Робота з внутрішніми документами

У цьому розділі розглянуто всі можливості по роботі з внутрішніми документами вашої організації (накази, службові, внутрішні листи і т.п.).

Права доступу

Працювати з внутрішніми документами можуть користувачі, у яких в налаштуваннях прав доступу для функції Управління внутрішніми документами вказано роль Співробітник або Керівник. Користувач з роллю Співробітник зможе створювати і редагувати тільки свої документи, Керівнику доступне редагування документів, створених іншими користувачами.

Типовий процес обробки внутрішніх документів

Типова схема роботи з внутрішніми передбачає наступні етапи:

  • створення і заповнення картки внутрішнього документу;
  • створення резолюції до внутрішнього, затвердження її керівником;
  • виконання резолюції.

Розглянемо етапи цього процесу нижче.

Картка внутрішнього листа

Внутрішній лист призначений для відправки повідомлення всередині організації. Він може бути створений, як відповідь на вхідний лист або незалежно від вхідного, як новий.

Станьте на папку Кореспонденція/Внутрішні і натисніть Створити.

Створення внутрішнього листа

Заповніть значення полів. Розглянемо детально їх призначення.

Найменування поляОпис
ЗмістКороткий зміст, тема листа
ВідправникСпівробітник, від імені якого відправляється лист
Засіб відправкиСпосіб, яким відправляється лист
Дата реєстраціїДата реєстрації листа в організації, яка відправляє лист
ОдержувачСпівробітник або Організація-одержувач
ТипТип кореспонденції – довідкове поле (список типів ви можете налаштувати на свій розсуд, наприклад, “наказ”, “розпорядження” і т.п.)
ПапкаПапка, для якої призначений документ – довідкове поле (налаштовується на ваш розсуд, наприклад, “накази” або “інформаційні листи”)
Пов’язана кореспонденціяПосилання на кореспонденцію, пов’язану з даним листом
МіткиВідмітки до листа – довідкове поле (налаштовується на ваш розсуд, наприклад, “термінове” або “дск”)
Журнал внутрішніх документівПосилання на журнал реєстраційних записів для внутрішніх документів

Можливості при роботі з карткою внутрішнього документу

Всі можливості аналогічні описаним для вхідної кореспонденції: друк картки, вкладені файли, копіювання/видалення, тощо.

Робота з резолюціями. Виконання внутрішнього

Після створення і збереження картки документу він знаходиться в статусі чернетки зі своїм реєстраційним номером (нумерація докладніше розглянута в окремому розділі). Далі його слід перевести в статус Відправлено, натиснувши кнопку Надіслати на картці документу.

Статус можна побачити в списку внутрішніх документів.

Якщо ж перед відправкою документ потребує будь-якого виконання або узгодження, слід скористатися механізмом резолюцій – кнопка Нова резолюція.

Подальші дії по роботі з резолюціями повністю аналогічні тим, які описані для вхідного листа.

Behance Link to Behance Codepen Link to Codepen Facebook Link to Facebook Google Plus Link to Google Plus LinkedIn Link to LinkedIn Email Email Pinterest Link to Pinterest Twitter Link to Twitter YouTube Link to YouTube Call Now Button