Работа с исходящей корреспонденцией

В данной главе рассмотрены все возможности по работе с письмами (посылками, бандеролями), которые отправляются из вашей организации (исходящими).

Права доступа

Работать с исходящими могут пользователи, у которых в настройках прав доступа для функции Кореспонденция указана роль Сотрудник или Менеджер. Пользователь с ролью Сотрудник сможет создавать и редактировать только свои письма, Менеджеру доступно редактирование писем, созданных другими пользователями.

Таким образом, рекомендуем давать роль Менеджера пользователям системы, которые в вашей организации являются сотрудниками канцелярии.

Типовой процесс обработки исходящих

Типовая схема работы с исходящими предполагает следующие этапы:

  • создание и заполнение карточки исходящего письма;
  • создание резолюции к письму, утверждение ее руководителем;
  • исполнение резолюции;
  • отправка исходящего.

Рассмотрим этапы этого процесса в следующих главах.

Карточка исходящего письма

Исходящее письмо предназначено для отправки сообщения в другую организацию. Оно может быть создано, как ответ на входящее письмо или независимо от входящего, как новое.

Станьте на папку Корреспонденция/Исходящие и нажмите Создать.

Карточка исходящего письма

Заполните значения полей. Рассмотрим детально их назначение.

Наименование поляОписание
СодержаниеКраткое содержание, тема письма
ОтправительОрганизация, от имени которой отправляется письмо
Способ отправкиСпособ, которым отправляется письмо
Дата регистрацииДата регистрации письма в организации, которая отправляет письмо
Номер документаРегистрационный номер документа в организации, которая отправляет письмо
ПолучательОрганизация-получатель
ТипТип корреспонденции — справочное поле (список типов вы можете настроить по своему усмотрению, например, «письмо», «бандероль» и т.п.)
ПапкаПапка, для которой предназначен документ — справочное поле (настраивается по вашему усмотрению, например, «приказы» или «информационные письма»)
Связанная корреспонденцияСсылка на входящие письма, связанные с данным письмом
ОтметкиОтметки к письму — справочное поле (настраивается по вашему усмотрению, например, «срочное» или «дсп»)
Журнал исходящей корреспонденцииСсылка на журнал регистрационных записей для исходящей корреспонденции

Возможности при работе с карточкой исходящего

Все возможности аналогичны описанным для входящей корреспонденции: печать карточки, вложенные файлы, копирование/удаление и др.

Работа с резолюциями. Исполнение исходящего

После создания и сохранения карточки письма оно находится в статусе черновика со своим регистрационным номером (нумерация подробнее рассмотрена в отдельной главе). Далее его следует перевести в статус Отправлено, нажав кнопку Отправить на карточке письма:

Действия с исходящим

Статус письма можно увидеть в списке исходящих:

Список исходящих

Если же перед отправкой исходящая корреспонденция требует какого-либо исполнения или согласования, следует, воспользоваться механизмом резолюций — кнопка Новая резолюция.

Дальнейшие действия по работе с резолюциями полностью аналогичны описанным для входящих писем.

Behance Link to Behance Codepen Link to Codepen Facebook Link to Facebook Google Plus Link to Google Plus LinkedIn Link to LinkedIn Email Email Pinterest Link to Pinterest Twitter Link to Twitter YouTube Link to YouTube Call Now Button