Статті

Демонстраційна версія рішення Торгівля

Введення

Примітка: Ця стаття описує вже заповнену Демонстраційну базу даних для рішення Торгівля. Відкрийте в одному із вікон браузера цю статтю, а в іншому створену вами демонстраційну базу даних системи, і ви зможете переглянути в діючій системі все, що описано в цій статті, перемикаючись між вікнами браузера. При бажанні ви можете працювати з документами та проводити будь які операції з ними, створювати товари та партнерів, проводити продажі та купівлі, а також переглядати звіти по цих операціях.

Якщо ви не створювали демонстраційну базу даних, то можете її створити в особистому кабінеті.

Вибір демонстраційної бази
Вибір демонстраційної бази

 

Функціональність демонстраційної бази повністю співпадає з “пустою базою”, яку ви можете створити після ознайомлення з можливостями системи.

Перед початком роботи рекомендуємо ознайомитися зі статтею “Інтерфейс“.

Використовуючи матеріали даної статті, ви зможете ознайомитися з принципами побудови системи ERP FOSS для рішення Торгівля. Це в подальшому допоможе при реальній роботі з системою. Ми будемо розглядати можливості ERP FOSS на прикладі роботи з окремими модулями, які входять в її склад, та аналізувати їх взаємодію. Операція виконана в одному із модулів системи призводить до зміну стану в інших модулях. Наприклад, при закупці товару через модуль Купівля, та підтвердження його доставки, в модулі Склад відображається надходження товару, а в модулі Бухоблік враховуються отримані від постачальників рахунки по цій купівлі.

Початкові налаштування

Попередньо, з таблиць xls, в систему були введені дані по товарах, постачальниках та клієнтах з використанням механізму імпорту. Створити нові товари та клієнтів можна і вручну. Доступ до даних надається в кожному із модулів системи.

Примітка: Для переходу з одного модуля в інший натисніть на знак решітки в лівому верхньому куті екрану, а потім виберіть потрібний модуль.

Вибір модуля системи
Вибір модуля системи

Наприклад, перейшовши в модуль Продаж, ми можемо переглянути список товарів, які можуть бути продані. Списки товарів можливо переглянути в будь якому модулі, який передбачує роботу з ними.

Список товарів, що можуть бути продані
Список товарів, що можуть бути продані

Список клієнтів відповідно знаходиться в пункті меню Продаж/Клієнти.

Список клієнтів
Список клієнтів

Купівля товарів

В модулі Купівля було проведено декілька купівель товарів. Купівлю можна провести різними способами, які буде розглянуто далі.

Запити комерційної пропозиції

Запит комерційної пропозиції створюється для того щоб узгодити ціну на товар з вашим постачальником. Можливі різні варіанти створення запитів комерційних пропозицій. Ми розглянемо деякі з них. Як видно з малюнка нижче, у нас є два запити комерційних пропозицій.

Запити комерційних пропозицій
Запити комерційних пропозицій

Запит ПН-19/0011 створено вручну, безпосередньо в даній теці.

Запит комерційної пропозиції
Запит комерційної пропозиції

В запиті цінової пропозиції попередньо встановлені ціни товарів. Не обов’язково, що  по цій ціні буде відбуватися купівля. Ціни можуть бути встановлені виходячи з налаштувань закладки Склад товару, або ціна купівлі буде запропонована системою автоматично такою, по якій у цього постачальника раніше проводилась купівля цього товару. Якщо цей товар не закуповувався раніше, то ціна буде встановлена нульовою.

Налаштування параметрів закупівлі товару
Налаштування параметрів купівлі товару

При відповідному налаштуванні поштової системи запит може бути відправленим вашому постачальнику у вигляді поштового повідомлення.

Запит комерційної пропозиції у вигляді e-mail
Запит комерційної пропозиції у вигляді e-mail

В поштовий лист буде вкладено файл наступного змісту. Зверніть увагу, що в описі товару вказано його код, який принято у цього постачальника.

Файл з запитом на постачання товарів
Файл з запитом на постачання товарів

Другий варіант створення Запиту комерційної пропозиції  – це використання Планувальника. При виснаженні запасів система автоматично створить запит на купівлю товару. Так для запиту за номером  ПН-19/0016 існує Початковий документ ОР/00004, на базі якого створено запит.

Запит комерційної пропозиції, створений планувальником
Запит комерційної пропозиції, створений планувальником

Відкривши картку товара, ми побачимо, що у нас в наявності 100 одиниць товару, прогнозована кількість – 100. В налаштуваннях закладки Склад/Постачальники ми бачимо, що найбільш вигідна ціна у постачальника ПФ “Легка хода”.

Попередньо були налаштовані Правила поповнення таким чином, що мінімальна кількість товару, яка повинна бути у нас на складі 100 одиниць, а максимальна 1000. Натиснувши на кнопку Мін./Мах. ми можемо переглянути ці налаштування,

Картка замовленого товару
Картка замовленого товару

відкривши відповідний документ. Таким чином, коли було запущено в роботу Правило поповнення, то система автоматично створила Запит комерційної пропозиції ПН-19/0016 (дивись вище) для нашого товару. Правила поповнення можна створити для кожного товару окремо.

Правила поповнення
Правила поповнення

Також ви маєте можливість створити Замовлення на купівлю безпосередньо з Меню товару.

Замовлення на купівлю

В разі підтвердження Запиту комерційної пропозиції вона переходить в статус Замовлення на купівлю. Список Замовлень на купівлю приведено на малюнку нижче.

Список замовлень на купівлю
Список замовлень на купівлю

Відкривши замовлення ми отримаємо повну інформацію по ньому.

Деталізація замовлення на купівлю
Деталізація Замовлення на купівлю

В тому числі ми можемо переглянути інформацію і по доставці товарів, а також по стану рахунку по цьому замовленню. Наприклад, на малюнку нижче відкрито рахунок по даному замовленню.

Рахунок від постачальника
Рахунок від постачальника

Різні одиниці виміру

Достатньо часто при оптовій торгівлі виникає ситуація, при якій купівлі виконуються, наприклад, коробками чи пакунками, а облік та продаж товарів іде в штуках, або інші варіанти. Для прикладу була проведена купівля товару в різних одиницях виміру. Попередньо, в модулі Склад,  ми налаштували в системі різні одиниці виміру для товарів.

Список одиниць виміру
Список одиниць виміру

Так, наприклад, коробка містить 100 шт. товару.

Одиниця виміру "Коробка"
Одиниця виміру “Коробка”

Після цього ми створили Замовлення на купівлю в різних одиницях виміру, але поки не підтвердили отримання товарів. Система автоматично перерахувала вартість кожної позиції в залежності від кількості товару. Якщо ми натиснемо Отримати товари, то

Замовлення на купівлю в різних одиницях виміру
Замовлення на купівлю в різних одиницях виміру

ми побачимо реальну кількість товару, який буде отримано, а одиниця виміру буде встановлена шт  – це основна одиниця виміру.

Отримання товару
Отримання товару

Додаткову інформацію про роботу з різними одиницями виміру можна переглянути в статті “Різні одиниці виміру”

Купівля у валюті

В реальному житті, особливо при торгівлі імпортними товарами за їх купівлю потрібно розраховуватися валютою. Приклад такого розрахунку приведено в Замовленні на купівлю, що відображається на малюнку нижче. При проведенні такої купівлі потрібно вказати валюту розрахунку.

Закупівля за валюту
Купівля за валюту

Для правильного відображення проведень в гривні, в модулі Бухоблік  встановлюється курс валют на момент проведення такої операції.

Курс USD
Курс USD

В результаті такої купівлі ми бачимо проведення по касі USD в розмірі $507, що дорівнює 13739,70 грн. по курсу 27.1, який було встановлено на момент операції.

Виписка по касі USD
Виписка по касі USD

Інформацію по балансу каси в валюті можна отримати з Панелі приладів бухгалтера. Натиснувши, Більше/Перегляд/Проведення, ви отримаєте інформацію, яку зображено на попередньому малюнку.

Панель приладів бухгалтера
Панель приладів бухгалтера

Встановлення ціни продажу

В процесі роботи виникає необхідність в коригуванні цін, по яким ви продаєте товари. Це можна зробити вручну, безпосередньо на картці товару, або в напівавтоматичному режимі при його купівлі. В цьому режимі ціну товару можна коригувати в залежності від категорії товару, в яку він входить. Для використання такої можливості в категорії Одяг/Костюми була встановлена націнка від закупівельної ціни в 100 відсотків.

Встановлення націнки на категорію товарів
Встановлення націнки на категорію товарів

Тепер, якщо ми відкриємо Замовлення на купівлю, по якому було придбано товари з категорії Костюми, і натиснемо Змінити ціни продажу,  то система запропонує встановити нові ціни на продаж цих товарів. Ви можете відкоригувати ціну продажу на свій розсуд, або видалити відповідні рядки. Тоді на цей товар ціна продажу не буде змінена.

Зміна ціни продажу на закуплені товари
Зміна ціни продажу на закуплені товари

Взаємна заборгованість

При купівлі товарів інколи виникають затримки в їх доставці або оплаті за них. Також може бути, що отримані товари  чи проведені оплати були не в повному обсязі. Слідкувати за взаєморозрахунками можна, відкривши меню Постачальники модуля Купівля. Так на малюнку нижче ми бачимо, що ми винні постачальнику Світ одягу 4590,00 грн.

Заборгованість по оплатам
Заборгованість по оплатам

Відкривши картку постачальника, а потім натиснувши Баланс ми побачимо загальну суму, яку ми йому винні. Далі ми можемо отримати дані по кожному документу із взаєморозрахунків. Наприклад, в нашому випадку це заборгованість по не сплаченому рахунку РП-19/0006.

Не сплачений рахунок
Не сплачений рахунок

Інший спосіб, що доступний в системі,  це розділ Звіти. Відкривши звіт Відвантаження з продажу, ми побачимо детальну інформацію по кожному з наших постачальників, з яким у нас не проведені повні розрахунки.

Звіт по взаємозаборгованностях по поставках та оплатах
Звіт по взаємозаборгованностях по поставках та оплатах

Продажі товарів

Були проведені продажі деяких товарів, які ми попередньо закупили. Розглянемо загальну картину цих дій, перейшовши в модуль Продаж.

Прайс листи

В ERP FOSS Торгівля розвинена система управління прайс листами, що дозволяє встановлювати ціни на товари для наших клієнтів досить диференційовано. Попередньо було створено  декілька прайс листів, список яких приведено нижче.

Список прайс листів
Список прайс листів

Для кожного з клієнтів можна встановити свій прайс із загального списку.

Вибір прайс листа для клієнта
Вибір прайс листа для клієнта

Налаштувавши прайс, ми будемо продавати цьому клієнту товари  відповідно до нього, а також можемо йому його попередньо надсилати. Наприклад, для нашого клієнта ФОП Артеменко Н.В. діє прайс VIP клієнти, налаштування якого приведено нижче. Таким чином, для клієнтів з цим прайсом на всі товари буде діяти знижка в 10 відсотків, а на товари категорії Костюми, при купівлі 2-х і більше одиниць, знижка буде 25 відсотків від звичайної ціни продажу.

Налаштування прайсу
Налаштування прайсу

Для відправки прайсу клієнту по електронній пошті потрібно відкрити його картку та натиснути Відправити листа. Система сформує повідомлення, що зображено на малюнку нижче і відправить його по електронній пошті.

Відправка прайса клієнту
Відправка прайса клієнту

 

Комерційна пропозиція

Попередньо можна створити комерційну пропозицію на продаж товарів. Список пропозицій знаходиться в відповідній теці модуля Продаж. Зверніть увагу, що статус пропозиції змінюється на Замовлення на продаж після її підтвердження.

Список комерційних пропозицій
Список комерційних пропозицій

Комерційну пропозицію можна надіслати клієнту по електронній пошті.

Відправка комерційної пропозиції клієнту
Відправка комерційної пропозиції клієнту

В поштове повідомлення вкладається файл наступного змісту.

Файл з комерційною пропозицією
Файл з комерційною пропозицією

Замовлення на продаж

Як було сказано вище, комерційна пропозиція після її підтвердження переходить в статус Замовлення на продаж. Список замовлень на продаж приведено на малюнку нижче. Замовлення на продаж можна створити і без попереднього створення комерційної пропозиції.

Список замовлень на продаж
Список замовлень на продаж

Відкривши Замовлення на продаж ми отримаємо докладну інформацію по ньому. Так ми бачимо, яка кількість і якого товару замовлена, скільки доставлено та скільки включено в рахунок.

Замовлення на продаж
Замовлення на продаж

Друк рахунку

Безпосередньо із Замовлення на продаж ви можете відкрити рахунок та надрукувати його, натиснувши кнопку Друк.

Рахунок клієнту. Друк.
Рахунок клієнту. Друк.

Нижче приведена форма рахунку для друку.

Друкована форма рахунку
Друкована форма рахунку

Прямі поставки

В деяких випадках практикується поставка товарів клієнту безпосередньо від виробника. Така можливість продемонстрована на прикладі замовлення на продаж ВН-19/0004. При створенні замовлення було вибрано маршрут прямі поставки.

Замовлення на продаж з маршрутом прямої поставки
Замовлення на продаж з маршрутом прямої поставки

Після підтвердження замовлення система автоматично сформувала Замовлення на купівлю ПН-19/0014. Зв’язок між ними встановлено по полю Початковий документ.

Замовлення на купівлю створене на базі замовлення на продаж
Замовлення на купівлю створене на базі замовлення на продаж

Замовлення на купівлю було проведене і товар було відвантажено безпосередньо від постачальника до клієнта, що видно на малюнку нижче. Побачити це можна, натиснувши на кнопку Доставка в Замовленні на продаж.

Відвантаження по замовленню прямої поставки
Відвантаження по замовленню прямої поставки

Звіти по продажах

Система надає можливість аналізу взаєморозрахунків та своєчасності доставок товарів. Для цього потрібно перейти в меню Звіти/Відвантаження з продажу. Як ви бачите, по кожній із позицій можливо отримати вичерпну інформацію. В даному списку містяться тільки ті записи по яких є проблеми. Відкривши запис ви отримаєте повну інформацію по ньому.

Звіт по відвантаженню товарів та отриманні коштів
Звіт по відвантаженню товарів та отриманні коштів

Також надається звіт, завдяки якому ви можете отримати аналітичну інформацію по продажах товарів. Приклад звіту приведено нижче.

Аналітичний звіт з продажів
Аналітичний звіт з продажів

 

Склад

Система обліку товарів реалізована в модулі Склад системи. Можливості системи досить широкі і вони докладно описані у відповідних статтях (“Налаштування складу. Переміщення”, “Налаштування складу. Облік складу”“Налаштування складу. Розташування та склад”). В цьому розділі даної статті ми розглянемо тільки ту інформацію, яка пов’язана з нашими попередніми купівлями та продажами товарів.

Місця розташування

По замовчуванню в системі використовується один склад з іменем My Company

Склад по замовчуванню
Склад по замовчуванню

та одне місце розташування WH/Запаси. Ми створили ще одне місце розташування WH/Резерв тільки для того, щоб показати, як переміщати товари між ними та переглядати залишки товарів в них.

Примітка: Перегляд списку складів та місць розташування доступно з меню Склад/Налаштування.

Список місць розташування
Список місць розташування

Відкриємо розташування WH/Резерв, а далі натиснемо Поточні запаси. Ми побачимо список товарів, що там зберігається, їх кількість в одиницях та загальну вартість, виражену в гривнях.

Поточні запаси розташування
Поточні запаси розташування

Якщо ми відкриємо будь який запис, то отримаємо інформацію про історію переміщення цього товару. Так на малюнку нижче видно, що ми отримали товар від постачальника в WH/Запаси 22.04.19 (перший рядок таблиці), а 23.04.19 його перемістили з розташування WH/Запаси в розташування WH/Резерв (другий рядок таблиці).

Історія переміщень товару
Історія переміщень товару

Панель приладів

Простий доступ до всіх операцій по складу надається з Панелі приладів модуля склад. На панелі приладів наочно видно дії, які потрібно виконати по переміщенню товарів. Натискаючи на відповідні посилання ці дії стають доступними для виконання.

Панель приладів модуля Склад
Панель приладів модуля Склад

Далі, для прикладу, переглянемо, як відображаються наші внутрішні переміщення в розташування WH/Резерв.  Для цього натисніть в панелі Внутрішні переміщення посилання Більше/Перегляд/Всі і система відобразить список переміщень по цьому розташуванню.

Список переміщень
Список переміщень

Залишки товарів

Для обліку товарів нам важливо знати їх залишки на складі. Перейшовши в меню Звіти/Залишки на дату і відкривши дані по одному з товарів ми отримаємо повну інформацію по його переміщенню та залишкам в кожному розташуванні. В колонці Переміщення запасів відображається інформація звідкіля і куди було переміщено товар, а також номер початкового документа, який ініціював це переміщення. Також є кількість товару та його закупівельна вартість. Тут ми привели приклад тільки одного звіту про інші звіти докладно описано тут.

Залишки та переміщення товарів
Залишки та переміщення товарів

Бухгалтерський облік

При проведення купівель та продажів ми сплачували кошти постачальникам та отримували їх від клієнтів. Оплати проводилися як через банк, так і через касу, як в гривні так і в валюті. Повна інформація про це доступна з модулю Бухоблік.

Так як ми моделюємо роботу вже існуючої організації, в якої є деякі кошти на рахунках і в касі, то на початку ми встановили баланс банку та каси шляхом проведення бухгалтерських проводок. Для цього було створено позабалансовий рахунок і по ньому проведено кошти. На малюнку ми бачимо, що в банку у нас буде 1 000 000 грн., в гривневій касі 500 000 грн., в валютній касі 81 300 грн.,

Встановлення початкового балансу банку та кас
Встановлення початкового балансу банку та кас

що є еквівалентом  3 000USD.

Проведення по валютній касі
Проведення по валютній касі

Якщо ми відкриємо журнал валютної каси , то ці записи будуть і там. Подібні записи будуть і в журналах гривневої каси та банку.

Журнал валютної каси
Журнал валютної каси

Панель приладів

Перейшовши на панель приладів модуля Бухоблік ми отримаємо інформацію по діях, які потрібно виконати, а також інформацію про наявність коштів на рахунку та в касі. Так нам потрібно підтвердити один рахунок клієнту та сплатити рахунок постачальника. Після наших операцій продажу та купівлі, ми маємо в банку 945980,00 грн., в гривневій касі 493851,08 грн., в валютній касі 2619,01 USD. А на початку роботи у нас були більші суми, які ми встановили коригуючи баланси (див вище). Таким чином ми працювали в збиток? Ні, не все так погано, реальну картину фінансових справ ми переглянемо в розділі Звіти.

Панель приладів бухгалтера
Панель приладів бухгалтера

Рахунки

Користувач з правом роботи з модулем Бухоблік, будемо називати його Бухгалтер, також відслідковує всі рахунки отримані від постачальників та виписані клієнтам. Вони знаходяться в відповідних папках модулю. Він може підтверджувати чернетки рахунків та проводити по ним платежі.  В колонці Статус ми бачимо стан рахунку.

Список рахунків постачальників
Список рахунків постачальників

Звіти

Для Бухгалтера доступні бухгалтерські звіти, по яких можна отримати узагальнену інформацію про ефективність роботи фірми. Розглянемо один із них – це Оборотно сальдова відомість. Нас тут цікавлять деякі рахунки.  281000 – Товари на складі – дебет цього рахунку показує, на яку суму було закуплено наші товари, кредит показує, на яку суму по купівельній ціні продано товарів, а кінцевий дебет рахунку вказує на собівартість товарів, що в даний момент зберігаються на складі. Рахунки 301001, 301002 та 311001 – це рахунки в колонці кінцевий дебет яких приведені значення грошових залишків по касах та банку. Таким чином загальна сума наших коштів, в тому числі і тих, що вкладені в товар складає 90880,22+493851,08+70975,17+945980,00=1601686,47, а сума, що ми початково встановили, як баланс по банку та касах складає 1581300,00. Таким чином ми маємо 1601686,47-1581300,00=20386,47 грн. доходу. Так  працювали ми добре, що говорить на користь використання ERP FOSS в бізнесі.

Оборотно-сальдова відомість
Оборотно-сальдова відомість