Электронный документооборот онлайн

Введение

Модуль Документооброт — программное обеспечение, реализующее электронный документооборот онлайн для вашего учреждения. Модуль разработан на отрытой платформе Odoo, с его помощью вы сможете быстро подключить сотрудников вашей организации к единой защищенной базе документов, находящейся в интернете.

С использованием данного модуля вам станет доступно управление делопроизводством предприятия: создание и регистрация входящих и исходящих писем, а также внутренних документов. Вы сможете отправлять документы руководителям на утверждение и накладывать резолюции, исполнять документы и отчитываться по ним и совершать другие действия. Ниже кратко рассмотрены все возможности при работе с программой документооборота онлайн.

Управление подразделениями и пользователями

Первоначальное создание пользователей — сотрудников вашей организации выполняет администратор (владелец аккаунта, который получил учетные данные при регистрации на нашем сайте). Администратору доступны все функции по управлению пользователями, подразделениями и другими справочниками программы. Администратор также может работать с настройками платформы Odoo: управлять набором модулей и настраивать различные функции.

Как владелец аккаунта, вы можете назначить администраторами других пользователей и дать им все права в программе или дать отдельным пользователям права на управление отдельными возможностями программы.

С помощью справочника «Сотрудники» можно создать новых пользователей — сотрудников вашего предприятия:

Между сотрудниками можно установить иерархию «руководитель — исполнители», таким образом, построив аналог организационной структуры Вашего предприятия (учреждения):

Параллельно создаются и виртуальные подразделения, к которым относятся сотрудники:

Ключевой момент — задание прав доступа пользователей в соответствии с их должностными обязанностями в организации. Выполняется с помощью справочника «Настройки»:

Выбирая приложение и уровень доступа («Сотрудник», «Менеджер», «Администратор» и др. — в порядке возрастания прав), Вы определяете, какие элементы панели управления будут доступны выбранному сотруднику, а также его функциональные возможности.

Можно, например, вашему делопроизводителю дать максимальные права на управление регистрациями документов, руководителю — на резолюции, а сотруднику отдела кадров — на управление доступом для других пользователей. Таким образом, делегировать часть возможностей администратора другим сотрудникам для эффективной организации работ в программе.

В настройках пользователей также можно задать пароль для входа и пригласить их использовать электронный документооборот онлайн.

Входящие, исходящие и внутренние документы

Если вы настроили пользователю доступ к почтовой корреспонденции и внутренним документам, он в своей панели управления увидит список видов документов:

«Входящие» и «Исходящие» — это входящие и исходящие письма организации из классического документооборота, «Внутренние» — внутренние документы предприятия (приказы, распоряжения руководства, служебные записки и т.п.).

Открыв выбранный из списка документ, видим его реквизиты:

К карточке входящего письма можно приложить файлы, установить связи между письмами (входящее — ответ на исходящее и т.п.), указать папку для удобства фильтрации, а также задать другие реквизиты. Аналогичные возможности для исходящих и внутренних.

Регистрация писем, журналы

Создав черновик письма, вы уже резервируете для него регистрационный номер, который создается автоматически в соответствии с заданными настройками. Вся информация о регистрациях хранится в журналах по видам документов:

Администратор программы может настроить шаблон регистрационного номера, вида (префикс) — (порядковый номер) — (суффикс номера документа):

Резолюции, исполнение документов

Еще одна функция «классического» электронного документооборота — резолюции руководства по документам. Если у пользователя есть права управления резолюциями, он может от своего имени или же от имени другого пользователя — руководителя создать резолюцию по документу и прописать его исполнение:

Например, секретарь (делопроизводитель) создал резолюцию на входящее письмо от имени сотрудника-руководителя и отправил документ на исполнение. Прежде всего данный документ попадет на утверждение руководителю:

Вы сможете полностью контролировать, какие действия совершались над выбранным документом и какими сотрудниками:

После утверждения резолюции, письмо отправляется на исполнение (исполнителями могут быть как отдельные сотрудники, так и подразделения). В процессе исполнения будет меняться статус документа у сотрудников, участвующих в работе над ним. Маршрут исполнения документов наглядно предствляется в виде канбана:

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

У вас есть возможность подписать файлы, вложенные в электронную карточку документа, с помощью ЭЦП. В системе поддерживается цифровая подпись от всех известных в Украине провайдеров.

Вы можете проверить валидность подписи, а также скачать сертификат открытого ключа и проверить его на каком-либо внешнем сервисе.

Вложения. Офисный онлайн редактор

К любому документу, письму могут быть приложены файлы популярных офисных форматов (текстовый документ, электронная таблица, презентация). Карточку документа также можно отправить на печать в виде pdf-файла.

Файлы можно добавить как с вашего компьютера, так и создать непосредственно из карточки документа. В программу встроен open-source редактор Only Office, с помощью которого вы сможете редактировать любые офисные документы: