- Що таке документообіг?
- Для яких завдань використовують СЕД
- Проблеми, які вирішує документообіг
- Наша пропозиція
Перш ніж дати відповідь “Кому потрібен документообіг?”, розберемося, що це таке, і навіщо він потрібен?
Що таке документообіг?
У загальному сенсі під документообігом розуміється життєвий цикл документів на підприємстві/організації. Наприклад, якщо документ – вхідний лист, спочатку воно потрапляє до канцелярії (або до секретаря керівника, діловода), далі прямує на резолюцію керівнику. Після накладення резолюції лист надсилається на виконання в інші відділи. Можливо, в результаті його виконання з’явиться інший документ – вихідний лист-відповідь. Документообіги для різних видів документів відрізняються і можуть породжувати інші документи, наприклад, на підставі договору створюються рахунок-фактура та акт виконаних робіт.
Ще порівняно недавно говорили про традиційний (паперовий) документообіг і його альтернативу – електронний, який пов’язаний з документами на електронних носіях та засобами електронної доставки. В даний час такий поділ вже неактуальний. Сучасний документообіг зазвичай електронний: навіть якщо до вас надійшов лист на паперовому носії, він, як правило, оцифровується (сканується) і відправляється через локальну мережу або інтернет всім зацікавленим співробітникам.
Програмне забезпечення, яке використовується для реалізації і підтримки документообігу на підприємстві/в організації, називають системою електронного документообігу (СЕД). Зазвичай зараз коли говорять про документообіг, мають на увазі саме СЕД.
Для яких завдань використовують СЕД
Часто СЕД вирішує завдання централізованого зберігання документів і надання доступу до них. Але вимога до СЕД може бути і ширше – автоматизація бізнес-процесів організації: підтримка маршрутів документів, контроль виконавчої дисципліни, звіти.
Для малого бізнесу і ФОП СЕД підійде швидше у якості сховища типових документів (наприклад, договорів). Для великого бізнесу і держструктур актуальним буде використання системи документообігу для комплексної автоматизації робочих процесів (бізнес-процесів) або, як кажуть, workflow.
Проблеми, які вирішує документообіг
Якщо у вас існують нижче описані проблеми, вам точно знадобиться СЕД:
- щоденна обробка великої кількості вхідних/вихідних листів;
- велика внутрішня переписка на підприємстві;
- необхідність відповідати на листи громадян і контролювати виконання скарг;
- збереження комерційної таємниці і організація допуску співробітників до документів;
- підтвердження авторства ваших документів за допомогою ЕЦП.
Наша пропозиція
Під час реєстрації в системі ERP FOSS ми пропонуємо обрати відповідне рішення для роботи: “Торгівля”, “Виробництво” або “Документообіг”. Як рішення “Торгівля”, так і “Документообіг” включають в себе функції електронного документообігу. Але є відмінності:
- в рішенні “Торгівля” реалізовано сховище договорів і пов’язаних з ними документів (доп. угоди, акти і рахунки);
- в “Документообігу” пропонується робота як з вхідною/вихідною та внутрішньої кореспонденцією, так і договорами з урахуванням бізнес-процесів. Тобто Ви можете відправляти документи на узгодження/резолюцію і підпис, відслідковувати статуси документів і отримувати повідомлення про їх зміну. Також можна організувати доступ ваших співробітників до тих чи інших документів та вказати можливість виконання дій над ними (наприклад, підписати документ).
Іншими словами, якщо ви підприємець або торгове підприємство, обирайте рішення “Торгівля”. Якщо ви державна організація або ваш бізнес пов’язаний з обробкою великої кількості кореспонденції, обирайте “Документообіг”. За необхідністю ми зможемо об’єднати для вас функції декількох рішень ERP FOSS.
Зареєструйтеся на сайті та спробуйте попрацювати з докуменнтообігом ERP FOSS безкоштовно.
