Маршруты документов в электронном документообороте

  1. Какие бывают маршруты документов
  2. Система документооборота FossDoc
  3. Система для автоматизации торговли и документооборота ERP FOSS

В английском языке для термина «документооборот» используют слово «workflow». Буквально его можно перевести как «поток работ», лучшим аналогом будет «рабочий процесс». Механизмом реализации рабочих процессов на предприятии или в организации являются маршруты документов. Именно маршрут документа определяет, кто будет исполнять документ (выполнять задачу) и в какой последовательности.

По сути, каждый документ, пришедший в организацию, порождает связанную с ним задачу. Как минимум, это задача на ознакомление с документом (письмом).

Какие бывают маршруты документов

В обычном, бумажном, делопроизводстве пришедшее в организацию письмо регистрировалось, далее оно относилось руководителю на резолюцию. Резолюция представляла собой список задач, которые необходимо выполнить по данному документу, с указанием ответственных и сроками исполнения. Данный список прикреплялся к документу и в таком виде отправлялся сотрудникам. Это пример простого маршрута документа с параллельным исполнением.

В электронном документообороте маршруты могут быть куда более сложными и учитывать различные процессы работы с документами.

Если рассмотреть маршруты документов по назначению, то можно выделить маршруты:

  • на ознакомление;
  • на резолюцию;
  • на согласование;
  • на исполнение;
  • на подпись;
  • на регистрацию.

В тоже время маршрут документа может состоять из нескольких простых, приведенных выше, и данные маршруты уже можно разделить по последовательности исполнения на:

  • параллельные;
  • последовательные;
  • последовательно-параллельные;
  • условные (выполнение следующего маршрута возможно только после того, как по предыдущему получен положительный результат, например, документ был согласован).

Кроме того, маршрут исполнения документа может запускаться единожды или с заданной периодичностью. Т.е., маршруты могут быть ежедневные, ежемесячные, ежеквартальные или с любой другой периодичностью запуска.

Таким образом, в современных системах электронного документооборота (СЭД) можно создавать сложные ветвящиеся маршруты исполнения документа, с условиями, при которых начинается тот или иной участок маршрута, и с заданной периодичностью исполнения. Конечно, такие процессы уже невозможно представить в виде списка задач по резолюции, как в бумажном делопроизводстве, и внедрение таких схем потребует пересмотра существующих рабочих процессов на вашем предприятии.

Наше предложение

Компания ФОСС-Он-Лайн – эксперт в области разработки систем электронного документооборота. Вашему вниманию можем предложить две СЭД, характеризующихся разным подходом к маршрутизации документов.

Система документооборота FossDoc

Данная система – пример десктоп решения классической клиент-серверной архитектуры. В FossDoc можно создавать маршруты исполнения документов любой сложности. В системе предусмотрен визуальный редактор маршрутов.

СЭД FossDoc мы рекомендуем для государственных организаций, например, таких как областные администрации, банковских структур и вообще крупных корпоративных клиентов. Для таких организаций важно наличие собственного сервера документооборота, расположенного на своих машинах, в своей сети с особыми требованиями по безопасности. Предполагается, что у заказчика есть квалифицированный административный персонал для поддержки инфраструктуры СЭД и ее пользователей.

Система для автоматизации торговли и документооборота ERP FOSS

Это пример облачного решения для среднего бизнеса и частных предпринимателей (ФОП), которое позиционируется прежде всего как ERP-система для поддержки торговой деятельности предприятия, так и для управления документооборотом.

В СЭД ERP FOSS можно создавать простые последовательно-параллельные маршруты исполнения документов с фиксированием результата каждой стадии. Текущее состояние исполнения документа представляется в виде наглядных канбанов.

Систему документооборота ERP FOSS мы рекомендуем предприятиям и организациям, которые желают сэкономить на расходах на администрирование системы, и где используются простые рабочие процессы для ведения документооборота.