Работа с входящей корреспонденцией

В данной главе рассмотрены все возможности по работе с письмами (посылками, бандеролями), пришедшими в вашу организацию (входящими).

Права доступа

Работать с входящими могут пользователи, у которых в настройках прав доступа для функции Кореспонденция указана роль Сотрудник или Менеджер. Пользователь с ролью Сотрудник сможет создавать и редактировать только свои письма, Менеджеру доступно редактирование писем, созданных другими пользователями.

Таким образом, рекомендуем давать роль Менеджера пользователям системы, которые в вашей организации являются сотрудниками канцелярии.

Типовой процесс обработки входящих

Типовая схема работы с входящими предполагает следующие этапы:

• создание и заполнение карточки входящего письма;
• создание резолюции к письму, утверждение ее руководителем;
• исполнение резолюции.

Работа с карточкой письма

Создание и заполнение карточки

Перейдите в папку Входящие и нажмите Создать.

Появится карточка письма (РКК — регистрационно-контрольная карточка входящего письма):

Рассмотрим детально назначение каждого из полей карточки документа.

Поля, отмеченные *, — обязательны для заполнения. Часть из них заполняется автоматически.

Кроме того, карточка содержит ряд закладок, предназначеных для дополнительной информации о входящем. Рассмотрим назначение этих закладок:

Ниже подробнее о некоторых вкладках.

Вложения

Вы можете приложить к карточке документа сколько угодно файлов. Для этого воспользуйтесь меню Вложения на карточке письма:

Можно как добавить любой файл с диска, так и создать документ Open office (текстовый, электронную таблицу или презентацию) и приложить его к карточке письма.

Работа с документами Open Office

Для создания документа Open Office выберите в меню Вложения пункт Создать документ (или таблицу/презентацию), появится диалог ввода имени документа:

Введите имя и нажмите ОК, откроется окно встроенного редактора Open Office:

Отредактируйте файл. Он автоматически добавится во вложения, которые можно увидеть на закладке карточки:

Вкладка «Инофрмация о пересылке»

На этой вкладке вы можете указать данные о посылке/бандероли.

Вкладка «Cвязанная корреспонденция»

На вкладке «Связанная корреспонденция» отображаются все письма, в которых данное письмо указано как связанное.

Вкладка «Внутренние получатели»

В случае, если вы хотите уведомить сотрудников вашей организации о пришедшем письме, выберите их на этой вкладке.

Печать карточки

Для вывода карточки на печать выберите пункт меню:

Карточка будет распечатана в PDF-файл.

Удаление документа и др. действия

Для удаления документа воспользуйтесь меню Действие.

С помощью данного меню можно также поделиться данным письмом с другими пользователями, а также создать документ-копию текущего документа.

Закладка «ЭЦП»

Действия с этой закладкой рассмотрены в отдельной статье.

Работа с резолюциями. Исполнение входящего

После создания и сохранения карточки письма оно находится в статусе черновика со своим регистрационным номером (нумерация подробнее рассмотрена в отдельной главе). Далее его следует перевести в статус Получено, нажав на одноименную кнопку на карточке письма. Есть возможность выбрать «Получено Возврат» и «Получено Повреждено» — для случаев, когда пришешее письмо (или посылка) була по какой-либо причине отклонена (забракована).

В результате письму в статусе «Получено» присваивается регистрационный номер (работа с регномерами подробнее рассмотрена в отдельной главе).

Далее письмо можно отправить на исполнение, используя механизм резолюций.

Создание резолюции

Для создания резолюции к документу нажмите на кнопку:

Далее появится форма создания/редактирования резолюции:

В поле Автор укажите автора резолюции, если необходимо, чтобды резолюция отправилсь сначала на утверждение этому сотруднику. Например, вы — деловод создали резолюцию, указали в качестве автора своего руководителя. В таком случае после запуска резолюции на исполнения, она сначала попадет на утверждение руководителю. В противном случае отправится непосредственно тот автора.

В поле Содержание резолюции введите краткое описание, что нужно выполнить по данному документу в целом.

Далее в таблице исполнителей следует указать сотрудников, которые будут исполнять резолюцию с конкретным заданием и сроком исполнения. Задание можно поставить как конкретному сотруднику, так и на отдел. В последнем случае оно придет всем сотрудникам отдела.

Сохраните резолюцию, нажмите Запустить маршрут, резолюция будет отправлена исполнителям или на утверждение Автору.

Утверждение резолюции

Сотрудник, который утверждает резолюции, придет уведомление о новой резолюции, поступившей на его рассмотрение:

Кликнув по ссылке, откроется карточка самой резолюции:

У вас есть возможность внести изменения в резолюцию — кнопка Редактировать. Вы можете добавить новых исполнителей, изменить задания, сроки. После сохранения изменений нажмите Утвердить. Если вы не согласны с резолюцией, нажмите Отменить.

После того, как резолюция будет утверждена, она получит статус На исполнении и все задания по ней будут доставлены исполнителям.

Список доступных вам резолюций можно увидеть с помощью меню Исполнение/Резолюции.

Исполнение заданий по резолюции

Когда исполнителю придет уведомление о нововом задании, кликните по нему, чтобы открыть карточку задания:

Нажмите Взять на исполнение, чтоб начать исполнение входящего. Если задание было поставлено на отдел, то таким образом вы подтвердите свое участие в исполнении задания, т.е. станете его исполнителем.

После того как вами будут выпонены работы, связанные с заданием, необходимо отчитаться об исполнении. Для этого нажмите Редактировать на карточке задания и введите свой отчет.

При необходимости можно вложить файлы к карточке задания. Далее нажмите Сохранить и Выполнить. Таким образом задание перейдет в статус Выполнено:

Посмотреть состояние всех документов, в процессе работы над которыми вы прнимаете участие можно с помощью меню Исполнение/На исполнении, для удобства выбрав представление в виде канбана:

Вы можете выбрать задачу для просмотра/исполнения прямо из этого канбана.