Магазин

Рішення ERP FOSS - Магазин одягу та взуття

Решение Магазин  предназначено, в основном, для организации торговли товарами с обширной номенклатурой. Лучше всего оно подходит для торговли предметами одежды, обуви, товарами электроники и для иных подобных магазинов.Следует заметить, что особенность данного решения заключается в том, что  оно учитывает большую номенклатуру товаров при небольшом количестве единиц каждого товара.

Вы не нужно покупать и устанавливать программу, что позволяет быстро начать работу. При использовании ERP FOSS вы больше не будете вводить по вечерам данные о продажах, например, в таблицу excel или автономную бухгалтерский программу. Мобильная точка продаж автоматически передает все данные в систему.

Вы легко получите все данные по объемам продаж за выбранный промежуток времени.

Решение Магазин может использоваться  как для бутиков, которые торгуют брендовыми товарами, так и для магазинов детских товаров, магазинов стоковых товаров и других подобных магазинов. Это решение включает в себя все модули, включенные  в стандартное решения Торговля, и некоторые дополнительные модули, которые позволяют организовать работу так как описано дальше.

Предлагаемый алгоритм роботи

  • продукция закупается у поставщиков
  • проходит проверка товаров на качество
  • для каждой единицы товара печатается  этикетка с уникальным номером, его названием и ценой
  • товары поступают на продажу в магазин/магазины
  • фиксируется факт продажи товаров
  • просматриваются отчеты по остаткам товаров, выручке по продажам, затратам на закупку и другое
  • товары, которые были проданы, и с которыми не планируется дальнейшая работа архивируются.

Мы предлагаем этот алгоритм работы с данным решением, но вы можете изменить его в зависимости от ваших предпочтений. При описании операций мы будем давать с ссылки на статьи, где более подробней описаны действия, которые выполняются. Описание алгоритма работы дано в качестве примера.

Для лучшего понимания материала статьи зарегистрируйтесь бесплатно в системе, создайте демонстрационную базу данных и ознакомьтесь с системой, выполняя действия, которые описаны ниже.

Создание продуктов и поставщиков.

В модуле Закупки создадим несколько товаров,  которые нам необходимо закупить, чтобы произвести дальнейшую торговлю ними. Эти товары поместим в категорию Все/Одежда и Все/Обувь, которые нужно создать в системе. Обратите внимание, что при создании каждой из категории необходимо заполнить поля, как указано на рисунке ниже.

Категория продукта
Категория продукта

При создании нового продукта система автоматически создает Внутренний артикул, который упрощает дальнейший поиск товара при его продаже. Например, у нас может быть несколько товаров с названием Футболка, но у каждого из них будет свой артикул.

Так же будем учитывать, что продукт должен пройти входящий контроль на качество, и только потом мы сможем его продавать. Для этого снимем галочку Можна продавать. Тип продукта необходимо установить — Складируемый продукт. 

Создание продукта
Создание продукта

Повторим операцию для каждого нового продукта. В результате мы получим список продуктов, которые сможем закупить.

Список продукции для закупки
Список продукции для закупки

Далее создадим поставщика,  у которого мы эту продукцию закупим.

Поставщик продукции
Поставщик продукции

Закупка продукции.

Проведем закупку продукции, записи по которой мы создали ранее. Для этого в папке Заказы закупки создадим новый заказ. Указываем количество закупленного товара и цену единицы товара при закупке.

Подтвержденный заказ закупки
Подтвержденный заказ закупки

После подтверждения заказа  проводим операцию получения товаров. Для этого в Заказе закупки необходимо нажать на кнопку Доставка, а потом, в карточке Доставки  Утвердить получение.

Подтверждение получения продукции
Подтверждение получения продукции

После подтверждения получения товаров, необходимо создать счет на оплату за полученные товары.

Создание счета на закупку товара
Создание счета на закупку товара

После создания и подтверждения счета от поставщика проведем оплату в виде денежного расчета. Для этого нажмите Регистрация платежа, выберите Журнал оплаты Каса (UAH) и подтвердите платеж.

Проведение оплаты
Проведение оплаты

Складская и бухгалтерская информация о факте закупки продукции.

Рассмотрим, какие записи були созданы в системе в результате проведенной операции по закупке продукции.

Примечание: Мы будем рассматривать только те записи по операциям, которые нужны для понимания этого примера и имеют для нас непосредственное значение .

Перейдем в модуль Склад    и просмотрим список товаров. Мы видим, что количество товаров на складе  соответствует закупленному количеству.

Количество товаров на складе
Количество товаров на складе

Далее, в разделе Отчеты модуля Склад мы можем получить информацию о стоимости наших запасов в денежном эквиваленте.

Оценка стоимости запасов
Оценка стоимости запасов

В модуле Бухучет перейдем в раздел Отчеты и выберем отчет Оборотно-сальдовая ведомость. Здесь нас интересуют две записи. Запись по счету 281000, в котором указано, что на складе хранятся товары на сумму 3700 грн., что соответствует сумме нашей закупки. Вторая запись — это запись по счету 301001. Эта запись означает, что мы из кассы взяли 3700 грн. А так как их там не было, то конечная сумма будет отрицательная. Но мы не будем расстраиваться, продадим наш товар и покроем наши убытки.

Бухгалтерские проводки по закупке товара
Бухгалтерские проводки по закупке товара

Продажа продукции

Продажи продукции можно провести тремя способами. Через модуль Продажи, через модуль  Точка продаж или через Мобильную точку продаж. В этой статье мы рассмотрим все варианты.

Но перед тем как продавать товары, мы должны установить цену их продажи, позволить их продажу и напечатать этикетки товаров.

Установить цену продажи можно непосредственно на самой карточке товара.

Установка цены продажи на карточке продукции
Установка цены продажи на карточке продукции

Или установить цену продажи продукции в зависимости от цены его закупки. Для этого нужно в модуле Закупки раздел Настройки пункт Категории продукции поочередно открыть категории, в которые включены наша продукция, и установить наценку от закупочной цены для каждой категории.

Установка наценки от закупочной цены для категории
Установка наценки от закупочной цены для категории продукции

Теперь перейдите в карточку Заказ на закупку, по которой была произведена закупка, нажмите Изменить цену продажи и измените цену продажи. Если вас не устраивает предлагаемая цена, ее можно изменить вручную прямо в этой форме, редактируя колонку Новая цена.

Установка цены в зависимости от цены закупки
Установка цены в зависимости от цены закупки

Пока наши товары нельзя продавать. Для возможности их продажи нужно установить флажок Можно продавать непосредственно на карточке товара, или отметить товары в списке и установить для них свойство Можно продавать.

Групповые действия над продукцией
Групповые действия над продукцией

Для печати этикеток выберите нужные товары и перейдите в меню Печать/Этикетки изделия.

Печать этикеток
Печать этикеток

В результате вы получите этикетки для каждого из товаров с его кодом, названием и ценой. Эти этикетки нужно напечатать на принтере и закрепить на товаре, что в дальнейшем намного упрощает его продажу в магазине.

Этикетки изделия
Этикетки изделия

Продажа продукции с использованием модуля Продажи.

Схема работы следующая: в магазине ведется продажа товаров и факт их продажи фиксируется на бумаге. Далее, по окончании рабочего дня, или недели, эта информация вносится в систему. Фиксация факта продаж проводится в офисе компании. Это позволяет вести учет проданных товаров по всем точкам продаж, иметь сводную информацию по выручке от торговли, учитывать остатки товаров, оценивать стоимость складских запасов.

Для демонстрации работы системы в начале в модуле Продажи создайте клиента, которому будете продавать товары. Это просто покупатель и ему вы будете продавать товары в ваших магазинах.

Далее в папке Продажа/Заказ продаж создайте Заказ продажи и подтвердите его.

Заказ продажи
Заказ продажи

Теперь выполните доставку товаров, нажав Доставка и подтвердите ее.

Выполненная доставка товаров
Выполненная доставка товаров

Далее, по заказу на продажу, создайте счет и выполните его оплату через кассу.

Регистрация оплаты счета
Регистрация оплаты счета

Наш товар продано. Записи о его продаже мы продемонстрируем в конце этой статьи. Такой режим работы требует установки компьютера с доступом к Интернет непосредственно в магазине или передачи информации по каждому из продаж от магазина в офис с последующим введением данных. Эта информация может передаваться, например, по телефону, или через Viber в виде фотографий этикеток товаров, которые были проданы, или иным образом. Такой вариант работы имеет свои недостатки в виде возможных ошибок при передаче или внесении данных в систему, а также дополнительных затрат времени на непосредственное оформление продаж. Варианты, которые не имеют этих недостатков, описаны ниже.

Продажа продукции с использованием модуля Точка продаж.

При использовании данного модуля продажа товаров выполняется подобно тому, как он проводится, например, на кассах супермаркетов. Информация о продаже товаров в систему поступает автоматически. Работа с данным модулем позволяет работать без постоянного подключения компьютера к сети Интернет, но требует использования устройств с достаточно большим экраном, например, ноутбук или планшет. Подключение к сети Интернет (соединение с основным сервером системы) необходимо только при закрытии и открытии торговых сессий. Используя данный модуль, продавец может вести продажи товаров автономно, а после окончания продаж подключиться к сети Интернет, и система автоматически зафиксирует все факты продажи товаров.

Рассмотрим проведения продаж товаров с использованием модуля Точка продаж.

Вы можете осуществлять продажи от имени пользователя, под которым вы зарегистрировались в системе, но если у вас несколько сотрудников и вам нужно обслуживать несколько точек продаж, или вы хотите знать кто и какие товары продавал, то лучше зарегистрировать каждого из продавцов как пользователя системы. Для этого перейдите в пункт меню Настройка и создайте пользователя с правами доступа к приложениям, как показано на рисунке ниже.

Пользователь с правом работы с точкой продаж
Пользователь с правом работы с точкой продаж

Войдем в систему от имени этого пользователя, перейдем в модуль Точка продаж и откроем новую сессию для торговли. Для этой операции необходимо подключение к сети Интернет. В результате мы видим список товаров, доступных для продажи.

Торговля через точку продаж
Торговля через точку продаж

Выберем товары и их количество на продажу и подтвердим продажу, нажав Платеж. При выборе товаров можно использовать поиск как по внутреннему артикулу на товар так и по названию товара.

Формирование заказа на продажу
Формирование заказа на продажу


Далее необходимо ввести сумму, которую предоставил покупатель, выдать сдачу, и нажать Утвердить.

Расчет с покупателем

Закройте сессию, нажав   Закрыть, и сразу нажмите  Подтвердить. Для этой операции необходимо подключение к сети Интернет.

Закрытие торговой сессии
Закрытие торговой сессии

После непосредственного закрытия сессии в окне Точки продаж вы автоматически перейдете в окно основной программы, где нужно окончательно подтвердить закрытие сессии. При желании вы можете продолжить работу в Точке продаж.

Закрытие торговой сессии в основном окне программы
Закрытие торговой сессии в основном окне программы

Проверьте правильность записей, сумму средств, вырученных от продажи и сделайте проводку, нажав Подтвердить закрытие и проводку записей. Система автоматически выполнит соответствующие записи в базе данных, которые мы подробно рассмотрим в конце этой статьи.

Подтверждение проводок
Подтверждение проводок

Продажа продукции с использованием модуля Мобильная точка продаж.

Для модуля  Мобильная точка продаж  используются мобильные устройства на базе Android. Это может быть мобильный телефон или планшет. Сначала нужно создать пользователя, который будет работать в этом приложении, дав ему права, как показано на рисунке ниже.

Пользователь с правами продаж
Пользователь с правами продаж

Войдите в систему с мобильного устройства, указав ваше доменное имя, которое вы ввели в момент регистрации, логин и пароль пользователя, которого вы создали. На рисунке ниже было введено значение доменного имени «pet«, дополнительные данные (erp.foss.ua) подставляются автоматически. После этого мобильное устройство подключится к системе и засинхронизует все данные. Для выполнения этих действий необходимо подключение мобильного устройства к сети Интернет.

Вход в систему
Вход в систему

После подключения к серверу нужно назначить клиента/покупателя, через которого будут проводиться все продажи в мобильной точке продажи. Для этого выберите пункт Клиенты,

Меню программы
Меню программы

выберите нужного вам клиента, в нашем случае это Клиент 1, который был создан ранее, и возьмите его карточку на редактирование.

Редактирование свойств клиента
Редактирование свойств клиента

Для выбранного клиента установите флажок Покупатель по умолчанию.

Покупатель по умолчанию
Покупатель по умолчанию

Создайте Предложение цен, нажав на значок «+«. Предложение цен в данном случае — это список товаров, которые хочет купить покупатель, но он еще не утвержден.

Создание предложения цен
Создание предложения цен

Выберите товары которые вы продаете покупателю. Вы можете воспользоваться поиском товаров по их названию или по коду. Далее нажмите на выбранный товар и включите его в предложение цен, нажав «√».

Поиск товаров
Поиск товаров

После выбора всех товаров, нажмите Сохранить.  Предложение цен будет сохранено. Далее вы можете рассчитаться с покупателем и провести следующую продажу товаров другому покупателю и так далее.

Предложение цен
Предложение цен

После окончания продажи товаров, например, в конце рабочего дня или в конце недели необходимо передать данные о продажах товаров на сервер системы. Для этого перейдите в меню программы и выберите пункт Настройки. Далее выберите Синхронизировать данные заказов и система отправит все данные на сервер.

Передача данных на сервер
Передача данных на сервер

При успешной синхронизации наши предложения цен будут перенесены в папку Заказы продаж.

Список заказов продаж
Список заказов продаж

После синхронизации будет создан счета по каждому из заказов. Эти счета можно посмотреть из модуля Бухгалтерия пункт Счета клиентам.

Далее проведем инкассацию средств у нашего продавца Петренко. Используя поиск, мы получим список счетов, где продавец Петренко. На рисунке ниже мы видим, что этот продавец провел две продажи товаров на общую сумму 1917,50 грн., Но счета еще не оплачены то есть он не передал вырученные средства в кассу предприятия.

Счета по продажам
Счета по продажам

Для фиксации факта передачи средств отметим все счета в нашем списке и выберем Зарегистрировать платежи. После этого все счета будут отмечены как оплаченные.

Проведение оплаты по отмеченных счетах
Проведение оплаты по отмеченных счетах

Складская и бухгалтерская информация по фактах продажи продукции.

Примечание: В этом разделе мы дадим только примеры анализа продаж. Более подробно об отчетах можно просмотреть в любом из модулей системы

Просмотрим записи о наших продажах продукции. Перейдем в модуль Продажи и выберем пункт меню  Отчеты/Продажи. Например, мы можем просмотреть на какую сумму было продано продукции по каждой из категорий. В этот отчет включаются только продажи товаров через мобильную точку продаж и через офисные продажи.

Анализ продаж продукции
Анализ продаж продукции

Такую же информацию мы можем получить и по кассовому терминалу в модуле Точка продаж, выбрав пункты меню Отчеты/Заказы.

Анализ продаж в Точке продаж
Анализ продаж в Точке продаж

В модуле Склад мы получим величину остатков нашей продукции.

Остатки продукции на складе
Остатки продукции на складе

Переглянемо залишки товарів в грошовому вираженні. Для цього перейдіть в меню Звіти/Оцінка запасів. З малюнку нижче ми бачимо, що загальна собівартість футболок, що залишилися, складає 250,00 грн, а туфель 700,00 грн.

Просмотрим остатки продукции в денежном выражении. Для этого перейдите в меню Отчеты/Оценка запасов. На рисунке ниже мы видим, что общая себестоимость оставшихся футболок составляет 250,00 грн, а туфель 700,00 грн.

Денежная оценка остатков продукции
Денежная оценка остатков продукции

В модуле Бухучет мы можем получить отчет Оборотно-сальдовая ведомость, в котором по счету 281000 (Товары на складе) можем посмотреть общую сумму остатка себестоимости товаров, которая составляет 950,00 грн., и совпадает со складским отчетом 250 + 700 = 950 (см. рис. выше). Кроме этого, в колонке Дебет показано сумму закупки товаров по каждой позиции, а в колонке Кредит показано сумму себестоимости товаров, которые были отгружены по каждому заказу на продажу.

Бухгалтерский отчет по остатках товара на складе
Бухгалтерский отчет по остатках товара на складе

По бухгалтерскому счету 301001 Cash (Наличные средства) мы видим, что из кассы взяли 3702,50 грн. Из них 3700,00 грн. на закупку товара и 2,50 в виде сдачи при работе в точке продаж. А в кассу, в общем из всех источников, получено 3952,50 грн. Таким образом наш доход равен 250 грн.

Анализ счета кассы
Анализ счета кассы

Если вы больше не будете работать с определенным товаром то его лучше заархивировать, просто удалить его не получится, так как он был задействован в процессе работы.

Мы надеемся, что вы смогли выполнить все действия, которые были описаны в этой статье, используя демонстрационную версию системы.