етикеток

та роздрукувати логотипи товарів

Логотипи товарів
Логотипи товарів

Далі, при використанні мобільного додатку, можна провести продаж товару безпосередньо покупцю, а потім синхорнізувати інформацію з базою даних. Список продажів буде відображатися на екрані мобільного пристрою.

Список замовлень на закупівлю
Список замовлень на продаж товарів

Цей же список, після синхронизації, відображається і на закладці Замовлення на продаж. Таким чином система автоматично сформує всі продажі, які здійснив цей продавець.

Примітка: Зверніть увагу, що номера всіх Замовлень на продаж мають префікс букву “S“, що є ознакою створення замовлення мобільною точкою продажів, а закінчуються цифрою “7“. Це ідентифікатор користувача в системі.

Список Замовлень на продаж продавця Вакуленко М.І.

Так само, як і в попередньому пункті, автоматично будуть сформовані запис про доставку товару та рахунок на його оплату.

Замовлення на продаж, сформоване в магазині
Замовлення на продаж, сформоване в магазині

Але рахунок не буде проведений до моменту передачі коштів від продавця в касу ФОП. Проведення рахунків та інкасація коштів будуть розглянуті в розділі Бухгалтерський облік.

Рахунок на продаж товару
Рахунок на продаж товару

Продажі через Касовий термінал

Для цього варіанту використовується одноіменний модуль системи. В системі створено користувача з правом роботи з модулем Касовий термінал.

Користувач модуля Касовий термінал
Користувач модуля Касовий термінал

Даний користувач провів дві продажі товарів. Список цих продажів знаходиться в меню Касовий термінал/Замовлення.

Список продажів товарів у Касовому терміналі
Список продажів товарів у Касовому терміналі

Відкривши замовлення, ми можемо переглянути детальну інформацію по ньому.

Деталі замовлення
Деталі замовлення

Звіти по продажах

По аналогії з Закупівлями товарів, для Продажів, існує звіт по заборгованності по відвантаженням товарів та заборгованності по взаєморозрахунках. Так, з малюнка нижче, ми бачимо, що клієнту Магазин “Білизна” ми відвантажили всі товари, але отримали від нього тільки аванс, в розмірі 1200 грн., замість повної оплати в розмірі 1456 грн. А клієнт Покупець винен нам 560 грн., що говорить про  те, що в касу не внесено кошти за один з продажів товарів через мобільну точку продажів.

Відвантаження по продажах
Відвантаження з продажу

Також ми можемо отримати звіт по продажах з розбивкою по різних умовах.

Звіт по продажах товарів
Звіт по продажах товарів

Такі ж звіти ми можемо отримати і в модулі Касовий термінал.

Звіт по продажам через Касовий термінал
Звіт по продажам через Касовий термінал

Склад

Облік всіх товарів, інформацію про їх переміщення та залишки ми можемо  отримати в модулі Склад. Тут ми розглянемо тільки основні можливості системи. Особливості роботи з модулем склад ви можете переглянути в розділі Статті (“Налаштування складу. Переміщення”, “Налаштування складу. Облік складу”“Налаштування складу. Розташування та склад”).

Для оцінки залишків товарів на складі потрібно перейти в меню Звіти/Залишки на дату. На прикладі ми бачимо, що для товару 19/002 Костюм залишок товару складає шість одиниць і є чотири записи про його переміщення:

  • 10.04.2019 була проведена інвентарізація (ми імпортували дані з xls в базу),
  • 11.04.2019 10:54:00 було закуплена одна одиниця товару (переміщення Постачальники->Запаси)
  • 11.04.2019 11:35:57 була продана одна одиниця товару (переміщення Запаси->Клієнти)
  • 11.04.2019 12:02:10 була проведена закупівля п’яти одиниць товару (переміщення Постачальники->Запаси)

Суми на які виконані операції вказані в колонці Кількість запасів.

Залишки товарів та їх переміщення
Залишки товарів та їх переміщення

Іншим прикладом буде таблиця зі списком переміщень товарів, в яку ми можемо перейти через пункт меню Операції/Всі переміщення. Проаналізувавши записи в колонці Референс ми можемо зауважити, що записи з префіксом WH/IN – це записи про надходження товарів на склад, WH/OUT – це записи про видачу товарів зі складу, а префікс POS – це записи про продажі в касовому терміналі.

Переміщення товарів
Переміщення товарів

Відкривши будь який із записів ми можемо переглянути докладну інформацію про цю операцію.

Докладна інформація про переміщення товарів
Докладна інформація про переміщення товарів

Сплата податків та проведення платежів за послуги

В реальному житті підприємницька діяльність передбачає не тільки закупівлю та продаж товарів, але і платежі в бюджет, платежі за оренду, електроенергію та виплату винагороди продавцям за їх роботу, а також інші платежі. Для фіксації даних оплат ми використаємо можливість створення рахунків на закупівлю послуг беспосередньо в модулі Бухоблік, без створення Замовлення на купівлю. Список таких рахунків відмічено на малюнку нижче. Ми розуміємо, що насправді ДФС не надавала нам рахунку для слати єдиного податку, але для простоти використання системи та отримання повної інформації по наших затратах ми використали таке допущення. В подальшому це дозволить нам отримати дані по наших затратах з розбивкою по категоріях.

Список рахунків по сплаті оренди, обов'язкових платежів та винагород
Список рахунків по сплаті оренди, обов’язкових платежів та винагород

Відкривши будь який рахунок ми отримаємо детальну інформацію по ньому. Зверніть увагу, що кошти сплачені по цьому рахунку будуть обліковуватися на бухгалтерському рахунку 642000, що дасть змогу в подальшому отримати загальну суму сплачену по єдиному податку.

Рахунок на сплату обов'язкового платежу
Рахунок на сплату обов’язкового платежу

 

Бухгалтерський облік

Хоча ФОП-и і не повинні вести бухгалтерський облік, але деяка корисна інформація в цьому розділі є. Тут ми розглянемо тільки ті дані, які мають відношення до процесу закупівлі та продажів і те як вони відображаються в модулі Бухоблік. Також в модулі Бухоблік можна отримати інформацію про дохід від продажів за заданий проміжок часу.

На Панелі приладів бухгалтера ми бачимо, що від клієнтів очікується оплата одного рахунку і потрібно зробити один платіж постачальнику. На рахунку в банку у нас 435,70 грн., а в касі 848,52 грн.

Панель приладів бухгалтера
Панель приладів бухгалтера

Перейшовши в меню Продаж/Рахунки клієнтам ми отримаємо список рахунків які були виставлені клієнтам та їх статус. Так, наприклад, видно, що рахунок РФ-19/0008 не сплачено. Цей рахунок був створений з прикладення Мобільна точка продаж продавцем Вакуленко М.І. Це говорить про те, що ми ще не проводили інкасацію коштів і продавець не здавав кошти в касу. Цей же рахунок відбражується і в панелі приладів бухгалтера.Проведення інкасації описано в статті Магазин.

Рахунки клієнтам
Рахунки клієнтам

Рахунки наших постачальників можна переглянути в меню Купівля/Рахунки постачальників. Тут також є один не сплачений рахунок.

Рахунки постачальників
Рахунки постачальників


Для оцінки прибутковості бізнесу потрібно перейти в розділ Звіти і вибрати звіт Оборотно-сальдова відомість. В результаті ми отримаємо звіт про рух коштів по наших бухгалтерських рахунках. Нас цікавлять рахунки:

  • 281000 Товари на складі – в колонці Дебет відображено загальну суму, в грошовому вираженні, на яку було закуплено товари, Кредит – загальну суму на яку було продано товарів по їх собівартості, Кінцевий дебет – загальну суму залишків товарів на складі.
  • 301001 Каса – в колонці Дебет відображено загальну суму готівкових коштів які поступили в касу, Кредит – загальну суму коштів які були видані з каси, Кінцевий дебет загальна сума залишку коштів в касі.
  • 311001 Банк – по аналогії з рахунком 301001, але тільки для банківського рахунку.
  • 642000 Розрахунки по обов’язкових платежах – в колонці Дебет загальна сума обов’язкових платежів (ЄСВ та Єдиний податок), яка була сплачена в бюджет.
  • 642001 Розрахунки по виплаті винагороди – в колонці Дебет загальна сума винагороди, яка була сплачена продавцям.
  • 701000 Дохід від реалізації готової продукції – в колонці Кредит відображається загальна сума доходу від продажів всіх товарів.
  • 901000 Собівартість реалізованої готової продукції – в колонці Дебет відображається загальна сума собівартості всієї реалізованої продукції в тому числі і платежі, наприклад за оренду приміщення.

Таким чином різниця між значенням колонки Кредит рахунку 701000 та суми значень колонок Дебет рахунків 642000, 642001 та 901000 і буде нашим чистим прибутком за вибраний період.

Звіт по бухгалтерських рахунках
Звіт по бухгалтерських рахунках