Регистрация документов. Журналы
В этой главе рассмотрим все основные вопросы, связанные с регистрацией документов в системе.
Настройка журнала регистрации документов
За каждым типом документов в системе закреплен свой журнал регистрации. Этот журнал используется для учета документов данного типа и выдачи им геристрационного номера.
Обычно журнал используется в течении года, а на следующий создается новый.
Для того, чтобы иметь возможность работать с журналами, пользователю необходимо выдать доступ уровня Менеджер.
После того как был выдан доступ к журналам регистрации, пользователь увидит их список в разделе Журналы.
По-умолчанию в системе уже заведены несколько основных журналов:
Рассмотрим основные поля журнала на примере Журнала входящей корреспонденции.
Журнал входящей корреспонденции
| Наименование поля | Описание |
|---|---|
| Имя | Название журнала |
| Код | По этому коду система определяет, какой журнал использовать при создании документа |
| Период | Период для списания документа в папку |
| Нумератор | Ссылка на нумератор документа |
Вкладка «Корреспонденция»
На этой вкладке показаны все документы которые были зарегистрированы при помощи данного журнала.
Вкладка «Регистрация»
На этой вкладке отображаются все дополнительные регистрационные записи которые были созданы на вкладке «Регистрация» документа за которым закреплен данный журнал.
Нумератор документа
Нумератор используется для автоматического формирования регистрационного номера документа.
Для редактирования нумератора кликните по соотв. ссылке журнала регистрации.
Рассмотрим нумератор на примере нумератора входящей корреспонденции.
| Наименование поля | Описание |
|---|---|
| Префикс | Шаблон формирования префикса регистационного номера для документа |
| Суффикс | Шаблон формирования суффикса регистационного номера для документа |
| Использовать для формирования подпоследовательности… | |
| Размер последовательности | Количество разрядов в номере (001) — 3 |
| Шаг | Интервал через который выдаются номера |
| Следующее число | Следующий номер, который будет выдан новому документу при создании |
Регистрационный номер документа формируется из Префикса, Номера и Суффикса.
Предположим, нам необходимо сформировать номер следующего вида:
Входящее письмо №14 от 10.01.2020 14:01:23
Для этого нужно с помощью журнала нумерации открыть Нумератор пользователем с правами администратора системы:
Для решения данной задачи нам будет достаточно ввести текст «Входящее письмо №» в поле Префикс, и от «%(day)s.%(month)s.%(year)s %(h24)s:%(min)s:%(sec)s» в поле Суффикс.
После этого можно создать входящее письмо, которому уже будет присвоен номер в указанном нами формате.
