Статьи

Демонстрационная версия решения Магазин

Введение

Примечание: Эта статья описывает существующую Демонстрационную базу данных для решения Магазин. Откройте в одном из окон браузера статью, а в другом созданную вами демонстрационную базу данных системы, и вы сможете просмотреть в действующей системе все, что описано в этой статье переключаясь между окнами браузера. При желании вы можете работать с документами и проводить любые операции с ними, создавать товары и партнеров проводить продажи и закупки, а также просматривать отчеты по этим операциям.
Если вы не создавали демонстрационную базу данных, то можете создать ее в личном кабинете.

Выбор демонстрационной базы
Выбор демонстрационной базы

Функциональность демонстрационной базы полностью совпадает с «пустой базой», которую вы можете создать после ознакомления с возможностями системы.

Эта статья предназначена для начального ознакомления с системой, при использовании решения Магазин. В базу данных введено некоторое количество товаров через их импорт из xls файла, создано несколько пользователей системы, добавлены клиенты и поставщики товаров. Также, например, проведены некоторые закупки и продажи, произведена оплата за аренду помещения и уплата единого налога. Помощь по каждому из этих действий мы приводим в нашей статье. Ознакомившись с данной статьей, вы получите общее представление об основных возможностях системы. Перед началом работы рекомендуем ознакомиться со статьей «Интерфейс»

Поставщики, клиенты, товары

Итак перейдем в модуль Закупки и пересмотрим записи о наших поставщиках.

Примечание: Для перехода из одного модуля в другой нажмите на знак решетки в левом верхнем углу экрана, а затем выберите нужный модуль.

Выбор модуля системы
Выбор модуля системы

Как видно из рисунка ниже в систему было введено семь поставщиков. В том числе мы ввели в качестве поставщиков Государственную фискальную службу, так как мы будем платить на нее единый налог и ЕСВ. Это в будущем позволит нам контролировать все наши расходы, в том числе и расходы на уплату налогов и единого социального взноса. Также в данном списке, в колонке Задолженность, мы видим взаимную задолженность между нами и поставщиками. Так мы должны оплатить 740,00 грн. ЧП Прокопенко за поставленные им товары.

Список поставщиков
Список поставщиков

Нажав на выбранную строку, мы откроем карточку нашего поставщика, в которой могут быть внесены все данные о нем. Более подробную информацию предлагаем посмотреть в статье Клиенты и поставщики.

Карточка поставщика
Карточка поставщика

Список клиентов вы можете посмотреть в модуле Продажи. Заметим, что Партнер может быть как Поставщиком так и Клиентом одновременно. Устанавливается эта опция на закладке «Продажи и закупки«.

Назначение опции Клиент/Поставщик
Назначение опции «Клиент/Поставщик»

Список товаров, которые были импортированы предварительно, можно посмотреть в соответствующих закладках модулей Закупки, Продажи и Склад.

Список продукции
Список продукции

Товар может быть предназначен как для закупки, так и для продажи. Если товар возможно только закупить, то он не будет отображаться только в модуле Продажи и наоборот.

Карточка товара
Карточка продукта

Для товара Пижама были созданы варианты. Это позволяет упростить работу с товарами, которые, например, имеют разные цвета, размеры или другие особенности.

Продукт с вариантами
Продукт с вариантами

Открыв карточку товара и нажав на кнопку Варианты мы можем их пересмотреть.

Варианты продукта
Варианты продукта

Для данных вариантов были установлены наценки от основной цены товара. Кнопка Цены вариантов на карточке товара.

Наценка для варианта
Наценка для варианта

Также мы создали товары с типом Услуги, которые позволят нам делать платежи в бюджет, оплачивать аренду помещения магазина и выплачивать вознаграждение продавцам.

Список услуг
Список услуг

Закупки товаров

В модуле Закупки были проведены покупки товаров.

Список заказов закупки
Список заказов закупки

Открыв соответствующий Заказ на покупку, мы увидим список товаров, которые были приобретены, их общее количество, количество, которое было получено. Нажав на кнопку Доставка, мы получим подробную информацию по доставке товаров, а нажав на кнопку Счета..., мы получим информацию по счетам, которые были нам предоставлены по этой закупке и о состоянии оплаты по ним.

Список закупленных продуктов
Список закупленных продуктов

Мы можем получить информацию по взаимным задолженностям между нами и нашими поставщиками в разделе Отчеты/Отгрузки по покупкам. Так на рисунке ниже, например, видно, что у ФЛП Прокопенко А.А. было заказано 13 единиц товара на сумму 740 грн. Все они доставлены. В счет на оплату включено 740,00 грн., но они не были оплачены. Если мы проведем оплату по этому счету, то данная строка «исчезнет» из нашего Отчета. При нажатии на соответствующую запись система откроет нам Заказ на закупку, по которому возникла проблема.

Отгрузки по покупкам
Отгрузки по покупкам. Взаимная задолженность по платежам и продуктам

Откроем наш Заказ на закупку, а потом откроем Счет по этому заказу, нажав на кнопку Счета пост…. На рисунке ниже мы видим, что счет не был оплачен.

Не оплаченный счет
Не оплаченный счет

Продажи товаров

Учитывая то, что мы рассматриваем возможности решение Магазин, то продажи товаров мы проведем тремя доступными способами:

  • через модуль Продажи. Продавец — Петров В.В.
  • с помощью мобильного приложения Мобильная точка продаж. Продавец — Вакуленко М.И.
  • используя Точку продаж. Продавец — Сторожук А.П.

Перейдя в модуль Настройки пункт Пользователи, мы увидим список пользователей, которые могут проводить продажи.

Примечание: Все операции может проводить и один пользователь. Несколько пользователей созданы для демонстрации возможностей системы.

Пользователи системы, которые могут осуществлять продажи
Пользователи системы, которые могут осуществлять продажи

Кроме этого было создано несколько клиентов, один из которых Покупатель. Покупатель — это любое лицо, осуществляющее закупки в магазине.

Список клиентов
Список клиентов

Продажи через модуль Продажи

Операция продажи товаров производится непосредственно с самого модуля Продажи. Такой способ целесообразно использовать при оптовых продажах. Но его можно использовать и при розничной торговле, внося данные по продажам в ваших магазинах после получения этой информации от продавцов. Например, такая информация получается от продавца в виде списка проданных товаров с указанием наименования товара, даты продажи и цены продажи, а потом в удобное время вносится в систему. Продажа проводится через создание Заказа на продажу. На рисунке мы видим список заказов на продажу, три из которых созданы Петровым из модуля Продажи. Номера этих заказов начинаются с префикса «ВН».

Список Заказов продаж
Список Заказов продаж

Каждый заказ содержит список проданных товаров и полную информацию об их продаже.

Заказ продаж
Заказ продаж

Кроме этого к Заявке на продажу прикреплена информация о доставке товара (кнопка Доставка), и информация о счетахя. созданных на базе этого заказа (кнопка Счета). Например, если мы откроем Доставку то увидим, что доставка проводилась в два этапа. По документам WH / OUT / 000002 и WH / OUT / 000003.

Список доставок
Список доставок

Продажи через Мобильную точку продаж

В отличие от предыдущего пункта данный вариант предусматривает использование мобильного приложения по продаже товаров непосредственно продавцом магазина. Для упрощения работы продавца в магазине предварительно готовятся этикетки, которые прикрепляются на товар, находящийся в магазине. Для этого нужно отметить необходимый товар

Выбор товаров для печати этикеток
Выбор продуктов для печати этикеток

и распечатать этикетки товаров

Этикетки продуктов
Этикетки продуктов

Далее, при использовании мобильного приложения, можно провести продажу товара непосредственно покупателю, а затем синхронизировать информацию с базой данных. Список продаж будет отображаться на экране мобильного устройства.

Список заказов продаж
Список заказов продаж

Этот же список, после синхронизации, отображается и на закладке Заказ на продажу. Таким образом система автоматически сформирует все продажи, которые совершил этот продавец.

Примечание: Обратите внимание, что номера всех Заказов на продажу имеют префикс букву «S«, что является признаком создания заказа мобильной точкой продаж, а заканчиваются цифрой»7«. Это идентификатор пользователя в системе.

Список заказов продаж продавца Вакуленко
Список заказов продаж продавца Вакуленко

Так же, как и в предыдущем пункте, автоматически будут сформированы запись о доставке товара и счет на его оплату.

Заказ на продажу, оформленный в Магазине
Заказ на продажу, оформленный в Магазине

Но счет не будет проведен до момента передачи средств от продавца в кассу ЧП. Проведение счетов и инкассация средств будут рассмотрены в разделе Бухгалтерский учет.

Счет на продажу продукта
Счет на продажу продуктов

Продажи через Точку продаж

Для этого варианта используется одноименный модуль системы. В системе создан пользователь с правом работы с модулем Точка продаж.

Пользователь модуля Точка продаж
Пользователь модуля Точка продаж

Данный пользователь провел две продажи товаров. Список этих продаж находится в меню Точка продаж/Заказы.

Список продаж в Точке продаж
Список продаж в Точке продаж

Открыв заказ, мы можем просмотреть подробную информацию по нему.

Подробности заказа на продажу
Подробности заказа на продажу

Отчёты по продажам

По аналогии з Закупкой товара, для Продаж, существует отчет по задолженности по отгрузкам товаров и задолженности по взаиморасчетам. Так, из рисунка ниже, мы видим, что клиенту Магазин «Білизна» мы отгрузили все товары, но получили от него только аванс в размере 1200 грн., вместо полной оплаты в размере 1456 грн. А клиент Покупець должен нам 560 грн., что говорит о том, что в кассу не внесены средства за одну продажу товаров через мобильную точку продаж.

Отгрузки по продажам
Отгрузки по продажам

Также мы можем получить отчет по продажам с разбивкой по различным условиям.

Отчет о продажах продукции
Отчет о продажах продукции

Такие же отчеты мы можем получить и в модуле Точка продаж.

Отчет по продажам в модуле Точка продаж
Отчет по продажам в модуле Точка продаж

Склад

Учет всех товаров, информацию об их перемещениях и остатки мы можем получить в модуле Склад. Здесь мы рассмотрим только основные возможности системы. Особенности работы с модулем Склад вы можете посмотреть в разделе Статьи («Настройки склада. Перемещение», «Настройки склада. Учет склада», «Настройки склада. Расположение и склад»).

Для оценки остатков товаров на складе нужно перейти в меню Отчёты/Остатки на дату. На примере мы видим, что для товара 19/002 Костюм остаток товара составляет шесть единиц и есть четыре записи о его перемещении:

  • 10.04.2019 была проведена инвентаризация (мы импортировали данные из xls в базу),
  • 11.04.2019 10:54:00 было закуплено одну единицу товара (перемещение Поставщики-> Запасы)
  • 11.04.2019 11:35:57 была продана одна единица товара (перемещение Запаси->Клиенты)
  • 11.04.2019 12:02:10 была произведена закупка пяти единиц товара (перемещение Поставщики-> Запасы)

Суммы на выполненные операции указаны в колонке Количество запасов.

Остатки продукции и ее перемещение
Остатки продукции и ее перемещение

Другим примером будет таблица со списком перемещений товаров, в которую мы можем перейти через пункт меню Операции / Все перемещения. Проанализировав записи в колонке Референс мы можем заметить, что записи с префиксом WH / IN — это записи о поступлении товаров на склад, WH / OUT — это записи о выдаче товаров со склада, а префикс POS — это записи о продажах в кассовом терминале.

Перемещение продукции
Перемещение продукции

Открыв любую из записей мы можем пересмотреть подробную информацию об этой операции.

Подробная информация о перемещении продукции
Подробная информация о перемещении продукции

Уплата налогов и проведения платежей за услуги

В реальной жизни предпринимательская деятельность предполагает не только закупку и продажу товаров, но и платежи в бюджет, платежи за аренду, электроэнергию и выплату вознаграждения продавцам за их работу, а также другие платежи. Для фиксации данных оплат мы используем возможность создания счетов на закупку услуг непосредственно в модуле Бухучет, без создания Заказа на покупку. Список таких счетов отмечено на рисунке ниже. Мы понимаем, что на самом деле ДФС не предоставляла нам счета для уплаты единого налога, но для простоты использования системы и получения полной информации по наших затратах мы использовали такое допущение. В дальнейшем это позволит нам получить данные по наших затратах с разбивкой по категориям.

Список счетов по оплате обязательных платежей, аренды, вознаграждения
Список счетов по оплате обязательных платежей, аренды, вознаграждения

Открыв любой счет мы получим подробную информацию по нему. Обратите внимание, что средства, уплаченные по этому счету, будут учитываться в бухгалтерском счете 642000, что позволит в дальнейшем получить общую сумму, уплаченную по единому налогу.

Счет на оплату обязательного платежа
Счет на оплату обязательного платежа

Бухгалтерский учёт

Хотя ФЛП-и и не должны вести бухгалтерский учет, но некоторая полезная информация в этом разделе есть. Здесь мы рассмотрим только те данные, которые имеют отношение к процессу закупки и продаж и то, как они отражаются в модуле Бухучет. Также в модуле Бухучет можно получить информацию о доходе от продаж за заданный промежуток времени.

На Панели управления бухгалтера мы видим, что от клиентов ожидается оплата одного счета и нужно сделать один платеж поставщику. На счету в банке у нас 435,70 грн., А в кассе 848,52 грн.

Панель состояния модуля Бухгалтерский учет
Панель состояния модуля Бухгалтерский учет

Перейдя в меню Продажа / Счета клиентам мы получим список счетов, которые были выставлены клиентам и их статус. Так, например, видно, что счет РФ-19/0008 не уплачен. Этот счет был создан из приложения Мобильная точка продаж продавцом Вакуленко М.И. Это говорит о том, что мы еще не проводили инкассацию средств и продавец не сдавал средства в кассу. Этот же счет отображается и на панели управления бухгалтера. Проведение инкассации описано в статье Магазин.

Счета клиентам
Счета клиентам

Счета наших поставщиков можно посмотреть в меню Покупка /Счета поставщиков. Здесь также есть один не оплаченный счет.

Счета от поставщиков
Счета от поставщиков


Для оценки прибыльности бизнеса нужно перейти в раздел Отчёты и выбрать отчет Оборотно-сальдовая ведомость. В результате мы получим отчет о движении средств по нашим бухгалтерским счетам. Нас интересуют счета:

  • 281000 Товары на складе — в колонке Дебет отражено общую сумму, в денежном выражении, на которую было закуплено товары, Кредит — общую сумму, на которую было продано товаров по их себестоимости, Конечный дебет — общую сумму остатков товаров на складе.
  • 301001 Касса — в колонке Дебет отражено общую сумму наличных средств поступивших в кассу, Кредит — общую сумму средств, которые были выданы из кассы, Конечный дебет — общая сумма остатка средств в кассе.
  • 311001 Банк — по аналогии со счетом 301001, но только для банковского счета.
  • 642000 Расчеты по обязательным платежам — в колонке Дебет общая сумма обязательных платежей (ЕСВ и Единый налог), которая была уплачена в бюджет.
  • 642001 Расчеты по выплате вознаграждения — в колонке Дебет общая сумма вознаграждения, которая была уплачена продавцам.
  • 701000 Доход от реализации готовой продукции — в колонке Кредит отражается общая сумма дохода от продаж всех товаров.
  • 901000 Себестоимость реализованной готовой продукции — в колонке Дебет отражается общая сумма себестоимости всей реализованной продукции, в том числе и платежи, например, за аренду помещения.

Таким образом разница между значением колонки Кредит счета 701000 и суммы значений колонок Дебет счетов 642000, 642001 и 901000 и будет нашей чистой прибылью за выбранный период.

Отчет по бухгалтерских счетах
Отчет по бухгалтерских счетах