Электронная цифровая подпись
Поддержка ЭЦП от популярных провайдеров
Электронная цифровая подпись - это юридически значимое подтверждение целостности и подлинности ваших документов. Отправляйте письма и другие документы, подписании ЭЦП, как внутри, так и во вне вашей организации. Система поддерживает ЭЦП от наиболее популярных провайдеров в Украине.
Виртуальная структура организации
Ваш онлайн офис как на ладонях
Спроектируйте иерархическую структуру вашей организации или предприятия любого уровня сложности и вложенности. Создайте и введите сотрудников в виртуальные подразделения. Предоставьте им доступ к отдельным функциям системы в соответствии с их должностными обязанностями. Храните все данные о пользователях (должности, контакты и т.д.) в единых справочниках.
Учет электронных документов
Простой и понятный любому делопроизводителю
Создавайте и редактируйте регистрационно-контрольные карточки (РКК) входных и выходных писем, внутренних документов. Вам доступен быстрый поиск писем по их атрибутами с любого устройства через интернет. Поддерживаются журналы регистрации с гибкой настройкой нумерации электронных документов.
Резолюции и исполнение писем
Маршруты выполнения в подразделениях
Запускайте в работу маршруты исполнения документов, создавайте резолюции, подавайте их на утверждение руководителям и дальше по маршрутам исполнителям в подразделения. Отправляйте вашим сотрудникам на согласование проекты писем-ответов на входящие письма, связывайте входящие и исходящие письма между собой.
Офисные документы онлайн
Редактируйте документы в браузере
Вы можете вкладывать в карточки документов файлы популярных офисных электронных форматов (текстовый документ, электронная таблица, презентация). Данные документы можно создавать и редактировать непосредственно в браузере с помощью встроенного open source редактора Onlyoffice.
Программа для документооборота
Такие кардинальные изменения в деятельности компании, как переход от обычного документооборота к электронному, требуют серьезных обоснований. Эффективность документооборота у крупных организаций при внедрении ЭДО значительно возрастает. Из основных преимуществ, которые даёт сервис электронного документооборота на предприятии стоит отметить следующие:
- Улучшается оперативность обработки документов;
- Автоматизируются рутинные процессы документооборота;
- Нет необходимости в организации архивного отдела, оборудовании специальных помещений и найме персонала;
- Распределение доступа к информации с различными статусами. Существенно возрастает защищённость данных любого типа, начиная от пароля на вход в программу и заканчивая криптозащитой БД;
- Удаленный доступ для полноценной работы с документами.
Рассмотрим более подробно основные преимущества, которые может дать использование облачного ресурса ERP FOSS в аспекте организации делопроизводства на предприятии более подробно.
Скорость обработки документов
Обработка бумажной документации состоит из следующих процедур, для каждой из которых необходимо определенное количество времени:
- Распечатка необходимого количества копий;
- Регистрация в соответствующих журналах или картотеке;
- Согласование или визирование у руководства, зачастую у нескольких руководителей;
- Доставка адресату - курьером, по почте и т.п.;
- Контроль исполнения и сдача в архив.
ВАЖНО! Довольно часто подготовка документов для передачи исполнителю занимается больше времени, чем задание, которое им переписывается.
Электронный документ – это информация, передача которой осуществляется практически мгновенно по цифровым каналам. Одновременно с ним могут работать несколько человек, поэтому время, потраченное на согласования, сокращается на порядок.
Автоматизация
Программа электронного документооборота (ЭДО) – автоматизирует многие процессы, необходимые для правильного ведения документации. Начиная с регистрации, сортировки по категориям, контроля исполнения и заканчивая передачей в архив. При этом, автоматические действия могут настраиваться в зависимости от требований организации и типа документа. Кроме того, программа ведет сбор информации по всему персоналу и её аналитическую обработку. Что значительно улучшает степень контроля и качеств управления, а также позволяет более взвешенно принимать кадровые решения.
Безопасность
Для обеспечения надлежащей степени безопасности хранения бумажных архивов необходимы помещения со специализированной мебелью, металлические шкафы, а в особых случаях сейфы. Электронный документооборот имеет следующие преимущества в плане безопасности:
- Шифрование данных, как при хранении, так и при пересылке. Современные способы криптографической защиты полностью исключают возможность несанкционированного доступа к информации;
- Цифровая подпись ЭЦП онлайн - подтверждает подлинность электронного документа, а также позволяет протоколировать действия ответственных сотрудников;
- Сохранность данных - обеспечивается современными средствами резервного копирования и восстановления информации. Использование RAID массивов жестких дисков для хранения данных предотвращает их частичную или полную утрату даже при выходе из строя части оборудования.
Универсальность
Компания ERP FOSS предоставляет несколько вариантов настройки ЭДО. Начиная с обычного офисного документооборота и заканчивая более специализированными вариантами, например, программа для ведения складского учета.