Электронный документооборот онлайн

Введение

Модуль Документооброт — программное обеспечение, реализующее электронный документооборот онлайн для вашего учреждения. Модуль разработан на отрытой платформе Odoo, с его помощью вы сможете быстро подключить сотрудников вашей организации к единой защищенной базе документов, находящейся в интернете.

С использованием данного модуля вам станет доступно управление делопроизводством предприятия: создание и регистрация входящих и исходящих писем, а также внутренних документов. Вы сможете отправлять документы руководителям на утверждение и накладывать резолюции, исполнять документы и отчитываться по ним и совершать другие действия. Ниже кратко рассмотрены все возможности при работе с программой документооборота онлайн.

Управление подразделениями и пользователями

Первоначальное создание пользователей — сотрудников вашей организации выполняет администратор (владелец аккаунта, который получил учетные данные при регистрации на нашем сайте). Администратору доступны все функции по управлению пользователями, подразделениями и другими справочниками программы. Администратор также может работать с настройками платформы Odoo: управлять набором модулей и настраивать различные функции.

Администрирование онлайн системы электронного документооборота
Панель управления программой для администратора

Как владелец аккаунта, вы можете назначить администраторами других пользователей и дать им все права в программе или дать отдельным пользователям права на управление отдельными возможностями программы.

С помощью справочника «Сотрудники» можно создать новых пользователей — сотрудников вашего предприятия:

Форма свойств сотрудника - пользователя документооборота онлайн
Форма свойств сотрудника

Между сотрудниками можно установить иерархию «руководитель — исполнители», таким образом, построив аналог организационной структуры Вашего предприятия (учреждения):

Иерархия сотрудников в онлайн системе документооборота
Иерархия сотрудников в программе документооборота

Параллельно создаются и виртуальные подразделения, к которым относятся сотрудники:

Иерархия подразделений в облачной сэд
Иерархия подразделений

Ключевой момент — задание прав доступа пользователей в соответствии с их должностными обязанностями в организации. Выполняется с помощью справочника «Настройки»:

Настройка прав доступа для пользователей программы электронного документооборота онлайн
Настройка прав доступа

Выбирая приложение и уровень доступа («Сотрудник», «Менеджер», «Администратор» и др. — в порядке возрастания прав), Вы определяете, какие элементы панели управления будут доступны выбранному сотруднику, а также его функциональные возможности.

Можно, например, вашему делопроизводителю дать максимальные права на управление регистрациями документов, руководителю — на резолюции, а сотруднику отдела кадров — на управление доступом для других пользователей. Таким образом, делегировать часть возможностей администратора другим сотрудникам для эффективной организации работ в программе.

В настройках пользователей также можно задать пароль для входа и пригласить их использовать электронный документооборот онлайн.

Входящие, исходящие и внутренние документы

Если вы настроили пользователю доступ к почтовой корреспонденции и внутренним документам, он в своей панели управления увидит список видов документов:

Виды документов - электронный документооборот онлайн
Виды документов

«Входящие» и «Исходящие» — это входящие и исходящие письма организации из классического документооборота, «Внутренние» — внутренние документы предприятия (приказы, распоряжения руководства, служебные записки и т.п.).

Открыв выбранный из списка документ, видим его реквизиты:

Регистрационная карточка входящего письма. РКК
Электронный документооборот онлайн. Карточка письма

К карточке входящего письма можно приложить файлы, установить связи между письмами (входящее — ответ на исходящее и т.п.), указать папку для удобства фильтрации, а также задать другие реквизиты. Аналогичные возможности для исходящих и внутренних.

Регистрация писем, журналы

Создав черновик письма, вы уже резервируете для него регистрационный номер, который создается автоматически в соответствии с заданными настройками. Вся информация о регистрациях хранится в журналах по видам документов:

Журнал регистрации входящих писем в системе документооборота онлайн
Журнал регистрации входящих писем

Администратор программы может настроить шаблон регистрационного номера, вида (префикс) — (порядковый номер) — (суффикс номера документа):

Настройка регистрационных номеров документов
Настройки регистрационных номеров документов

Резолюции, исполнение документов

Еще одна функция «классического» электронного документооборота — резолюции руководства по документам. Если у пользователя есть права управления резолюциями, он может от своего имени или же от имени другого пользователя — руководителя создать резолюцию по документу и прописать его исполнение:

Резолюция по документу
Создание резолюции

Например, секретарь (делопроизводитель) создал резолюцию на входящее письмо от имени сотрудника-руководителя и отправил документ на исполнение. Прежде всего данный документ попадет на утверждение руководителю:

Утверждение резолюции руководителем
Утверждение резолюции

Вы сможете полностью контролировать, какие действия совершались над выбранным документом и какими сотрудниками:

История работы над документом в системе документооборота
История создания резолюции

После утверждения резолюции, письмо отправляется на исполнение (исполнителями могут быть как отдельные сотрудники, так и подразделения). В процессе исполнения будет меняться статус документа у сотрудников, участвующих в работе над ним. Маршрут исполнения документов наглядно предствляется в виде канбана:

Статус исполнения документа в процессе его маршрута
Электронный документооборот онлайн. Канбан исполнения документов

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

У вас есть возможность подписать файлы, вложенные в электронную карточку документа, с помощью ЭЦП. В системе поддерживается цифровая подпись от всех известных в Украине провайдеров.

Выбор файлов для подписания ЭЦП
Файлы, подписанные ЭЦП

Вы можете проверить валидность подписи, а также скачать сертификат открытого ключа и проверить его на каком-либо внешнем сервисе.

Вложения. Офисный онлайн редактор

К любому документу, письму могут быть приложены файлы популярных офисных форматов (текстовый документ, электронная таблица, презентация). Карточку документа также можно отправить на печать в виде pdf-файла.

Вложения в документ
Вложения в документ

Файлы можно добавить как с вашего компьютера, так и создать непосредственно из карточки документа. В программу встроен open-source редактор Only Office, с помощью которого вы сможете редактировать любые офисные документы:

Редактор Only Office
Редактирование офисных документов онлайн
Behance Link to Behance Codepen Link to Codepen Facebook Link to Facebook Google Plus Link to Google Plus LinkedIn Link to LinkedIn Email Email Pinterest Link to Pinterest Twitter Link to Twitter YouTube Link to YouTube Call Now Button