Електронний цифровий підпис
Підтримка ЕЦП від популярних провайдерів
Електронний цифровий підпис - це юридично значиме підтвердження цілісності та автентичності ваших документів. Відправляйте листи та інші документи, підписанні ЕЦП, як всередині, так і зовні вашої організації. Система підтримує ЕЦП від найбільш популярних провайдерів в Україні.
Віртуальна структура організації
Ваш онлайн офіс як на долонях
Спроектуйте ієрархічну структуру вашої організації чи підприємства будь-якого рівня складності та вкладеності. Створіть та уведіть співробітників до віртуальних підрозділів. Надайте їм доступ до окремих функцій системи відповідно до їх посадових обов'язків. Зберігайте всі данні про користувачів (посади, контакти, тощо) у єдиних довідниках.
Облік електронних документів
Простий та зрозумілий будь-якому діловоду
Створюйте та редагуйте реєстраційно-контрольні картки (РКК) вхідних та вихідних листів, внутрішніх документів. Вам доступний швидкий пошук листів за їх атрибутами з будь-якого пристрою через інтернет. Підтримуються журнали реєстрації з гнучким налаштуванням нумерації електронних документів.
Резолюції та виконання листів
Маршрути виконання у підрозділах
Запускайте у роботу маршрути виконання документів, створюйте резолюції, подавайте їх на утвердження керівникам та далі за маршрутом виконавцям у підрозділи. Відправляйте на погодження проекти листів-відповідей на вхідні листи вашим співробітникам, пов'язуйте вхідні та вихідні листи між собою.
Офісні документи онлайн
Редагуйте документи у браузері
Ви можете вкладати до карток документів файли найпоширеніших офісних електронних форматів (текстовий документ, електронна таблиця, презентація). Дані документи можна створювати та редагувати безпосередньо у браузері за підтримкою вбудованого open source редактору Onlyoffice.
Програма для документообігу
Такі кардинальні зміни в діяльності компанії, як перехід від звичайного документообігу до електронного, вимагають серйозних обґрунтувань. Ефективність документообігу у великих організаціях після впровадження СЕД значно зростає. З основних переваг, що дає сервіс електронного документообігу на підприємстві варто відзначити наступні:
- Покращується оперативність обробки документів;
- Автоматизуються рутинні процеси документообігу;
- Немає необхідності в організації архівного відділу, спеціальних приміщеннях і найму персоналу;
- Розподіл доступу до інформації з різними статусами. Істотно зростає захищеність даних будь-якого типу, починаючи від пароля на вхід до програми і закінчуючи криптозахистом БД;
- Віддалений доступ для повноцінної роботи з документами.
Розглянемо докладніше основні переваги, які може дати використання хмарного ресурсу ERP FOSS організації діловодства на підприємстві.
Швидкість обробки документів
Обробка паперової документації складається з наступних процедур, для кожної з яких необхідна певна кількість часу:
- Роздрукування необхідної кількості копій;
- Реєстрація у відповідних журналах або картотеці;
- Погодження або візування документів у керівництва, часто у декількох керівників;
- Доставка документу адресату - кур'єром, поштою і т.п .;
- Контроль виконання та здача до архіву.
ВАЖЛИВО! Досить часто підготовка документів для передачі виконавцю займається більше часу, ніж завдання, яке їм призначається.
Електронний документ - це інформація, передача якої здійснюється практично миттєво за допомогою цифрових каналів. Одночасно з ним можуть працювати кілька людей, тому час, витрачений на узгодження, скорочується на порядок.
Автоматизація
Програма електронного документообігу (ЕДО) - автоматизує багато процесів, необхідних для правильного ведення документації. Починаючи з реєстрації, сортуванню за категоріями, контролю виконання і закінчуючи передачею до архіву. При цьому автоматичні дії можуть налаштовуватися в залежності від вимог організації та типу документа. Крім того програма веде збір інформації щодо всього персоналу та її аналітичну обробку. Що значно покращує ступінь контролю і якість управління, а також дозволяє більш виважено приймати кадрові рішення.
Безпека
Для забезпечення належного ступеня безпеки зберігання паперових архівів необхідні приміщення з спеціалізованими меблями, металеві шафи, а в особливих випадках сейфи. Електронний документообіг має наступні переваги у плані безпеки:
- Шифрування даних, як при зберіганні, так і при пересиланні. Сучасні способи криптографічного захисту повністю виключають можливість несанкціонованого доступу до інформації;
- Цифровий підпис ЕЦП онлайн - підтверджує справжність електронного документа, а також дозволяє протоколювати дії відповідальних співробітників;
- Збереження даних - забезпечується сучасними засобами резервного копіювання та відновлення інформації. Використання RAID масивів жорстких дисків для зберігання даних запобігає їх часткову або повну втрату навіть при виході з ладу частини обладнання.
Універсальність
Компанія ERP FOSS надає кілька варіантів налаштування СЕД. Починаючи із звичайного офісного документообігу і закінчуючи більш спеціалізованими варіантами, наприклад, програма для ведення складського обліку.