Работа с входящей корреспонденцией

В данной главе рассмотрены все возможности по работе с письмами (посылками, бандеролями), пришедшими в вашу организацию (входящими).

Права доступа

Работать с входящими могут пользователи, у которых в настройках прав доступа для функции Кореспонденция указана роль Сотрудник или Менеджер. Пользователь с ролью Сотрудник сможет создавать и редактировать только свои письма, Менеджеру доступно редактирование писем, созданных другими пользователями.

Таким образом, рекомендуем давать роль Менеджера пользователям системы, которые в вашей организации являются сотрудниками канцелярии.

Типовой процесс обработки входящих

Типовая схема работы с входящими предполагает следующие этапы:

  • создание и заполнение карточки входящего письма;
  • создание резолюции к письму, утверждение ее руководителем;
  • исполнение резолюции.

Работа с карточкой письма

Создание и заполнение карточки

Перейдите в папку Входящие и нажмите Создать.

Папка для входящих онлайн системы документооборота

Появится карточка письма (РКК — регистрационно-контрольная карточка входящего письма):

Карточка входящего письма

Рассмотрим детально назначение каждого из полей карточки документа.

Наименование поляОписание
Содержание*Краткое содержание письма
Дата документа*Дата регистрации документа в организации, которая отправила письмо
Индекс документа*Регистрационный номер документа в организации, которая отправила письмо
Отправитель*Организация-отправитель письма. Выбирается из справочника, запись может быть создана в процессе заполнения карточки
Способ отправкиКаким образом письмо было доставлено получателю (DHL, USPS, Новая Почта) — выбирается из справочника
Дата регистрации*Дата регистрации документа в вашей организации
Получатель*Организация-получатель письма
ТипТип корреспонденции (например, письмо или бандероль), справочное поле
ПапкаПапка куда будет списан документ, справочное поле
Связанная корреспонденцияСсылка на другое письмо, связанное с данным
ОтметкиКлассификация корреспонденции (например, срочное, дсп и т.д.), справочное поле

Поля, отмеченные *, — обязательны для заполнения. Часть из них заполняется автоматически.

Кроме того, карточка содержит ряд закладок, предназначеных для дополнительной информации о входящем. Рассмотрим назначение этих закладок:

Наименование закладкиНазначение
ПримечаниеДля ввода дополнительной информации
Информация о пересылкеДля ввода данных о бандероли
Связанная корреспонденцияИнформация о связанных с данным письмах]
Внутренние получателиДля уведомления других сотрудников о данном письме
РегистрацияРегистрационные записи
ВложенияИнформация о вложенных в письмо файлах
РезолюцииЗаписи о наложенных на письмо резолюциях

Ниже подробнее о некоторых вкладках.

Вложения

Вы можете приложить к карточке документа сколько угодно файлов. Для этого воспользуйтесь меню Вложения на карточке письма:

Вложенные в письмо документы

Можно как добавить любой файл с диска, так и создать документ Open office (текстовый, электронную таблицу или презентацию) и приложить его к карточке письма.

Работа с документами Open Office

Для создания документа Open Office выберите в меню Вложения пункт Создать документ (или таблицу/презентацию), появится диалог ввода имени документа:

Создание документа Open Office

Введите имя и нажмите ОК, откроется окно встроенного редактора Open Office:

Работа с документами Open Office

Отредактируйте файл. Он автоматически добавится во вложения, которые можно увидеть на закладке карточки:

Закладка для вложений

Вкладка «Инофрмация о пересылке»

На этой вкладке вы можете указать данные о посылке/бандероли.

Информация о посылке

Наименование поляОписание
Дата отправкиДата отправки из организации-отправителя
РазмерРазмер пакета
ВесВес пакета
Номер отслеживанияНомер, по которому можно отслеживать положение посылки
Ссылка для экспедитораНомер посылки для экспедитора
Дата полученияДата получения документа в вашей организации

Вкладка «Cвязанная корреспонденция»

На вкладке «Связанная корреспонденция» отображаются все письма, в которых данное письмо указано как связанное.

Связанные письма

Вкладка «Внутренние получатели»

В случае, если вы хотите уведомить сотрудников вашей организации о пришедшем письме, выберите их на этой вкладке.

Внутренние получатели

Наименование поляОписание
ОтделЕсли вы хотите уведомить весь отдел, выберите его в этом поле
СотрудникиСписок сотрудников, которых необходимо уведомить
Копия отделамСписок отделов, которым будет отправлена копия уведомления
Копия сотрудникамСписок получателей, которым будет отправлена копия уведомления

Печать карточки

Для вывода карточки на печать выберите пункт меню:

Печать РКК

Карточка будет распечатана в PDF-файл.

Удаление документа и др. действия

Для удаления документа воспользуйтесь меню Действие.

Меню Действие

С помощью данного меню можно также поделиться данным письмом с другими пользователями, а также создать документ-копию текущего документа.

Закладка «ЭЦП»

Действия с этой закладкой рассмотрены в отдельной статье.

Работа с резолюциями. Исполнение входящего

После создания и сохранения карточки письма оно находится в статусе черновика со своим регистрационным номером (нумерация подробнее рассмотрена в отдельной главе). Далее его следует перевести в статус Получено, нажав на одноименную кнопку на карточке письма. Есть возможность выбрать «Получено Возврат» и «Получено Повреждено» — для случаев, когда пришешее письмо (или посылка) була по какой-либо причине отклонена (забракована).

В результате письму в статусе «Получено» присваивается регистрационный номер (работа с регномерами подробнее рассмотрена в отдельной главе).

Далее письмо можно отправить на исполнение, используя механизм резолюций.

Создание резолюции

Для создания резолюции к документу нажмите на кнопку:

Кнопка Новая резолюция

Далее появится форма создания/редактирования резолюции:

Заполненная резолюция

В поле Автор укажите автора резолюции, если необходимо, чтобды резолюция отправилсь сначала на утверждение этому сотруднику. Например, вы — деловод создали резолюцию, указали в качестве автора своего руководителя. В таком случае после запуска резолюции на исполнения, она сначала попадет на утверждение руководителю. В противном случае отправится непосредственно тот автора.

В поле Содержание резолюции введите краткое описание, что нужно выполнить по данному документу в целом.

Далее в таблице исполнителей следует указать сотрудников, которые будут исполнять резолюцию с конкретным заданием и сроком исполнения. Задание можно поставить как конкретному сотруднику, так и на отдел. В последнем случае оно придет всем сотрудникам отдела.

Сохраните резолюцию, нажмите Запустить маршрут, резолюция будет отправлена исполнителям или на утверждение Автору.

Утверждение резолюции

Сотрудник, который утверждает резолюции, придет уведомление о новой резолюции, поступившей на его рассмотрение:

Уведомление про пришедшую на утверждение резолюцию

Кликнув по ссылке, откроется карточка самой резолюции:

Карточка резолюции. Утверждение

У вас есть возможность внести изменения в резолюцию — кнопка Редактировать. Вы можете добавить новых исполнителей, изменить задания, сроки. После сохранения изменений нажмите Утвердить. Если вы не согласны с резолюцией, нажмите Отменить.

После того, как резолюция будет утверждена, она получит статус На исполнении и все задания по ней будут доставлены исполнителям.

Карточка резолюции. На исполнении

Список доступных вам резолюций можно увидеть с помощью меню Исполнение/Резолюции.

Получить информацию про имеющиеся резолюции

Исполнение заданий по резолюции

Когда исполнителю придет уведомление о нововом задании, кликните по нему, чтобы открыть карточку задания:

Исполнение входящего. Задание

Нажмите Взять на исполнение, чтоб начать исполнение входящего. Если задание было поставлено на отдел, то таким образом вы подтвердите свое участие в исполнении задания, т.е. станете его исполнителем.

После того как вами будут выпонены работы, связанные с заданием, необходимо отчитаться об исполнении. Для этого нажмите Редактировать на карточке задания и введите свой отчет.

Отчет по исполнению

При необходимости можно вложить файлы к карточке задания. Далее нажмите Сохранить и Выполнить. Таким образом задание перейдет в статус Выполнено:

Посмотреть состояние всех документов, в процессе работы над которыми вы прнимаете участие можно с помощью меню Исполнение/На исполнении, для удобства выбрав представление в виде канбана:

Канбан заданий на исполнение

Вы можете выбрать задачу для просмотра/исполнения прямо из этого канбана.

Behance Link to Behance Codepen Link to Codepen Facebook Link to Facebook Google Plus Link to Google Plus LinkedIn Link to LinkedIn Email Email Pinterest Link to Pinterest Twitter Link to Twitter YouTube Link to YouTube Call Now Button