Робота з внутрішніми документами
У цьому розділі розглянуто всі можливості по роботі з внутрішніми документами вашої організації (накази, службові, внутрішні листи і т.п.).
Права доступу
Працювати з внутрішніми документами можуть користувачі, у яких в налаштуваннях прав доступу для функції Управління внутрішніми документами вказано роль Співробітник або Керівник. Користувач з роллю Співробітник зможе створювати і редагувати тільки свої документи, Керівнику доступне редагування документів, створених іншими користувачами.
Типовий процес обробки внутрішніх документів
Типова схема роботи з внутрішніми передбачає наступні етапи:
- створення і заповнення картки внутрішнього документу;
- створення резолюції до внутрішнього, затвердження її керівником;
- виконання резолюції.
Розглянемо етапи цього процесу нижче.
Картка внутрішнього листа
Внутрішній лист призначений для відправки повідомлення всередині організації. Він може бути створений, як відповідь на вхідний лист або незалежно від вхідного, як новий.
Станьте на папку Кореспонденція/Внутрішні і натисніть Створити.
Заповніть значення полів. Розглянемо детально їх призначення.
| Найменування поля | Опис |
| Зміст | Короткий зміст, тема листа |
| Відправник | Співробітник, від імені якого відправляється лист |
| Засіб відправки | Спосіб, яким відправляється лист |
| Дата реєстрації | Дата реєстрації листа в організації, яка відправляє лист |
| Одержувач | Співробітник або Організація-одержувач |
| Тип | Тип кореспонденції – довідкове поле (список типів ви можете налаштувати на свій розсуд, наприклад, “наказ”, “розпорядження” і т.п.) |
| Папка | Папка, для якої призначений документ – довідкове поле (налаштовується на ваш розсуд, наприклад, “накази” або “інформаційні листи”) |
| Пов’язана кореспонденція | Посилання на кореспонденцію, пов’язану з даним листом |
| Мітки | Відмітки до листа – довідкове поле (налаштовується на ваш розсуд, наприклад, “термінове” або “дск”) |
| Журнал внутрішніх документів | Посилання на журнал реєстраційних записів для внутрішніх документів |
Можливості при роботі з карткою внутрішнього документу
Всі можливості аналогічні описаним для вхідної кореспонденції: друк картки, вкладені файли, копіювання/видалення, тощо.
Робота з резолюціями. Виконання внутрішнього
Після створення і збереження картки документу він знаходиться в статусі чернетки зі своїм реєстраційним номером (нумерація докладніше розглянута в окремому розділі). Далі його слід перевести в статус Відправлено, натиснувши кнопку Надіслати на картці документу.
Статус можна побачити в списку внутрішніх документів.
Якщо ж перед відправкою документ потребує будь-якого виконання або узгодження, слід скористатися механізмом резолюцій – кнопка Нова резолюція.
Подальші дії по роботі з резолюціями повністю аналогічні тим, які описані для вхідного листа.
