Робота з вихідною кореспонденцією

У цьому розділі розглянуто всі можливості по роботі з листами (посилками, бандеролями), які відправляються з вашої організації (вихідними).

Права доступу

Працювати з вихідними можуть користувачі, у яких в налаштуваннях прав доступу для функції Кореспонденция вказано роль Співробітник або Керівник. Користувач з роллю Співробітник зможе створювати і редагувати тільки свої листи, Керівнику доступне редагування листів, створених іншими користувачами.

Таким чином, рекомендуємо давати роль Керівник користувачам системи, які у вашій організації є співробітниками канцелярії.

Типовий процес обробки вихідних

Типова схема роботи з вихідними передбачає наступні етапи:

  • створення і заповнення картки вихідного листа;
  • створення резолюції до листа, затвердження її керівником;
  • виконання резолюції;
  • відправка вихідного.

Розглянемо всі етапи цього процесу в наступних розділах.

Картка вихідного листа

Вихідний лист призначений для відправки повідомлення в іншу організацію. Він може бути створений, як відповідь на вхідний лист або незалежно від вхідного, як новий лист.

Станьте на папку Кореспонденція/Вихідні і натисніть Створити.

Створення вихідного листа

Заповніть значення полів. Розглянемо детально їх призначення.

Найменування поляОпис
ЗмістКороткий зміст, тема листа
ВідправникОрганізація, від імені якої відправляється лист
Спосіб відправкиСпосіб, яким відправляється лист
Дата реєстраціїДата реєстрації листа в організації, яка відправляє лист
Номер документаРеєстраційний номер документа в організації, яка відправляє лист
ОдержувачОрганізація-одержувач
ТипТип кореспонденції – довідкове поле (список типів ви можете налаштувати на свій розсуд, наприклад, “лист”, “бандероль” і т.п.)
ПапкаПапка, для якої призначений документ – довідкове поле (налаштовується на ваш розсуд, наприклад, “накази” або “інформаційні листи”)
Пов’язана кореспонденціяПосилання на вхідні листи, пов’язані з даним листом
ВідміткиВідмітки до листа – довідкове поле (налаштовується на ваш розсуд, наприклад, “термінове” або “дсп”)
Журнал вихідної кореспонденціїПосилання на журнал реєстраційних записів для вихідної кореспонденції

Можливості при роботі з карткою вихідного

Всі можливості аналогічні описаним для вхідної кореспонденції: друк картки, вкладені файли, копіювання/видалення, тощо.

Робота з резолюціями. Виконання вихідного

Після створення і збереження картки вихідного він знаходиться в статусі чернетки зі своїм реєстраційним номером (нумерація докладніше розглянута в окремому розділі). Далі його слід зберегти та перевести в статус Відправлено, натиснувши кнопку Надіслати на картці листа:

Дії з вихідним

Статус листів можна побачити в списку вихідних:

Список вихідних

Якщо ж перед відправкою вихідна кореспонденція потребує будь-якого виконання або узгодження, слід, скористатися механізмом резолюцій – кнопка Нова резолюція.

Подальші дії по роботі з резолюціями повністю аналогічні описаним для вхідного листа.

Behance Link to Behance Codepen Link to Codepen Facebook Link to Facebook Google Plus Link to Google Plus LinkedIn Link to LinkedIn Email Email Pinterest Link to Pinterest Twitter Link to Twitter YouTube Link to YouTube Call Now Button