Реєстрація документів. Журнали

У цьому розділі розглянемо питання, пов’язані з реєстрацією документів в системі.

Налаштування журналу реєстрації документів

За кожним типом документів в системі закріплений свій журнал реєстрації. Цей журнал використовується для обліку документів даного типу і видачі їм реєстраціонного номеру.

Зазвичай журнал використовується протягом року, а на наступний рік створюється новий.

Для того, щоб мати можливість працювати з журналами, користувачеві необхідно мати доступ рівня Керівник.

Доступ до журналів реєстрації документів

Після того як був виданий доступ до журналів реєстрації, користувач побачить їх список в розділі Журнали.

За замовчуванням в системі вже заведені кілька основних журналів:

Реєстрація документів в документообігу. Список журналів реєстрації

Розглянемо основні поля журналу на прикладі Журналу вхідної кореспонденції.

Журнал вхідної кореспонденції

Журнал вхідної кореспонденції

Найменування поляОпис
Ім’яНазва журналу
КодЗа цим кодом система визначає, який журнал використовувати при створенні документа
ПеріодПеріод для списання документа в папку (“з – по” визначену дату )
НумераторПосилання на нумератор документа

Вкладка “Листи”
На цій вкладці показані всі документи, які були зареєстровані за допомогою даного журналу.

Вкладка “Реєстрація”
На цій вкладці відображаються всі додаткові реєстраційні записи, які були створені на вкладці “Реєстрація” документа, за яким закріплений даний журнал.

Нумератор документа

Нумератор використовується для автоматичного формування реєстраційного номера документа.

Для редагування нумератора клікніть на відповідному посиланні у журналу реєстрації.

Розглянемо нумератор на прикладі нумератора вхідної кореспонденції.

Нумератор вхідної кореспонденції

Найменування поляОпис
ПрефіксШаблон формування префікса регістаціонного номера для документа
СуфіксШаблон формування суфікса регістаціонного номера для документа
Використовувати для формування підпослідовності …
Розмір послідовностіКількість розрядів в номері (001) – 3
КрокІнтервал через який видаються номера
Наступне числоНаступний номер, який буде виданий новому документу при створенні

Реєстраційний номер документа формується з Префіксу, Самого номеру та Суфіксу.

Формат реєстраційного номера

Припустимо, нам необхідно сформувати номер такого вигляду:

Вхідний лист №14 від 10.01.2020 14:01:23

Для цього потрібно відкрити Нумератор користувачем з правами адміністратора системи:

Для вирішення даного завдання нам буде достатньо ввести текст “Вхідний лист №” в поле Префікс і “від %(day)s.%(Month)s.%(Year)s%(h24)s:%(min)s:%(sec)s” в поле Суфікс.

Шаблон формування реєстраційного номера

Збережена послідовність нумерації

Після цього від користувача-виконавця можна створити вхідний лист, якому вже буде присвоєно номер в зазначеному нами форматі.

Сформований реєстраційний номер в документі

Behance Link to Behance Codepen Link to Codepen Facebook Link to Facebook Google Plus Link to Google Plus LinkedIn Link to LinkedIn Email Email Pinterest Link to Pinterest Twitter Link to Twitter YouTube Link to YouTube Call Now Button