Регистрация документов. Журналы

В этой главе рассмотрим все основные вопросы, связанные с регистрацией документов в системе.

Настройка журнала регистрации документов

За каждым типом документов в системе закреплен свой журнал регистрации. Этот журнал используется для учета документов данного типа и выдачи им геристрационного номера.

Обычно журнал используется в течении года, а на следующий создается новый.

Для того, чтобы иметь возможность работать с журналами, пользователю необходимо выдать доступ уровня Менеджер.

Доступ к журналу регистрации документов

После того как был выдан доступ к журналам регистрации, пользователь увидит их список в разделе Журналы.

По-умолчанию в системе уже заведены несколько основных журналов:

Список журналов регистрации документов в сэд

Рассмотрим основные поля журнала на примере Журнала входящей корреспонденции.

Журнал входящей корреспонденции

Журнал вхідної кореспонденції

Наименование поляОписание
ИмяНазвание журнала
КодПо этому коду система определяет, какой журнал использовать при создании документа
ПериодПериод для списания документа в папку
НумераторСсылка на нумератор документа

Вкладка «Корреспонденция»
На этой вкладке показаны все документы которые были зарегистрированы при помощи данного журнала.

Вкладка «Регистрация»
На этой вкладке отображаются все дополнительные регистрационные записи которые были созданы на вкладке «Регистрация» документа за которым закреплен данный журнал.

Нумератор документа

Нумератор используется для автоматического формирования регистрационного номера документа.

Для редактирования нумератора кликните по соотв. ссылке журнала регистрации.

Рассмотрим нумератор на примере нумератора входящей корреспонденции.

Нумератор входящей корреспонденции

Наименование поляОписание
ПрефиксШаблон формирования префикса регистационного номера для документа
СуффиксШаблон формирования суффикса регистационного номера для документа
Использовать для формирования подпоследовательности…
Размер последовательностиКоличество разрядов в номере (001) — 3
ШагИнтервал через который выдаются номера
Следующее числоСледующий номер, который будет выдан новому документу при создании

Регистрационный номер документа формируется из Префикса, Номера и Суффикса.

Формат регистрационного номера документа

Предположим, нам необходимо сформировать номер следующего вида:

Входящее письмо №14 от 10.01.2020 14:01:23

Для этого нужно с помощью журнала нумерации открыть Нумератор пользователем с правами администратора системы:

Для решения данной задачи нам будет достаточно ввести текст «Входящее письмо №» в поле Префикс, и от «%(day)s.%(month)s.%(year)s %(h24)s:%(min)s:%(sec)s» в поле Суффикс.

Шаблон формирования регистрациионного номера

Сохраненная последовательность нумерации

После этого можно создать входящее письмо, которому уже будет присвоен номер в указанном нами формате.

Сформированный регистрационный номер документа

Behance Link to Behance Codepen Link to Codepen Facebook Link to Facebook Google Plus Link to Google Plus LinkedIn Link to LinkedIn Email Email Pinterest Link to Pinterest Twitter Link to Twitter YouTube Link to YouTube Call Now Button