Электронный документооборот онлайн
Введение
Модуль Документооброт — программное обеспечение, реализующее электронный документооборот онлайн для вашего учреждения. Модуль разработан на отрытой платформе Odoo, с его помощью вы сможете быстро подключить сотрудников вашей организации к единой защищенной базе документов, находящейся в интернете.
С использованием данного модуля вам станет доступно управление делопроизводством предприятия: создание и регистрация входящих и исходящих писем, а также внутренних документов. Вы сможете отправлять документы руководителям на утверждение и накладывать резолюции, исполнять документы и отчитываться по ним и совершать другие действия. Ниже кратко рассмотрены все возможности при работе с программой документооборота онлайн.
Управление подразделениями и пользователями
Первоначальное создание пользователей — сотрудников вашей организации выполняет администратор (владелец аккаунта, который получил учетные данные при регистрации на нашем сайте). Администратору доступны все функции по управлению пользователями, подразделениями и другими справочниками программы. Администратор также может работать с настройками платформы Odoo: управлять набором модулей и настраивать различные функции.
![Администрирование онлайн системы электронного документооборота](/wp-content/uploads/2020/04/admin-access.png)
Как владелец аккаунта, вы можете назначить администраторами других пользователей и дать им все права в программе или дать отдельным пользователям права на управление отдельными возможностями программы.
С помощью справочника «Сотрудники» можно создать новых пользователей — сотрудников вашего предприятия:
![Форма свойств сотрудника - пользователя документооборота онлайн](/wp-content/uploads/2020/04/employer.png)
Между сотрудниками можно установить иерархию «руководитель — исполнители», таким образом, построив аналог организационной структуры Вашего предприятия (учреждения):
![Иерархия сотрудников в онлайн системе документооборота](/wp-content/uploads/2020/04/empl-ierarchy.png)
Параллельно создаются и виртуальные подразделения, к которым относятся сотрудники:
![Иерархия подразделений в облачной сэд](/wp-content/uploads/2020/04/deps-ierarh.png)
Ключевой момент — задание прав доступа пользователей в соответствии с их должностными обязанностями в организации. Выполняется с помощью справочника «Настройки»:
![Настройка прав доступа для пользователей программы электронного документооборота онлайн](/wp-content/uploads/2020/04/access-right-settings.png)
Выбирая приложение и уровень доступа («Сотрудник», «Менеджер», «Администратор» и др. — в порядке возрастания прав), Вы определяете, какие элементы панели управления будут доступны выбранному сотруднику, а также его функциональные возможности.
Можно, например, вашему делопроизводителю дать максимальные права на управление регистрациями документов, руководителю — на резолюции, а сотруднику отдела кадров — на управление доступом для других пользователей. Таким образом, делегировать часть возможностей администратора другим сотрудникам для эффективной организации работ в программе.
В настройках пользователей также можно задать пароль для входа и пригласить их использовать электронный документооборот онлайн.
Входящие, исходящие и внутренние документы
Если вы настроили пользователю доступ к почтовой корреспонденции и внутренним документам, он в своей панели управления увидит список видов документов:
![Виды документов - электронный документооборот онлайн](/wp-content/uploads/2020/04/document-types.png)
«Входящие» и «Исходящие» — это входящие и исходящие письма организации из классического документооборота, «Внутренние» — внутренние документы предприятия (приказы, распоряжения руководства, служебные записки и т.п.).
Открыв выбранный из списка документ, видим его реквизиты:
![Регистрационная карточка входящего письма. РКК](/wp-content/uploads/2020/04/incom-letter.png)
К карточке входящего письма можно приложить файлы, установить связи между письмами (входящее — ответ на исходящее и т.п.), указать папку для удобства фильтрации, а также задать другие реквизиты. Аналогичные возможности для исходящих и внутренних.
Регистрация писем, журналы
Создав черновик письма, вы уже резервируете для него регистрационный номер, который создается автоматически в соответствии с заданными настройками. Вся информация о регистрациях хранится в журналах по видам документов:
![Журнал регистрации входящих писем в системе документооборота онлайн](/wp-content/uploads/2020/04/reg-docs-journal.png)
Администратор программы может настроить шаблон регистрационного номера, вида (префикс) — (порядковый номер) — (суффикс номера документа):
![Настройка регистрационных номеров документов](/wp-content/uploads/2020/04/number-settings.png)
Резолюции, исполнение документов
Еще одна функция «классического» электронного документооборота — резолюции руководства по документам. Если у пользователя есть права управления резолюциями, он может от своего имени или же от имени другого пользователя — руководителя создать резолюцию по документу и прописать его исполнение:
![Резолюция по документу](/wp-content/uploads/2020/04/rezolution.png)
Например, секретарь (делопроизводитель) создал резолюцию на входящее письмо от имени сотрудника-руководителя и отправил документ на исполнение. Прежде всего данный документ попадет на утверждение руководителю:
![Утверждение резолюции руководителем](/wp-content/uploads/2020/04/rezolution-approvements.png)
Вы сможете полностью контролировать, какие действия совершались над выбранным документом и какими сотрудниками:
![История работы над документом в системе документооборота](/wp-content/uploads/2020/04/rezolution-life.png)
После утверждения резолюции, письмо отправляется на исполнение (исполнителями могут быть как отдельные сотрудники, так и подразделения). В процессе исполнения будет меняться статус документа у сотрудников, участвующих в работе над ним. Маршрут исполнения документов наглядно предствляется в виде канбана:
![Статус исполнения документа в процессе его маршрута](/wp-content/uploads/2020/04/kanban-execution.png)
Электронная цифровая подпись (ЭЦП)
У вас есть возможность подписать файлы, вложенные в электронную карточку документа, с помощью ЭЦП. В системе поддерживается цифровая подпись от всех известных в Украине провайдеров.
![Выбор файлов для подписания ЭЦП](/wp-content/uploads/2020/08/digit-sign-spec-file_ru.png)
Вы можете проверить валидность подписи, а также скачать сертификат открытого ключа и проверить его на каком-либо внешнем сервисе.
Вложения. Офисный онлайн редактор
К любому документу, письму могут быть приложены файлы популярных офисных форматов (текстовый документ, электронная таблица, презентация). Карточку документа также можно отправить на печать в виде pdf-файла.
![Вложения в документ](/wp-content/uploads/2020/04/attachments.png)
Файлы можно добавить как с вашего компьютера, так и создать непосредственно из карточки документа. В программу встроен open-source редактор Only Office, с помощью которого вы сможете редактировать любые офисные документы:
![Редактор Only Office](/wp-content/uploads/2020/04/ofisnye-dokumenty-online.png)