Статьи

Настройка почтовой системы

Как настроить почту в ERP Foss

Введение

Почтовая система может использоваться для отправки по электронной почте прайсов, коммерческих предложений, счетов, накладных и других документов непосредственно из Erp Foss. Также она используется для отправки налоговой отчетности. Рассмотрим ее настройку.

Общие настройки

В начале нужно определиться почтовые адреса, которые вы будете использовать. Вы можете использовать уже существующие адреса или зарегистрировать новые почтовые адреса на общедоступных ресурсах. Например, gmail.com или ukr.net или на любых других почтовых серверах, поддерживающих протоколы обмена POP/IMAP и SMTP.

Для понимания последующего материала, в качестве примера, будем считать, что мы имеем в системе двух пользователей Сидоров Н.Т., который имеет почтовый ящик snt1959 на сервере ukr.net, и пользователя Петров В.В., который имеет адрес pvv290559@ukr .net. После определения с почтовым адресом введите его в поле Email, пользователя. Если вы настраиваете почту для пользователя, под именем которого зарегистрировались в системе, то в этом поле уже присутствует адрес пользователя, но при желании вы можете изменить его на другой.

Важно! Нужно понимать, что в случае использования уже существующего почтового адреса все сообщения, поступающие на этот адрес, будут дублироваться в Erp Foss. Если вы будете использовать действующий адрес, то перед настройкой почтовой системы нужно отметить все сообщения, которые уже хранятся в почтовом ящике, как прочитанные. В этом случае вы будете получать только новые сообщения. Рекомендуем создать новый адрес и использовать его как для работы с Erp Foss, так и для отправки налоговой отчетности.

Адрес электронной почты пользователя
Адрес электронной почты пользователя

После ввода значений электронной почты для всех пользователей, которые будут ее использовать, перейдите в меню Настройки/Пользователи и нажмите Создать почтовые псевдонимы.

Создание почтовых псевдонимов
Создание почтовых псевдонимов

Система создаст псевдонимы электронной почты для каждого пользователя, которые в дальнейшем будут использоваться для отправки и приема почтовых сообщений.

Почтовый псевдоним
Почтовый псевдоним

Общий список псевдонимов/алиасов можно посмотреть в меню Технический/Алиасы модуля Настройки.

Список псевдонимов электронной почты
Список псевдонимов электронной почты

Сервера входящей почты и отправки почты

Теперь вам необходимо настроить сервера входящей почты и сервера отправки почты для каждого из пользователей. Таким образом, если два ваших пользователи будут использовать почту, то для каждого из них нужно создать свой сервер. Для настройки серверов входящей почты перейдите в меню Технический/Серверы входящей почты модуля Настройки , нажмите Создать и заполните поля, как описано ниже:

  • Имя— произвольное название сервера. Название лучше выбирать таким образом, чтобы в дальнейшем было понятно каким пользователем используется этот сервер.
  • Тип сервера — это тип протокола, по которому будет проводиться подключения системы Erp Foss к почтовому серверу. Существуют два типа протоколов IMAP и POP. Для выбора правильного протокола необходимо просмотреть описание сервера, на котором используется почтовый адрес. Например, прочитать о настройке сервера ukr.net вы можете по этой ссылке.
  • Название сервера — это название вашего почтового сервера с указанием протокола обмена.
  • SSL/TLS — чекбокс, который включает шифрование трафика между почтовым сервером и системой Erp Foss.
  • Имя пользователя— полный почтовый адрес пользователя.
  • Пароль — пароль к вашему почтовому ящику.

После заполнения всех полей нажмите  Тест и подтверждение и, если вы правильно заполнили все поля, то сервер перейдет в состояние Подтверждено. Таким же образом настройте сервера входящей почты для каждого следующего пользователя. Возможен вариант, что сервер, на котором у вас есть почтовый адрес, запрещает приложениям, которые он считает ненадежными, подключаться к аккаунту. В этом случае нужно ему это позволить. Например, для gmail это настраивается в разделе Аккаунт/Безопасность (https://myaccount.google.com/security).

Настройка сервера входящей почты
Настройка сервера входящей почты

Для настройки серверов отправки почты перейдите в меню Технический/Сервера отправки почты модуля Настройка. По умолчанию в системе создан сервер исходящей почты localhost возьмите его на редактирование и заполните поля, как описано ниже:

  • Описание— произвольное название сервера. Название лучше выбирать таким образом, чтобы в дальнейшем было понятно каким пользователем используется этот сервер.
  • SMTP сервер — название вашего почтового сервера с учетом протокола обмена.
  • Безопасность соединения  — выберете SSL/TLS для защиты протокола обмена между сервером и системой Erp Foss.
  • Имя пользователя— полный почтовый адрес пользователя.
  • Пароль — пароль к вашему почтовому ящику.

После заполнения всех полей нажмите Проверка подключения. При правильных настройках система выдаст следующее сообщение «Успешное подключение! Все кажется правильно настроенным! »

Настройка сервера отправки почты
Настройка сервера отправки почты

Таким образом, после проведенных настроек, вы имеете два сервера отправки почты,

Список серверов отправки почты
Список серверов отправки почты

и два сервера входящей почты.

Список серверов входящей почты
Список серверов входящей почты

Проверка работы почты

Для того чтобы убедиться, что вы настроили все верно, создайте клиента с доступной для вас почтовым адресом и обменяйтесь с ним письмами. Например, создадим клиента «Сонар«, доступ к почтовому ящику которого мы имеем.

Тестовый клиент
Тестовый клиент

Напишем ему письмо, нажав Оправить письмо. Система подготовит письмо по шаблону, но вы можете его отредактировать по своему усмотрению. Обратите внимание, что язык, на котором подготовлен шаблон письма, соответствует языку, установленному в настройках клиента. После полной подготовки письма нажмите Отправить.

Отправка письма клиенту
Отправка письма клиенту

Письмо будет отправлено, а копия прикреплена к карточке клиента.

Письмо, прикрепленное к карточке клиента
Письмо, прикрепленное к карточке клиента

На стороне получателя письма оно выглядит следующим образом.

Письмо от пользователя Erp Foss
Письмо от пользователя Erp Foss

Ответ от  Сонар поступает в папку  #Входящие.

Ответ на письмо
Ответ клиента на письмо

Примечание: Получение писем происходит не мгновенно, так как система Erp Foss связывается с сервером входящей почты один раз в пять минут.

Настройка почтового адреса для отправки налоговой отчетности

Для отправки отчетов и получения подтверждений об их получении используется электронная почта. Отчеты, которые вы отправляете, поступают в виде почтовых сообщений в адрес Государственной фискальной службы (ГФС), указанный при настройке закладки Информация налоговой отчетности компанії.

Настройка адреса налоговой
Настройка адреса налоговой

Квитанции о том, что отчет доставлен или обработан ГФС, получаются в адрес компании, указанный в поле Email закладки Общая информация при настройке свойств компании.

Настройка адреса компании
Настройка адреса компании

Обратите внимание, что почтовый адрес сотрудника, который будет отправлять податкову звітність, должен совпадать с адресом компании, иначе отчетность не будут отправляться ГФС.

Почтовый адрес пользователя
Почтовый адрес пользователя