- Что такое документооборот?
- Для каких задач используют СЭД
- Проблемы, которые решает документооборот
- Наше предложение
Прежде чем дать ответ «Кому нужен документооборот?», разберемся, что это такое, и зачем он нужен?
Что такое документооборот?
В общем смысле под документооборотом понимается жизненный цикл документов на предприятии/организации. Например, если документ — входящее письмо, сначала оно попадает в канцелярию (или к секретарю руководителя, деловоду), далее направляется на резолюцию руководителю. После наложения резолюции письмо направляется на исполнение в другие отделы. Возможно, в результате его исполнения появится другой документ — исходящее письмо-ответ. Документообороты различных видов документов отличаются, и могут порождать другие документы, например, на основании договора создаются счет-фактура и акт выполненных работ.
Еще сравнительно недавно говорили о традиционном (бумажном) документообороте и его альтернативе — электронном, который связан с документами на электронных носителях и средствами электронной доставки. В настоящее время, такое разделение уже неактуально. Современный документооборот по умолчанию электронный: даже если к вам пришло письмо на бумажном носителе, оно, как правило, оцифровывается (сканируется) и отправляется по локальной сети или через интернет всем заинтересованным сотрудникам.
Программное обеспечение, которое используется для реализации и поддержки документооборота на предприятии/в организации, называют системой электронного документооборота (СЭД). Обычно сейчас когда говорят о документообороте, подразумевают именно СЭД.
Для каких задач используют СЭД
Часто СЭД решает узкую задачу — централизованное хранение документов и предоставление доступа к ним. Но требование к СЭД может быть и шире — автоматизация бизнес-процессов организации: поддержка маршрутов документов, контроль исполнительской дисциплины, отчеты.
Для малого бизнеса и ФОП подойдет СЭД скорее как хранилище типовых документов (например, договоров). Для крупного бизнеса и госструктур актуальным будет использования системы документооборота для комплексной автоматизации рабочих процессов (бизнес-процессов) или, как говорят, workflow.
Проблемы, которые решает документооборот
Если у вас существуют ниже описанные проблемы, вам точно понадобится СЭД:
- ежедневная обработка большого количества входящих/исходящих писем;
- обширная внутренняя переписка на предприятии;
- необходимость отвечать на письма граждан и контролировать исполнение жалоб;
- сохранение коммерческой тайны и организация допуска сотрудников к документам;
- подтверждение авторства ваших документов с помощью ЭЦП.
Наше предложение
При регистрации в системе ERP FOSS мы предлагаем выбрать подходящее решение для работы: «Торговля», «Производство» или «Документооборот». Как решение «Торговля», так и «Документооборот» включают в себя функции электронного документооборота. Но есть отличия:
- в решении «Торговля» реализовано хранилище договоров и связанных с ними документов (доп. соглашения, акты и счета);
- в «Документообороте» предлагается работа как с входящей/исходяшей и внутренней корреспонденцией, так и договорами с учетом бизнес-процессов. Т.е. вы можете отправлять документы на согласование/резолюцию и подпись, отслеживать статусы документов и получать уведомления об их изменении. Также можно организовать доступ ваших сотрудников к тем или иным документам и указать возможность выполнения действий над ними (например, подписать документ).
Иными словами, если вы предприниматель или торгующее предприятие, выбирайте решение «Торговля». Если вы государственная организация или ваш бизнес связан с обработкой большого потока корреспонденции, выбирайте «Документооборот». При необходимости мы сможем объединить для вас функции нескольких решений ERP FOSS.
Зарегистрируйтесь и попробуйте поработать с документооборотом ERP FOSS бесплатно.
