Статьи

Демонстрационная версия решения Торговля

Введение

Примечание: Эта статья описывает уже заполненную Демонстрационную базу данных для решения Торговля. Откройте в одном из окон браузера эту статью, а в другом созданную вами демонстрационную базу данных системы, и вы сможете просмотреть в действующей системе все, что описано в этой статье, переключаясь между окнами браузера. При желании вы можете работать с документами и проводить любые операции с ними, создавать товары и партнеров, проводить продажи и покупки, а также просматривать отчеты по этим операциям. Если вы не создавали демонстрационную базу данных, то можете ее создать в личном кабинете.

Выбор демонстрационной базы
Выбор демонстрационной базы

Функциональность демонстрационной базы полностью совпадает с «пустой базой», которую вы можете создать после ознакомления с возможностями системы. Перед началом работы рекомендуем ознакомиться со статьей Интерфейс.

Используя материалы данной статьи, вы сможете ознакомиться с принципами построения системы ERP FOSS для решения Торговля. Это в дальнейшем поможет при реальной работе с системой. Мы будем рассматривать возможности ERP FOSS на примере работы с отдельными модулями, которые входят в ее состав, и анализировать их взаимодействие. Операция, выполненная в одном из модулей системы, приводит к смене состояния в других модулях. Например, при закупке товара через модуль Закупка, и подтверждения его доставки, в модуле Склад отображается поступление товара, а в модуле Бухучет учитываются полученные от поставщиков счета по этой покупке.

Начальные настройки

Предварительно, из таблиц xls, в систему были введены данные по товарам, поставщиках и клиентах с использованием механизма импорта. Создать новые товары и клиентов можно и вручную. Доступ к данным предоставляется в каждом из модулей системы.

Примечание: Для перехода из одного модуля в другой нажмите на знак решетки в левом верхнем углу экрана, а затем выберите нужный модуль.

Выбор модуля системы
Выбор модуля системы

Например, перейдя в модуль Продажи, мы можем пересмотреть список товаров, которые могут быть проданы. Списки товаров можно посмотреть в любом модуле, который предусматривает работу с ними.

Список продуктов, которые могут быть проданы
Список продуктов, которые могут быть проданы

Список клиентов, соответственно, находится в пункте меню Продажи/Клиенты.

Список клиентов

Список клиентов

Закупка продукции

В модуле Закупка было проведено несколько закупок продукции. Закупку можно провести различными способами, которые будут рассмотрены далее.

Запросы цен

Запрос цен создается для того, чтобы согласовать цену на продукцию с вашим поставщиком. Возможны различные варианты создания запросов цен. Мы рассмотрим некоторые из них. Как видно из рисунка ниже, у нас есть два запроса цен.

Запросы цен
Запросы цен

Запрос ПН-19/0011 создан вручную, непосредственно в данной папке.

Запрос цен
Запрос цен

В запросе ценового предложения предварительно установлены цены продукции. Не обязательно, что по этой цене будет происходить закупка. Цены могут быть установлены исходя из настроек закладки Склад продукции, или цена закупки будет предложена системой автоматически такой, по которой у этого поставщика ранее проводилась закупка этой продукции. Если эта продукция не закупалась ранее, то цена будет установлена нулевой.

Настройки параметров закупки продукта
Настройки параметров закупки продукта

При соответствующей настройке почтовой системы запрос может быть отправлен поставщику в виде почтового сообщения.

Запрос коммерческого предложения в виде e-mail
Запрос цен в виде e-mail

В почтовое сообщение будет вложено файл следующего содержания. Обратите внимание, что в описании товара указано его код, который принято у этого поставщика.

Файл з запитом на постачання товарів
Файл с запросом на поставку продукции

Второй вариант создания Запроса цен — это использование Планировщика. При истощении запасов система автоматически создаст запрос на покупку товара. Так для запроса по номеру ПН-19/0016 существует Начальный документ ОР/00004, на базе которого создан запрос.

Запрос коммерческого предложения, созданный планировщиком
Запрос цен, созданный планировщиком

Открыв карточку товара, мы увидим, что у нас в наличии 100 единиц товара, прогнозируемое количество — 100. В настройках закладки Склад/Поставщикики мы видим, что наиболее выгодная цена у поставщика ПФ «Легка хода».

Предварительно были настроены Правила повторных заказов таким образом, что минимальное количество товара, которое должно быть у нас на складе 100 единиц, а максимальная 1000. Нажав на кнопку Мін./Мах. мы можем пересмотреть эти настройки,

Карточка заказанного продукта
Карточка заказанного продукта

открыв соответствующий документ. Таким образом, когда была запущена в работу Правило повторных заказов, то система автоматически создала Запрос цены ПН-19/0016(смотри выше) для нашего товара. Правило повторных заказов можно создать для каждого товара отдельно.

Правило повторных заказов
Правило повторных заказов

Также вы имеете возможность создать Заказ на покупку непосредственно из Меню продуктов.

Заказ закупки

В случае подтверждения Заказа цен она переходит в статус Заказа закупки.
Список Заказов закупки приведено на рисунке ниже.

Список заказов закупки
Список заказов закупки

Открыв заказ мы получим полную информацию по нему.

Детализация заказа закупки
Детализация заказа закупки

В том числе мы можем просмотреть информацию и по доставке товаров, а также по состоянию счета по этому заказу. Например, на рисунке ниже открыт счет по данному заказу.

Счет от поставщика
Счет от поставщика

Разные единицы измерения

Достаточно часто при торговле возникает ситуация, при которой закупки выполняются, например, коробками или пакетами, а учет и продажа товаров идет в штуках, или другие варианты. Например, была проведена закупка товара в различных единицах измерения. Предварительно, в модуле Склад, мы настроили в системе различные единицы измерения для товаров.

Список единиц измерения
Список единиц измерения

Так, например, коробка содержит 100 шт. товара.

Единица измерения «Коробок»

После этого мы создали Заказ закупки в различных единицах измерения, но пока не подтвердили получение товаров. Система автоматически пересчитала стоимость каждой позиции в зависимости от количества товара. Если мы нажмем Приход ТМЦ, то

Заказ на закупку в разных единицах измерения
Заказ на закупку в разных единицах измерения

мы увидим реальное количество товара, который будет получено, а единица измерения будет установлена шт — это основная единица измерения.

Получение продукции
Получение продукции

Дополнительную информацию о работе с различными единицами измерения можно посмотреть в статье «Разные единицы измерения»

Закупка за валюту

В реальной жизни, особенно при торговле импортными товарами за их покупку нужно рассчитываться валютой. Примертакого расчета приведен в Заказе на закупку, что отображается на рисунке ниже. При проведении такой закупки нужно указать валюту расчета.

Закупка за валюту
Закупка за валюту

Для правильного отображения проводок в гривне, в модуле Бухучет устанавливается курс валют на момент проведения такой операции.

Курс USD
Курс USD

В результате такой покупки мы видим проводки по кассе USD в размере $507, что равняется 13739,70 грн. по курсу 27.1, который был установлен на момент операции.

Запись в журнале "Касса USD"
Запись в журнале «КассаUSD»

Информацию по балансу кассы в валюте можно получить из Панели управления бухгалтера. Нажав, Подробности/Вид/Элементы журнала, вы получите информацию, которая изображена на предыдущем рисунке.

Панель управления бухгалтера
Панель управления бухгалтера

Установление цены продажи

В процессе работы возникает необходимость в корректировке цен, по которым вы продаете товары. Это можно сделать вручную, непосредственно на карточке продукции, или в полуавтоматическом режиме при его покупке. В этом режиме цену товара можно корректировать в зависимости от категории продукции, в каторую он входит. Для использования такой возможности в категории Одежда/Костюмы была установлена наценка от закупочной цены в 100 процентов.

Установка наценки на категорию товара
Установка наценки на категорию продукции

Теперь, если мы откроем Заказ на закупку, по которому было куплено продукцию из категорииКостюмы, и нажмем Изменить цену продажи, то система предложит установить новые цены на продажу этой продукции. Вы можете откорректировать цену продажи по своему усмотрению, или удалить соответствующие строки. Тогда на эту продукцию цена продажи не будет изменена.

Изменение цены продажи на закупленную продукцию
Изменение цены продажи на закупленную продукцию

Взаимная задолженность

При покупке товаров иногда возникают задержки в их доставке или оплате за них. Также может быть, что полученные товары или проведенные оплаты были не в полном объеме. Следить за взаиморасчетами можно, открыв меню Поставщики модуля Закупки. Так на рисунке ниже мы видим, что мы должны поставщику Світ одягу 4590,00 грн.

Задолженность по оплатам
Задолженность по оплатам

Открыв карточку поставщика, а затем нажав Баланс мы увидим общую сумму, которую мы ему должны. Далее мы можем получить данные по каждому документу из взаиморасчетов. Например, в нашем случае это задолженность по не оплаченному счету РП-19/0006.

Не оплаченный счет
Не оплаченный счет

Другой способ, который доступен в системе, это раздел Отчеты. Открыв отчет Отгрузки по покупкам, мы увидим подробную информацию по каждому из наших поставщиков, с которым у нас не проведены полные расчеты.

Отчет по взаимной задолженности по оплатам и отгрузкам
Отчет по взаимной задолженности по оплатам и отгрузкам

Продажи продукции

Были проведены продажи некоторых товаров, которые мы предварительно закупили. Рассмотрим общую картину этих действий, перейдя в модуль Продажи.

Прайс листы

В ERP FOSS Торговля развита система управления прайс листами, что позволяет устанавливать
цены на товары для наших клиентов достаточно дифференцированно. Предварительно было создано несколько прайс-листов, список которых приведен ниже.

Список прайс листов
Список прайс-листов

Для каждого из клиентов можно установить свой прайс (каталог продаж) из общего списка.

Выбор прайс-листа для клиента
Выбор прайс-листа для клиента

Настроив прайс, мы будем продавать этом клиенту товары в соответствии с ним, а также можем ему его предварительно присылать. Например, для нашего клиента ФЛП Артеменко Н.В. действует прайс VIP клиенты, настройки которого приведены ниже. Таким образом, для клиентов с этим прайсом на все товары будет действовать скидка в 10 процентов, а на товары категории Костюмы, при покупке 2-х и более единиц, скидка будет 25 процентов от обычной цены продажи.

Настройки прайса
Настройки прайса

Для отправки прайса клиенту по электронной почте нужно открыть его карточку и нажать Отправить. Система сформирует сообщение, что изображено на рисунке ниже и отправит его по электронной почте.

Отправка прайса клиенту
Отправка прайса клиенту

Предложение цен

Предварительно можно создать предложение цен на продажу товаров. Список предложений находится в соответствующей папке модуля Продажи. Обратите внимание, что статус предложения
меняется на Заказ продаж послеего подтверждения.

Список предложений цен
Список предложений цен

Предложение цен можно прислать клиенту по электронной почте.

Отправка предложения цен клиенту
Отправка предложения цен клиенту

В почтовое сообщение вкладывается файл следующего содержания.

Файл с предложением цен
Файл с предложением цен

Заказ на продажу

Как было сказано выше, предложение цены после его подтверждения переходит в статус Заказ продаж. Список заказов продаж приведена на рисунке ниже. Заказ продаж можно создать и без
предварительного создания предложения цены.

Список заказов продаж
Список заказов продаж

Открыв Заказ продаж, мы получим подробную информацию по нему. Так мы видим, какое количество и какого товара заказано, сколько доставлено и сколько включено в счет.

Заказ продаж
Заказ продаж

Печать счета

Непосредственно из Заказа продаж вы можете открыть счет и напечатать его, нажав кнопку Печать.

Печать счета
Печать счета

Ниже приведена форма счета для печати.

Друкована форма рахунку
Печатная форма счета

Прямые поставки

В некоторых случаях практикуется поставка товаров клиенту непосредственно от производителя. Такая возможность продемонстрирована на примере заказа продаж ВН-19/0004. При создании заказа был выбран маршрутПрямые поставки.

Заказ продажи с маршрутом прямой поставки
Заказ продажи с маршрутом прямой поставки

После подтверждения заказа система автоматически сформировала Заказ закупки ПН-19/0014. Связь между ними установлено по полю Начальный документ.

Заказ закупки, созданный на базе заказа прямой поставки
Заказ закупки, созданный на базе заказа на продажу

Заказ на покупку было проведено и продукт был отгружен непосредственно от поставщика к клиенту, что видно на рисунке ниже. Увидеть это можно, нажав на кнопку Доставка в
Заказе продаж.

Отгрузка по заказу прямой поставки
Отгрузка по заказу прямой поставки

Отчеты по продажам

Система дает возможность анализа взаиморасчетов и своевременной доставки товаров. Для этого надо перейти в меню
Отчеты/Отгрузки по продажам. Как вы видите, по каждой из позиций можно получить исчерпывающую информацию. В данном списке содержатся только те записи, по которым есть
проблемы. Открыв запись вы получите полную информацию по нему.

Отчет по отгрузке товаров и получении средств
Отчет по отгрузке товаров и получении средств

Также предоставляется отчет, благодаря которому можно получить аналитическую информацию по продажам товаров. Пример отчета приведен ниже.

Аналитический отчет по продажам
Аналитический отчет по продажам

Склад

Система учета товаров реализована в модуле Склад системы. Возможности системы достаточно широки и они подробно описаны в соответствующихстатьях (“Настройка склада. Перемещение”, “Настройки склада. Складской учет”, “Настройка склада. Расположение и склад”).
В этом разделе данной статьи мы рассмотрим только ту информацию, которая связана с нашими предварительным закупками и продажами товаров.

Места расположения

По умолчанию в системе используется один склад с именем My Company

Склад по умолчанию
Склад по умолчанию

и одно место хранения WH/Запасы. Мы создали еще одно место хранения WH/Резерв только для
того, чтобы показать, как перемещать товары между ними и просматривать остатки товаров в них.

Примечание: Просмотр списка складов и мест хранения доступно из меню Склад/Настройки.

Список мест хранения
Список мест хранения

Откроем место хранения WH/Резерв, а дальше нажмем Текущий запас. Мы увидим список продуктов, которые там сохраняются, их количество в единицах
и общую стоимость, выраженную в гривнах.

Текущие запасы места хранения
Текущие запасы места хранения

Если мы откроем любой запас, то получим информацию об истории перемещения этого продукта. Так на рисунке ниже видно, что мы получили продукт от поставщика в WH/Запасы 22.04.19
(первая строка таблицы), а 23.04.19 его переместили из места хранения WH/Запасы в место хранения WH/Резерв (вторая строка таблицы).

История перемещения продукта
История перемещения продукта

Панель управления

Простой доступ ко всем операциям по складу предоставляется с Панели управления модуля склад. На панели управления наглядно видно действия, которые нужно выполнить по перемещению продуктов. Нажимая на соответствующие ссылки эти действия становятся доступными для исполнения.

Панель управления модуля Склад
Панель управления модуля Склад

Далее, например, пересмотрим, как отражаются наши внутренние перемещения в место хранения WH/Резерв. Для этого нажмите на панели Внутренние перемещения ссылку
Подробности/Вид/Все и система отобразит список перемещений по этому размещению.

Список перемещений
Список перемещений

Остатки товаров

Для учета товаров нам важно знать их остатки на складе. Перейдя в менюОтчеты/Инвентаризация на дату и открыв данные по одному из продуктов, мы получим полную информацию по его перемещению и остаткам в каждом месте хранения. В колонке Движение запасов отображается информация, откуда и куда был перемещен товар, а также номер исходного документа, который инициировал это перемещение. Также количество товара и его закупочная стоимость.
Здесь мы привели пример только одного отчета, о других отчетах подробно описано тут.

Остатки запасов
Остатки запасов

Бухгалтерский учет

При проведении покупок и продаж мы платили деньги поставщикам и получали их от клиентов. Оплаты проводились как через банк, так и через кассу, как в гривне так и в валюте. Полная информация об этом
доступна смодуля Базовая бухгалтерия.

Так как мы моделируем работу уже существующей организации, у которой есть некоторые средства на счетах и в кассе, то в начале мы установили баланс банка и кассы путем проведения бухгалтерских проводок. Для этого был создан внебалансовый счет и по нему проведены средства. На рисунке мы видим, что в банке у нас будет 1000000 грн., в гривневой кассе 500 000 грн., в валютной кассе81 300 грн.,

Установка начального баланса банка и касс
Установка начального баланса банка и касс

что эквивалентно 3 000 USD.

Проводка по валютной кассе
Проводка по валютной кассе

Если мы откроем журнал валютной кассы, то эти записи будут и там. Подобные записи будут и в журналах гривневой кассы и банка.

Журнал валютной кассы
Журнал валютной кассы

Панель управления

Перейдя на панель управления модуляБухучет мы получим информацию по действиям, которые необходимо выполнить, а также информацию о наличии средств на счете и в кассе. Так, нам нужно подтвердить один счет клиенту и оплатить счет поставщика. После наших операций продажи и покупки, мы имеем в банке 945980,00 грн., в гривневой кассе 493851,08 грн., в валютной кассе 2619,01 USD. А в начале работы у нас были большие суммы, которые мы установили корректируя балансы (см выше). Таким образом мы работали в убыток? Нет, не все так плохо, реальную картину финансовых дел мы пересмотрим в разделе Отчеты.

Панель управления бухгалтера
Панель управления бухгалтера

Счета

Пользователь с правом работы с модулем Бухучет, будем называть его Бухгалтер, также отслеживает все счета, полученные от поставщиков и
выписанные клиентам. Они находятся в соответствующих папках модуля. Он может подтверждать черновики счетов и проводить по ним платежи. В колонкеCтатус мы видим состояние счета.

Список счетов поставщиков
Список счетов поставщиков

Отчеты

Для Бухгалтера доступны бухгалтерские отчеты, по которым можно получить обобщенную информацию об эффективности работы фирмы. Рассмотрим один из них — это Оборотно сальдовая ведомость. Нас тут интересуют некоторые счета. 281000 — Товары на складе — дебет этого счета показывает, на какую
сумму было закуплено продуктов, кредит показывает, на какую сумму по покупательной цене продано продуктов, а конечный дебет счета указывает на себестоимость продуктов, которые в данный момент хранятся на складе. Счета 301001, 301002 и 311001 — это счета, в колонке конечный дебет которых приведены значения денежных остатков по кассам и банка.
Таким образом общая сумма наших средств, в том числе и тех, что вложены в товар составляет 90880,22+493851,08+70975,17+945980,00=1601686,47, а сумма, что мы изначально
установили, как баланс по банку и кассе составляет 1581300,00. Таким образом мы имеем 1601686,47-1581300,00=20386,47 грн. дохода. Так работали мы хорошо, что говорит в пользу использования ERP FOSS в бизнесе.

Оборотно-сальдовая ведомость
Оборотно-сальдовая ведомость