Налаштування

Налаштування системи

Введення

В цій статті ми розглянемо загальні налаштування системи, які потрібно провести до початку роботи з нею. Більшість налаштувань встановлені по замовчуванню і їх не потрібно змінювати. Тут буде описано проведення налаштувань, які важливі для коректної роботи системи. Для переходу в режим налаштувань виберіть пункт Налаштування.

Панель управління. Модуль Налаштування
Панель управління. Модуль Налаштування

Користувачі

В пункті меню Користувачі ви можете управляти безпосередньо користувачами системи, які будуть в ній працювати. При необхідності, користувачі можна об’єднувати в групи. В цьому модулі також проводяться налаштування даних вашої компанії (Фізичної Особи Підприємця).

Користувачі

По замовчуванню в системі буде встановлено користувача з тим ім’ям, яке ви ввели при початковій реєстрації в системі. Цей користувач має всі права на роботу з системою і доступ до всіх модулів системи. Вхід в систему від його імені проводиться по логіну і паролю, які співпадають з e-mail та паролем введеними при реєстрації в системі. Ім’я, яке було введено при реєстрації в систему буде друкуватися на документах, створених цим користувачем. Якщо вас не влаштовує це ім’я, перейменуйте його на ваше власне ім’я та прізвище.

Важливо! В разі, якщо ваш пароль, введений при початковій реєстрації не є надійним, то після першого входу в систему рекомендуємо змінити пароль користувача на пароль, який містить не менше шести символів. Пароль повинен бути надійним і містити букви та цифри. Запам’ятайте (запишіть) пароль. При створенні нових користувачів використовуйте надійні паролі.

Нового користувача в комерційній версії можна створити в разі, якщо ви сплатили за більш ніж одного користувача. В демонстраційній версії ви можете створити ще двох користувачів, крім користувача по замовчуванню.

замовчуванню
Користувач по замовчуванню

Для створення користувача натисніть Створити. Введіть його дані. В полі Назва краще ввести ПІБ. Ці дані будуть виводитися в усіх звітах та при відправленні повідомлень по електронній пошті вашим клієнтам. Поле Адреса ел. пошти буде використовуватися як Логін для входу в систему. В розділі Додаток виберіть права доступу цього користувача до модулів системи. Приклади прав доступу дані в опису кожного модуля. Наприклад, Закупівлі товарів. Розділ Технічні налаштування залиште без змін. Натисніть Зберегти.

Створення нового користувача в системі
Створення нового користувача в системі

Перейдіть на закладку Налаштування і встановіть мову, на якій буде працювати цей користувач.

Примітка: Краще, якщо всі користувачі в системі, будуть працювати на одній мові.

Встановлення мови спілкування
Встановлення мови спілкування

При створенні Користувача, система автоматично створює пов’язаного з ним партнера. Перейдіть по цьому посиланню.

Пов'язаний з користувачем партнер
Пов’язаний з користувачем партнер

Перейдіть на закладку Продаж та закупівля і зніміть чекбокс Це клієнт. Інакше ваш користувач буде відображатися в списку клієнтів. В поле Ел. пошта введіть дані електронної пошти вашого користувача. Якщо він не буде користуватися поштою з системи, то дані можуть бути фейковими, але вводити їх обов’язково. Більш докладно про те, як налаштувати електронну пошту для користувачів в статті “Налаштування поштової системи”.

Налаштування пов'язаного партнера
Налаштування пов’язаного партнера

Перейдіть назад на картку користувача і встановіть для нього пароль, натиснувши Змінити пароль. Далі введіть пароль, виконуючи умови, що описані вище, і збережіть його.

Встановлення паролю для користувача
Встановлення паролю для користувача

В іншому вікні браузера увійдіть в систему від імені цього користувача і переконайтесь, що всі налаштування зроблені правильно. Наприклад, якщо ви налаштували права користувача, як показано на малюнку нижче,

Користувач з правами продавця
Користувач з правами продавця

то, зайшовши від його імені ви побачите доступним тільки модуль Продаж.

Доступні модулі для продавця
Доступні модулі для продавця

Компанії

В пункті меню Компанії проведіть налаштування своїх даних. Для цього відкрийте вже існуючу компанію My Company і налаштуйте її, підставивши свої дані. Як налаштувати адресу електронної пошти для відправлення повідомлень від імені компанії описано в статті “Налаштування поштової системи“.

Заповнення даних вашої компанії
Заповнення даних вашої компанії

В разі якщо ви збираєтеся здавати податкову звітність з системи ФОП_ErpFoss, то налаштуйте розділ Податкова звітність, встановивши відповідний чекбокс на картці компанії. Дані по полю Ел.пошта розділу Державна фіскальна служба можна отримати на сайті http://sfs.gov.ua/elektronna-zvitnist/platnikam-podatkiv-pro/edina-adresa/. Це поштова адреса на яку будуть відправлятися податкові звіти. Наразі це адреса: zvit@sta.gov.ua. В полі Адреса субсайту... встановіть значення https://cabinet.sfs.gov.ua/contact   Далі налаштуйте електронну адресу, з якої ви будете відправляти звіти в Державну фіскальну службу.

Заповнення даних для здачі податкової звітності
Заповнення даних для здачі податкової звітності

Крім цього для друку банківських реквізитів в рахунках, які ви будете надавати вашим клієнтам, перейдіть в модуль Бухоблік/Налаштування/Банківські рахунки. Виберіть банк, заповніть по ньому дані та встановіть чекбокс За замовчуванням.

Встановлення банківського рахунку за замовчуванням
Встановлення банківського рахунку за замовчуванням

Тепер при друку рахунків та інших документів в формі будуть заповнюватися всі необхідні поля.

Друкована форма документу
Друкована форма документу

Імпорт

В даному пункті ви можете імпортувати дані про ваших партнерів та товари в систему. Скачайте файли, в яких наведено формат даних, введіть свої дані по тому ж формату та імпортуйте їх в систему, натиснувши кнопку Імпорт. Також дані можна ввести вручну.

Імпорт даних по партнерах та товарах
Імпорт даних в систему по партнерах та товарах

Приклад файла партнерів

Приклад файла товарів