Данная статья предназначена для тех, кто выбирает решение для внедрения электронного документооборота в своей организации или задумывается над модернизацией работ по делопроизводству в учреждении. Прежде всего, наш продукт — облачный документооборот — предлагается как SaaS (software as a service) решение. Таким образом, все программное обеспечение, ответственное за хранение и обработку информации, расположено на наших серверах и обслуживается нами. Вы (и сотрудники вашего предприятия) получаете к нему доступ через браузер или мобильное приложение.
Что это дает? Какие преимущества работы с документооборотом в облаке и какие потенциальные риски? Все эти вопросы мы рассмотрим далее.
Преимущества документооборота в облаке
Важное преимущество, конечно, ваша мобильность. Подключайтесь к системе в любой точке земного шара, когда вам удобно и любым устройством. Выгоды удаленной работы с облачным сервисом очевидны и актуальны в настоящее время как никогда.
К вашему устройству для работы с системой облачного электронного документооборота предъявляются минимальные требования. Для десктопа достаточно, чтобы был установлен лишь браузер, мы поддержали работы с офисными документами онлайн. Смартфон или планшетный ПК есть сейчас у каждого, в том числе и у ваших сотрудников.
Отсутствие расходов на инфраструктуру. Вам не нужно заботиться об установке серверного программного обеспечения, ответственного за хранение и обработку ваших документов. Вам не нужно заниматься технической поддержкой, в том числе модернизаций программного обеспечения, резервированием данных и защитой информации, — все это мы берем на себя и у нас есть большой опыт в этих вопросах.
Отсутствие расходов на обслуживающий персонал. Вам не понадобится системный администратор или другой высококвалифицированный специалист, обслуживающий систему. Это наша забота и ваша экономия средств.
Предлагаемая модель оплаты за наши услуги — помесячная абонплата — гораздо выгоднее, чем одномоментная покупка системы документооборота, как традиционного клиент-серверного ПО. Вы можете обращаться к нам за консультацией по работе — услуги техподдержки включены в абонплату, доступную всем.
Облачный документооборот. Факторы риска и безопасность
Конечно, при использовании любого ПО, особенно коллективной работе через интернет, существуют определенные факторы риска. Потенциально можем выделить среди них такие как:
— потеря или повреждение информации;
— несанкционированный доступ;
— злонамеренные действия сотрудников.
Чем может помочь здесь наше решение?
Защищенная база данных. Все давно уже привыкли и спокойной работают с такими SaaS решениями как, например, Google Drive и подобными. Мы предлагаем решение на базе системы Odoo, разрабатываемой международной корпорацией с огромным опытом и клиентской базой. У нашей компании, в свою очередь, большой опыт разработки программного обеспечения для крупного банковского бизнеса и госучреждений в Украине. Наш опыт может пригодится и вам.
Распределенный доступ. Вы сами настраиваете в системе доступ пользователям к той или иной информации, и решение позволяет достаточно гибко его настроить. Укажите, какие папки может видеть тот или иной сотрудник, какие документы может редактировать, а какие только просматривать. Это ограничит возможности по намеренному изменению информации. К тому же все действия в системе протоколируется, и вы всегда будет в курсе, кто автор тех или иных изменений.
Использование ЭЦП. Наш облачный документооборот поддерживает электронную цифровую подпись всех популярных провайдеров ЭЦП в Украине. Подпишите документ ЭЦП — это гарантировано защитит его от несанкционированных изменения и всегда можно проверить его авторство, в т.ч. и онлайн.
SSL-соединение. Весь обмен информацией между рабочими местами пользователей и сервером решение происходит по защищенному протоколу (SSL), вся передаваемая через интернет информация шифруется, так что вероятность ее перехвата — практически нулевая.
Выводы и рекомендации
Предлагаемое нами решение для облачного документооборота достаточно надежное и может быть рекомендовано всем коммерческим структурам и практически всем государственным организациям. Отдельным заказчикам, связанных с национальной безопасностью или работающих над поддержанием критически важной для государства инфраструктуры, мы готовы предложить размещение продукта на серверах заказчика.
Попробуйте поработать с облачным документооборотом прямо сейчас!
