Електронний документообіг онлайн

Вступ

Модуль документообіг – програма, яка реалізує електронний документообіг онлайн для вашого закладу. Модуль розроблений на відкритій платформі Odoo. З ним ви зможете швидко підключити співробітників вашої організації до єдиної захищеної базі документів, що знаходиться в інтернеті.

З використанням даного модуля ви зможете керувати діловодством підприємства: створювати та реєструвати вхідні і вихідні листи, а також внутрішні документи. Відправляти документи керівникам на затвердження і накладення резолюцій, виконувати документи і звітувати за ними, здійснювати інші дії. Нижче коротко розглянуті всі можливості при роботі з програмою документообігу онлайн.

Управління підрозділами і користувачами

Початкове створення користувачів – співробітників вашої організації виконує адміністратор (власник аккаунта, який отримав облікові дані при реєстрації на нашому сайті). Адміністратору доступні всі функції щодо управління користувачами, підрозділами та іншими довідниками програми. Адміністратор також може працювати з налаштуваннями платформи Odoo: управляти набором модулів і налаштовувати різні функції.

Адміністрування онлайн системи електронного документообігу
Панель адміністратора для управління прогамою

Як власник аккаунта ви можете призначити адміністраторами інших користувачів і дати їм всі права у прогамі або дати окремим користувачам права на управління окремими повноваженнями.

За допомогою довідника “Співробітники” можна створити нових користувачів – співробітників вашого підприємства:

Форма властивостей співробітника - користувача документообігу онлайн
Форма властивостей співробітника

Між співробітниками можна встановити ієрархію “керівник – виконавці”, і таким чином, побудувати аналог організаційної структури Вашого підприємства (установи):

Ієрархія співробітників в онлайн системі документообігу
Ієрархія співробітників в програмі документообігу

Паралельно створюються і віртуальні підрозділи, до яких відносяться співробітники:

Ієрархія підрозділів
Ієрархія підрозділів

Ключовий момент – завдання прав доступу користувачів відповідно до їх посадових обов’язків в організації. Виконується за допомогою довідника “Налаштування”:

Електронний документообіг онлайн. Налаштування прав доступу для користувачів програми електронного документообігу онлайн
Налаштування прав доступу

Обираючи додаток і рівень доступу ( “Співробітник”, “Менеджер”, “Адміністратор”, тощо – в порядку зростання прав), ви визначаєте, які елементи панелі управління будуть доступні обраному співробітнику, а також його функціональні можливості.

Можна, наприклад, вашому діловоду дати максимальні права на управління реєстраціями документів, керівнику – на резолюції, а співробітникові відділу кадрів – на управління доступом для інших користувачів. Таким чином, делегувати частину можливостей адміністратора іншим співробітникам для ефективної організації робіт в програмі.

В налаштуваннях користувачів також можна задати пароль для входу і відправити їм запрошення на використання електронного документообігу онлайн.

Вхідні, вихідні та внутрішні документи

Якщо ви налаштували користувачеві доступ до поштової кореспонденції і внутрішніх документів, він у своїй панелі побачить список видів документів:

Види документів - електронний документообіг онлайн
Види документів

“Вхідні” та “Вихідні” – це вхідні та вихідні листи організації з класичного документообігу, “Внутрішні” – внутрішні документи підприємства (накази, розпорядження керівництва, службові записки тощо).

Відкривши обраний зі списку документ, бачимо його реквізити:

Реєстраційна картка вхідного листа. РКК
Картка вхідного листа

До картки вхідного листа можна прикласти файли, встановити зв’язки між листами (вхідний – відповідь на вихідний, тощо), вказати папку для зручності фільтрації листів, а також задати інші реквізити. Аналогічні можливості – для вихідних і внутрішніх.

Реєстрація листів, журнали

Створивши чернетку листа, ви вже резервуєте для нього реєстраційний номер, який створюється автоматично відповідно до заданих налаштувань. Вся інформація про реєстрації зберігається в журналах за видами документів:

Журнал реєстрації вхідних листів в системі документообігу онлайн
Журнал реєстрації вхідних листів

Адміністратор програми може налаштувати шаблон реєстраційного номера, виду (префікс) – (порядковий номер) – (суфікс номеру документа):

Налаштування реєстраційних номерів документів
Налаштування реєстраційних номерів документів

Резолюції, виконання документів

Ще одна функція “класичного” електронного документообігу – резолюції керівництва за документами. Якщо у користувача є права керування резолюціями, він може від свого імені або ж від імені іншого користувача – керівника створити резолюцію за документом і прописати її виконавців:

Резолюція за документом
Створення резолюції

Наприклад, секретар (діловод) створив резолюцію на вхідний лист від імені співробітника-керівника і відправив документ на виконання. Перш за все даний документ потрапить на затвердження керівнику:

Затвердження резолюції керівником
Затвердження резолюції

Ви зможете повністю контролювати, які дії здійснювалися над обраним документом і якими співробітниками:

Історія роботи над документом в системі документообігу
Історія створення резолюції

Після затвердження резолюції лист відправляється на виконання (виконавцями можуть бути як окремі співробітники, так і підрозділи). В процесі виконання буде змінюватися статус документа у співробітників, які беруть участь в роботі над ним. Маршрут виконання документів наочно подаєтся у вигляді канбану:

Статус виконання документа за маршрутом
Канбан виконання документів

Електронний цифровий підпис (ЕЦП)

У вас є можливість підписати файли, які вкладені до електронної картки документу, за допомогою ЕЦП. В системі підтримується цифровий підпис від всіх відомих в Україні провайдерів.

Вибір файлів для підписання ЕЦП
Файли, які підписано ЕЦП

Ви можете перевірити валідність підпису, а також завантажити сертифікат відкритого ключа та перевірити його на будь-якому зовнішньому сервісі.

Вкладення. Офісний онлайн редактор

До будь-якого документу, листа можуть бути прикладені файли популярних офісних форматів (текстовий документ, електронна таблиця, презентація). Картку документа також можна відправити на друк у вигляді pdf-файлу.

Вкладення в документ
Вкладення в документ

Файли можна додати як з вашого комп’ютера, так і створити безпосередньо з картки документа. У програму вбудований open-source редактор Only Office, за допомогою якого ви зможете редагувати будь-які офісні документи:

Редактор Only Office
Редагування офісних документів онлайн
Behance Link to Behance Codepen Link to Codepen Facebook Link to Facebook Google Plus Link to Google Plus LinkedIn Link to LinkedIn Email Email Pinterest Link to Pinterest Twitter Link to Twitter YouTube Link to YouTube Call Now Button