- Які бувають маршрути документів
- Система документообігу FossDoc
- Система для автоматизації торгівлі і документообігу ERP FOSS
В англійській мові для терміну “документообіг” використовують слово “workflow”. Буквально його можна перекласти як “потік робот”, кращим аналогом буде “робочий процес”. Механізмом реалізації робочих процесів на підприємстві або в організації є маршрути документів. Саме маршрут документу визначає, хто буде виконувати документ (виконувати завдання за ним) і в якій послідовності.
По суті, кожен документ, який надійшов в організацію, породжує пов’язану з ним задачу. Як мінімум, це завдання на ознайомлення з документом (листом).
Які бувають маршрути документів
У звичайному, паперовому, діловодстві вхідний лист, який надйшов в організацію, реєструвався, далі цей документ відносився керівнику на резолюцію. Резолюцією був список завдань, які необхідно виконати за даним документом, із зазначенням відповідальних і термінів виконання. Даний список прикріплювався до документу і в такому вигляді відправлявся співробітникам. Це приклад простого маршруту документа з паралельним виконанням.
В електронному документообігу маршрути можуть значно складнішими і враховувати різні процеси роботи з документами.
Якщо розглянути маршрути документів за призначенням, то можна виділити маршрути:
- на ознайомлення;
- на резолюцію;
- на узгодження;
- на виконання;
- на підпис;
- на реєстрацію.
У той же час маршрут документу може складатися з декількох простих маршрутів, наведених вище, і тоді маршрути вже можна розділити за послідовностю виконання на:
- паралельні;
- послідовні;
- послідовно-паралельні;
- умовні (виконання наступного маршруту можливо тільки після того, як за попереднім отримано позитивний результат, наприклад, документ було погоджено).
Крім того, маршрут виконання документу може запускатися один раз або із заданою періодичністю. Тобто, маршрути можуть бути щоденні, щомісячні, щоквартальні або з будь-якої іншої періодичністю запуску.
Таким чином, в сучасних системах електронного документообігу (СЕД) можна створювати складні розгалужені маршрути виконання документа, з умовами та і з заданою періодичністю виконання. Звичайно, такі процеси вже неможливо уявити у вигляді списку завдань за резолюцією, як в паперовому діловодстві, і впровадження таких схем потребуює перегляду існуючих робочих процесів на вашому підприємстві.
Наша пропозиція
Компанія ФОСС-Он-Лайн – експерт в області розробки систем електронного документообігу. Вашій увазі можемо запропонувати дві СЕД, які характеризуються різним підходом до маршрутизації документів.
Система документообігу FossDoc
Дана система – приклад десктоп рішення класичної клієнт-серверної архітектури. У FossDoc можна створювати маршрути виконання документів будь-якої складності. В системі передбачений візуальний редактор маршрутів.
СЕД FossDoc ми рекомендуємо для державних організацій, наприклад, таких як обласні адміністрації, банківських структур і взагалі великих корпоративних клієнтів. Для таких організацій важлива наявність власного серверу документообігу, розташованого на своїх машинах, в своїй мережі з особливими вимогами щодо безпеки. Передбачається, що у замовника є кваліфікований адміністративний персонал для підтримки інфраструктури СЕД і її користувачів.
Система для автоматизації торгівлі і документообігу ERP FOSS
Це приклад хмарного рішення для середнього бізнесу і приватних підприємців (ФОП), яке позиціонується передусім як ERP-система для підтримки торгової діяльності підприємства, так і для управління діловодством.
У ERP FOSS можна створювати прості послідовно-паралельні маршрути виконання документів з фіксуванням результату кожної стадії. Поточний стан виконання документа представляється у вигляді наочних канбанів.
СЕД ERP FOSS ми рекомендуємо підприємствам і організаціям, які бажають заощадити на витратах на адміністрування системи, і де використовуються прості робочі процеси для ведення документообігу.
