Статьи

Демонстрационная версия решения Торговля автозапчастями

Введение

Примечание: Эта статья описывает уже заполненную Демонстрационную базу данных для решения Торговля автозапчастями. Откройте в одном из окон браузера эту статью, а в другом созданную вами демонстрационную базуданных системы, и вы сможете просмотреть в действующей системе все, что описано в этой статье, переключаясь между окнами браузера. При желании вы можете работать с документами и проводить любые операции с ними, создавать товары и партнеров, проводить продажи и покупки, а также просматривать отчеты по этим операциям.
Если вы не создавали демонстрационную базу данных, то можете ее создать в личном кабинете.
Функциональность демонстрационной базы полностью совпадает с «пустой базой», которую вы можете создать после ознакомления с возможностями системы.
Перед началом работы рекомендуем ознакомиться со статьей «Интерфейс«.

Используя материалы данной статьи, вы сможете ознакомиться с принципами построения системы ERP FOSS для решения Торговля автозапчастями. Это в дальнейшем поможет при реальной работе с системой. Мы будем рассматривать возможности ERP FOSS на примере работы с отдельными модулями, которые входят в ее состав, и анализировать их взаимодействие. Операция, выполненная в одном из модулей системы, приводит к смене состояния в других модулях. Например, при закупке товара через модуль Закупка, и подтверждения его доставки, в модуле Склад отображается поступление товара, а в модуле Бухучет учитываются полученные от поставщиков счета по этой покупке.

Начальные настройки

Предварительно, из таблиц xls, в систему были введены данные по товарам, поставщиках и клиентах с использованием механизма импорта. Создать новые товары и клиентов можно и вручную. Доступ к данным предоставляется в каждом из модулей системы.

Примечание: Для перехода из одного модуля в другой нажмите на знак решетки в левом верхнем углу экрана, а затем выберите нужный модуль.

Выбор модуля системы

Для примера, перейдя в модуль Продажи, мы можем пересмотреть список товаров, которые могут быть проданы. Списки товаров можно посмотреть в любом модуле, который предусматривает работу с ними.

Список продуктов, которые могут быть проданы

Список клиентов находится в пункте меню Продажи/Клиенты.

Список клиентов

Закупка продукции

Модуль Закупки предназначен для проведено закупок продукции. Закупку можно провести различными способами, которые будут рассмотрены далее.

Запросы цен

Запрос цен создается для того, чтобы согласовать цену на закупку товара с вашими поставщиками. Возможны различные варианты создания запросов цен. По этому мы рассмотрим некоторые из них. Как видно из рисунка ниже, у нас есть два запроса цен.

Запросы цен

Запрос ПН-19/002 создан вручную, непосредственно в папке Запросы цен.

Запрос цен

В запросе ценового предложения предварительно установлены цены продукции. Но закупка может быть и по другой цене. Цены могут быть установлены исходя из настроек закладки Склад продукции, или цена закупки будет предложена системой автоматически такой, по которой у этого поставщика ранее проводилась закупка этой продукции. Если эта продукция не закупалась ранее, то цена будет установлена нулевой и стоимость товара нужна будит указать в ручную.

Настройки параметров закупки продукта

При соответствующей настройке почтовой системы запрос может быть отправлен поставщику на Email в виде почтового сообщения.

Запрос цен в виде e-mail

В почтовое сообщение будет вложено файл в описании которого будет указано код, который принято у этого поставщика.

Файл с запросом на поставку продукции

Второй вариант создания Запроса цен — это использование Планировщика. При использовании планировщика система автоматически создаст запрос на покупку товара. Так для запроса по номеру ПН-19/0004 существует Начальный документ ОР/00001, на основе которого создан запрос.

Запрос цен, созданный планировщиком

Открыв карточку товара, мы увидим, что у нас в наличии 9 единиц товара, прогнозируемое количество 9. В закладки Склад/Поставщики мы видим поставщиков и цену на товар, наиболее выгодная цена у поставщика «AUTOSHOP».

Предварительно были настроены Правила повторных заказов таким образом, что минимальное количество товара, которое должно быть у нас на складе 2 единиц, а максимальная 10. Нажав на кнопку Мин./Мах. мы можем пересмотреть эти настройки.

Карточка заказанного продукта

Таким образом запустив Правило повторных заказов система автоматически создала Запрос цены ПН-19/0004 (смотри выше) для нашего товара. Правило повторных заказов можно создать для любого товара отдельно.

Правило повторных заказов

Также можно создать Заказ на покупку непосредственно из Меню продуктов.

Заказ закупки

Когда будит подтвержден Заказ цен она переходит в Заказа закупки. Список Заказов закупки приведено на рисунке ниже.

Список заказов закупки

Открыв заказ мы получим полную информацию на заказанный товар.

Детализация заказа закупки

Здесь мы можем так же просмотреть информацию по доставке товаров, и по состоянию счета на этот заказ. Например, на рисунке ниже открыт счет по данному заказу.

Счет от поставщика

Закупка за валюту

В некоторых случаях при торговле импортными товарами их закупка и расчет происходит в валютой. Пример такого расчета приведен в Заказе на закупку, что отображается на рисунке ниже. Когда проводим такую закупку то нужно указать валюту расчета.

Закупка за валюту

Для корректного отображения проводок в гривне, в модуле Бухучет устанавливается курс валют актуальный на момент проведения операции.

Курс USD

В результате такой покупки мы видим проводки по кассе USD в размере $ 220, что равняется 5744,20 грн. по курсу 26.11, который был установлен на момент операции.

Запись в журнале «Касса USD»

Для того что бы получить информацию по балансу кассы в валюте нужно перейти в модуль Бухгалтерский учет и в панели состояния нажав, Подробности/Вид/Элементы журнала, вы увидите информацию, которая изображена на предыдущем рисунке.

Панель управления бухгалтера

Установление цены продажи

В процессе работы возникает необходимость в корректировке цен, по которым вы продаете товары. Это можно сделать вручную,непосредственно на карточке продукции, или в полуавтоматическом режиме при его покупке. В таком режиме цену товара можно корректировать в зависимости от категории продукции, в которую он входит. Для использования такой возможности в категории Тормозная система/Колодки была установлена наценка от закупочной цены в 30 процентов.

Установка наценки на категорию продукции

Теперь, если мы откроем Заказ на закупку, по которому было куплено товар из категории Тормозная система, и нажмем Изменить цену продажи, то система предложит установить новые цены на продажу этих товаров. Вы можете откорректировать цену продажи по своему усмотрению, или удалить соответствующие строки. Тогда на этот товар цена продажи не будет изменена.

Изменение цены продажи на закупленную продукцию

Взаимная задолженность

При покупке товаров иногда возникают задержка в их доставке или оплате. Также может быть, что полученные товары или проведенные оплаты были не в полном объеме. Следить за взаиморасчетами можно, открыв меню Поставщики модуля Закупки. Так на примере рисунке приведенного ниже мы видим, что мы должны поставщику ELIT Харьков 3300,00 грн.

Задолженность по оплатам

Открыв карточку поставщика, а затем нажав Баланс мы увидим общую сумму задолженности. Таким образом мы можем получить данные по каждому документу из взаиморасчетов. Например, в нашем случае это задолженность по не оплаченному счету РП-19/0006.

Не оплаченный счет

В другом случае в меню Отчеты, открыв отчет Отгрузки по покупкам, мы увидим подробную информацию по каждому из наших поставщиков, в том числе с которым у нас не проведен полный расчет.

Отчет по взаимной задолженности по оплатам и отгрузкам

Продажи продукции

Заранее были проведены продажи некоторых товаров, которые мы предварительно закупили. Теперь рассмотрим действия как это происходило, перейдя в модуль Продажи.

Прайс листы

В ERP FOSS Автозапчасти развита система управления прайс листами, что позволяет устанавливать цены на товары для наших клиентов. Предварительно были созданы несколько прайс-листов, список которых приведен ниже.

Список прайс-листов

Каждому из клиентов можно установить свой прайс (каталог продаж) из общего списка.

Выбор прайс-листа для клиента

Установив прайс-лист для клиента мы будем продавать товары в соответствии с ним, и при необходимости можем ему его предварительно присылать на почту. Например, для нашего клиента ЧП Гаврилюк И.В. действует прайс VIP клиенты, настройки которого приведены ниже. Таким образом, для клиентов с этим прайсом на все товары будет действовать скидка в 0%, а на товары категории Тормозная система, при покупке 2-х и более единиц, скидка будет 5% от обычной цены товара.

Настройки прайса

Для отправки прайса клиенту по электронной почте нужно открыть его карточку и нажать Отправить. Система сформирует письмо с вложенным файлом, что изображено на рисунке ниже и отправит его по электронной почте.

Отправка прайса клиенту

Предложение цен

Предварительно можно создать предложение цен на продажу товаров. Список предложений находится в соответствующей папке модуля Продажи. Обратите внимание, что статус предложения меняется на Заказ продаж после его подтверждения.

Список предложений цен

Также Предложение цен можно прислать клиенту по электронной почте.

Отправка предложения цен клиенту

В почтовое сообщение автоматически вкладывается файл следующего содержания.

Файл с предложением цен

Заказ на продажу

Как было написано выше, предложение цены после его подтверждения переходит в статус Заказ продаж. В списке Заказы продаж приведенном на рисунке ниже можно создать заказы продаж без предварительного создания предложения цены.

Список заказов продаж

Открыв Заказ продаж, мы видим подробную информацию по нему. Так мы увидеть какое количество и какого товара заказано, сколько доставлено и сколько включено в счет.

Заказ продаж

Печать счета

Также если нужно напечатать счет из Заказа продаж, вы можете открыть счет и напечатать его, нажав кнопку Печать.

Печать счета

В новой вкладке браузера откроется файл формата pdf. Ниже приведена форма счета для печати.

Печатная форма счета

Прямые поставки

В некоторых случаях возможны поставка товаров клиенту непосредственно на прямую от производителя или вашего поставщика. Такой вид продажи мы можем увидеть открыв заказы продаж ВН-19/0009. При создании заказа был выбран маршрут Прямые поставки.

Заказ продажи с маршрутом прямой поставки

Как только заказ подтверждается система автоматически формирует Заказ закупки ПН-19/0013. Связь между ними установлено по полю Документ-источник.

Заказ закупки, созданный на базе заказа на продажу

после того как заказ на покупку было проведено и товар был отгружен непосредственно от поставщика к клиенту, что видно на рисунке ниже. Увидеть это можно, нажав на кнопку Доставка в Заказе продаж.

Отгрузка по заказу прямой поставки

Отчеты по продажам

Система дает возможность анализа взаиморасчетов и своевременной доставки товаров. Для этого надо перейти в меню Отчеты/Отгрузки по продажам. Как мы можем увидеть, по каждому из клиентов можно получить полную информацию. В данном списке содержатся только те записи, по которым есть задолженности по оплате и доставке. Открыв запись вы получите полную информацию о ней.

Отчет по отгрузке товаров и получении средств

Также есть отчет, с помощью которого можно получить аналитическую информацию по продажам товаров. Пример отчета приведен ниже.

Аналитический отчет по продажам

Склад

Учета товаров реализована в модуле Склад . Возможности системы достаточно широки и они подробно описаны в соответствующих статьях (“Настройка склада. Перемещение”, “Настройки склада. Складской учет”, “Настройка склада. Расположение и склад”). В разделе Склад мы рассмотрим только ту информацию, которая связана с нашими предварительным закупками и продажами товаров.

Места расположения

По умолчанию в системе используется один склад с именем My Company

Склад по умолчанию

и одно место хранения WH/Запасы.

Примечание: Просмотр списка складов и мест хранения доступно из меню Склад/Настройки.

Панель управления

Доступ ко всем операциям по складу предоставляется с Панели управления модуля склад. На панели управления видно действия, которые были выполнить по перемещению товара. Нажимая на соответствующие ссылки эти действия становятся доступными для исполнения.

Панель управления модуля Склад

Остатки товаров

Перейдя в меню Отчеты/Инвентаризация на дату и открыв данные по одному из товаров, мы получим полную информацию по его перемещению и остаткам в месте хранения. В колонке Движение запасов отображается информация, о действиях по данному товар, а также номер исходного документа. Также количество товара и его закупочная стоимость. Здесь мы привели пример только одного отчета, о других отчетах подробно описано тут.

Остатки запасов

Бухгалтерский учет

При совершении покупок и продаж мы платили деньги поставщикам и получали их от клиентов. Оплаты проводились как через банк, так и через кассу, как в гривне так и в валюте. Полная информация об этом доступна с модуля Базовая бухгалтерия.

Панель управления

Перейдя на панель управления модуля Бухучет мы получим информацию о наличии средств на счете и в кассе. Так, нам нужно подтвердить четыре счета клиенту и оплатить счет поставщика. После наших операций продажи и покупки, мы имеем в банке 3810,00 грн., в гривневой кассе 0,00 грн. так как все продажи проводились по безналичному расчету, в валютной кассе -220,00 USD., минус по тому что в кассе не было валюты, на покупку валютного товара, но как только мы продадим товар за валюту значения поменяются на положительный баланс. Реальную картину финансовых дел мы пересмотрим в разделе Отчеты.

Панель управления бухгалтера

Счета

Пользователь с правом работы с модулем Бухучет, также отслеживает все счета, полученные от поставщиков и выписанные клиентам. Они находятся в соответствующих папках модуля. Он может подтверждать черновики счетов и проводить по ним платежи. В колонке Статус мы видим состояние счета.

Список счетов поставщиков

Отчеты

Для Бухгалтера доступны бухгалтерские отчеты, которые покажут обобщенную информацию об эффективности работы. В рисунке ниже показан отчет Оборотно-сальдовая ведомость.

Оборотно-сальдовая ведомость