Работа с внутренними документами

В данной главе рассмотрены все возможности по работе с внутренними документами вашей организации (приказы, служебные, внутренние письма и т.п.).

Права доступа

Работать с внутренними документами могут пользователи, у которых в настройках прав доступа для функции Управление внутренними документами указана роль Сотрудник или Менеджер. Пользователь с ролью Сотрудник сможет создавать и редактировать только свои документы, Менеджеру доступно редактирование документов, созданных другими пользователями.

Типовой процесс обработки внутренних документов

Типовая схема работы с внутренними документами предполагает следующие этапы:

  • создание и заполнение карточки внутреннего письма;
  • создание резолюции к внутреннему, утверждение ее руководителем;
  • исполнение резолюции.

Рассмотрим этапы этого процесса ниже.

Карточка внутреннего документа

Внутреннее письмо предназначено для отправки сообщения внутри организации. Оно может быть создано, как ответ на входящее письмо или независимо от входящего, как новое.

Станьте на папку Корреспонденция/Внутренние и нажмите Создать.

Создание внутреннего письма

Заполните значения полей. Рассмотрим детально их назначение.

Наименование поляОписание
СодержаниеКраткое содержание, тема письма
ОтправительСотрудник, от имени которого отправляется письмо
Способ отправкиСпособ, которым отправляется письмо
Дата регистрацииДата регистрации письма в организации, которая отправляет письмо
Номер документаРегистрационный номер документа в организации, которая отправляет письмо
ПолучательСотрудник или Организация-получатель
ТипТип корреспонденции — справочное поле (список типов вы можете настроить по своему усмотрению, например, «приказ», «распоряжение» и т.п.)
ПапкаПапка, для которой предназначен документ — справочное поле (настраивается по вашему усмотрению, например, «приказы» или «информационные письма»)
Связанная корреспонденцияСсылка на корреспонденцию, связанную с данным письмом
ОтметкиОтметки к письму — справочное поле (настраивается по вашему усмотрению, например, «срочное» или «дсп»)
Журнал внутренних документовСсылка на журнал регистрационных записей для внутренних документов

Возможности при работе с внутренним документом

Все возможности аналогичны описанным для входящей корреспонденции: печать карточки, вложенные файлы, копирование/удаление и др.

После создания и сохранения карточки письма оно находится в статусе черновика со своим регистрационным номером (нумерация подробнее рассмотрена в отдельной главе). Далее его следует перевести в статус Отправлено, нажав кнопку Отправить на карточке письма.

Статус письма можно увидеть в списке внутренних документов.

Если же перед отправкой документ требует какого-либо исполнения или согласования, следует, воспользоваться механизмом резолюций — кнопка Новая резолюция.

Дальнейшие действия по работе с резолюциями полностью аналогичны описанным для входящего письма.

Behance Link to Behance Codepen Link to Codepen Facebook Link to Facebook Google Plus Link to Google Plus LinkedIn Link to LinkedIn Email Email Pinterest Link to Pinterest Twitter Link to Twitter YouTube Link to YouTube Call Now Button