Система ERP FOSS позволяет проводить расчеты, как в гривне, так и в других валютах.
Для этого у Вас должна быть включена функция мультивалютности.
Проверить, включена эта функция у Вас или нет, можно, перейдя к меню «Бухучет» — пункт меню «Настройка».
Флажок «Разрешить мультивалютность» должен быть активным в разделе «Несколько валют».
Журнал курсовых разниц нужен на случай, если оплата происходит, например, через некоторое время после выставления счета. Курсовая разница, скорее всего, изменится. Такое отклонение означает некоторые расходы или прибыль, которые зафиксированы в системе ERP FOSS.
«Курсовые разницы (UAH)» выбрано по умолчанию. Если Вам нужно, чтобы система записывала различия между регистрацией платежа и ожидаемой суммой в другой валюте, выберите из списка подходящий вариант.
Выберите нужные Вам настройки в разделе «Несколько валют» и нажмите на кнопку «Применить».
Далее, перейдите к пункту меню «Валюты», где Вы сможете активировать новую валюту и установить курс валюты на текущую дату.
Чтобы активировать новую валюту, выберите из списка интересующую Вас валюту и нажмите «Действие — Разархивировать».
Теперь, например, если открыть «Счета клиентам» и создать новый, можно увидеть, что только активированная валюта появится в выпадающем списке валют.
Чтобы установить новый курс валюты на текущую дату или отредактировать уже существующий, выберите интересующую Вас активную валюту и нажмите на кнопку «Посмотреть курсы». Нажмите на кнопку «Создать», чтобы добавить новый курс.
Укажите дату и ставку, и нажмите на кнопку «Сохранить».
В этом видео, для общего понимания, мы ознакомимся c возможностями, которые можно реализовать с помощью приложения «Склад».
Откройте меню «Склад» и нажмите на верхней правой панели на прогресбар, чтобы получить доступ к помощнику по настройке запасов.
В новом окне Помощник по настройке запасов поможет Вам получить информацию в общих чертах о том, как:
Настроить свой склад. Если нажать на ссылку «Измените детали или добавьте новые.», Система направит Вас сразу в меню «Склады». Где Вы сможете создать новый склад вручную или с помощью импорта и / или внести изменения в уже существующий склад.
Добавить своих поставщиков. Как Вы видите, новых поставщиков можно добавлять вручную (для этого перейдите по ссылке «Создать поставщиков»), так и с помощью установленного импорта (это очень удобный способ, когда Вам нужно добавить много поставщиков сразу).
Добавить свои товары. Схема такая же, как и с добавлением поставщиков — товары можно добавлять вручную или с помощью импорта, перейдя по ссылке.
Настроить начальную инвентаризацию. Для этого в списке слева выберите «Начальные запасы». Перейдя по ссылке «Создать корректировки остатков», можно сразу создать документ на инвентаризацию или, если у Вас уже есть существующая инвентаризация, добавить ее через импорт.
Настроить потоки продажи и приобретения. В списке слева выберите «Поток продажи» или «Поток приобретения». Появится информация о последовательности выполнения операций по продаже товара или приобретение товара.
Установить механизмы пополнения товара. В списке слева выберите «Правила пополнения».
Настроить расширенные функции, такие, как серийные номера и партии, упаковка, маршруты.
Кроме стоимости, по которой товар был закуплен, он также может иметь дополнительные расходы — на доставку, рекламу, растаможку, и тому подобное. Эти расходы также необходимо учитывать при определении цены продажи товара, так как это повлияет на прибыль компании.
ERP FOSS позволяет включать дополнительные расходы в себестоимость товаров.
Прежде всего необходимо проверить, функция использования дополнительных расходов активирована или нет.
Для этого перейдите к меню «Склад» и выберите пункт меню «Настройки». В разделе «Дополнительные расходы» проверьте, что переключатель «Включить дополнительные расходы в себестоимость приобретенных товаров» активирован. А для опции «Оценка запасов» включен переключатель «Непрерывная оценка запасов (складские перемещения создают бухгалтерские проводки)». Если нет, выберите его и нажмите на кнопку «Применить».
Теперь перейдите к меню «Покупка» и выберите пункт меню «Настройки». Убедитесь, что переключатель «Использовать метод Фиксированной, Настоящей или Средней цены» выбран в разделе «Методы расчета расходов». Если нет, — выберите его и нажмите на кнопку «Применить».
Рассмотрим, как это работает.
Откройте меню «Склад» и выберите пункт меню «Настройки» — Тип дополнительных затрат.
Нажмите на кнопку «Создать».
Заполните все поля, как вам необходимо.
Нажмите на кнопку «Сохранить».
В меню выберите «Контроль запасов» — пункт меню «Дополнительные расходы».
Нажмите на кнопку «Создать».
В выпадающем списке для «Отборы» выберите доставку товаров, к которой будут включены дополнительные расходы.
Можно выбрать несколько поставок одновременно.
Далее выберите журнал проводок, в котором будут создаваться дополнительные расходы.
Выберите элементы списка расходов, нажав кнопку «Добавить элемент».
Теперь можно нажать на кнопку «Рассчитать».
В результате к себестоимости каждого товара будут добавлены дополнительные расходы (в моем примере расходы на доставку товара), пропорционально его текущей стоимости.
Нажмите на кнопку «Подтвердить».
Откройте запись одного из товаров. Можно увидеть, что в стоимость его закупки была добавлена стоимость дополнительных затрат.
Кроме этого, система корректно сформирует все бухгалтерские проводки.
Все возможные сочетания параметров товара — это варианты товара.
Они используются для управления товарами, имеющими разные варианты, например материал, размер, цвет и т.д. Это позволяет управлять товаром на уровне шаблона (для всех вариантов) и на уровне вариантов (специфические атрибуты).
С одной стороны можно создать несколько товаров, например, для каждого цвета свой товар, но удобнее использовать опцию «Варианты».
Так, например, у меня есть:
Чехол Samsung:
цвет: красный и синий;
сделан из материала: пластик и силикон
В данном случае чехол Samsung — это шаблон товара, а чехол Samsung красный, пластик — это уже вариант товара.
В приведенном только что примере в общем 4 различных товара (2 материала на 2 цвета). Каждый из этих товаров имеет собственную инвентаризацию, продажу и тому подобное.
Прежде чем использовать варианты товара, сначала нужно активировать данную фукнцию в настройках программы. Для этого перейдите в модуль Склад. В меню Настройка ‣ Настройка, в разделе Товары для строки «Варианты товара» активируйте переключатель. Товары могут иметь несколько атрибутов, каждый из которых имеет несколько значений. (Например: размер, цвет, …). Нажмите на кнопку «Применить».
После активации вариантов, вы можете добавить варианты в нужных вам товарах.
Для этого в меню «Контроль запасов» выберите пункт меню «Товары».
Выберите необходимый вам товар и откройте его запись.
Нажмите на кнопку «Изменить».
Перейдите на вкладку «Варианты».
Нажмите на «Добавить элемент».
Выберите атрибут и его значение, которые хотите добавить.
Если вариант еще не существует, можно его сразу создать, нажав на «Создать и редактировать».
Заполните поля «Название атрибута» — это тип варианта, такого как Цвет, Материал и так далее. Значения атрибутов — это описание атрибута, такого как Красный, Пластиковый.
Далее нажмите на кнопку «Сохранить».
Если Вам нужно больше значений для одного атрибута, перейдите в меню «Настройка» пункт меню «Значение атрибутов».
Каждый из атрибутов может иметь неограниченное количество значений.
Нажмите на кнопку «Создать». Выберите атрибут из выпадающего списка и укажите значение для него.
Далее нажмите на кнопку «Сохранить».
Вернитесь к меню «Контроль запасов», пункт меню «Продукты».
Откройте запись товара, для которого только что добавляли варианты.
Вы можете добавить стоимость по основной цене для вариантов товара.
Нажмите на кнопку «Цены» вариантов.
Далее выберите вариант, к которому нужно добавить значение, и в поле «Дополнительная цена» атрибута добавьте стоимость варианта, который будет добавлен к начальной цене.
Потом нажмите на кнопку «Сохранить».
Теперь, если перейти к меню «Продажа», пункт меню «Коммерческие предложения», и нажать на кнопки «Создать», «Добавить элемент», можно увидеть, что цена продажи для вариантов отличается.
Отслеживание серийного номера используется для отслеживания товаров с серийными номерами на каждом перемещении. Вы можете отслеживать текущее местонахождение таких товаров. Когда товар перемещаются из одного места в другое, система автоматически определит текущее местонахождение товара на основе его последнего движения. Таким образом, можно будет получить место перемещения товара.
Перейдите к модулю Состав. В меню Настройка ‣ Настройка, в разделе Перемещение для строке Партии и серийные номера включите переключатель Отслеживать партии и серийные номера. И нажмите на кнопку Применить.
Теперь можно настроить, какие товары Вы хотите отслеживать по серийным номерам.
В меню Контроль запасов выберите пункт меню продукты.
Откройте необходимый Вам запись товара.
Нажмите на кнопку Изменить. И перейдите на вкладку Склад.
В части Отслеживание активируйте переключатель По уникальному серийному номеру.
И нажмите на кнопку Сохранить.
Теперь для обработки передачи такого товара необходимо ввести номер(а).
Перейдите к модулю Покупка
В меню Закупки — Заказ на закупку выберите необходимый Вам запись и откройте его.
Например, закуплено три единицы товара.
Нажмите на кнопку Доставка. Далее нажмите на значок разделить партию.
В новом окне Нажмите на Добавить элемент и добавьте серийные номера
Потом нажмите на кнопку Сохранить.
При отгрузке клиенту товара, у которого уже есть присвоенный серийный номер, также нужно будет его указать.
Так, например, перейдите к модулю Продажа. В меню Продажа изберите пункт меню Заказ на продажу.
Откройте соответствующий заказ на продажу и нажмите на кнопку Доставка.
Нажмите на значок разделить партию.
Как Вы видите, серийный номер появился в списке. Просто нажмите на значок Плюс +, чтобы подтвердить, что Вы перемещаете этот серийный номер.
Далее нажмите на кнопку Сохранить.
Нажмите на кнопку подтвердить.
По серийному номеру можно отследить перемещения товара. Для этого перейдите к модулю Состав. В меню Контроль запасов / партии / Серийные номера выберите номер, который вы хотите отследить.
Вы можете получить более подробную информацию, нажав на кнопку Перемещение.
Партии используются для товаров, которые Вы получаете в большом количестве. Также они соответствуют определенному количеству товаров, приема и хранятся в одном пакете.
Как и в случае с серийным номерам, опция Отслеживать партии и серийные номера должна быть активирована. Проверьте, так ли это, можно, перейдя к модулю Склад, меню Настройка ‣ Настройка.
Теперь можно настроить, какие товары Вы желаете отслеживать в партиях.
В меню Контроль запасов изберите пункт меню Продукты.
Откройте необходимый Вам запись товара.
Нажмите на кнопку Изменить. И перейдите на вкладку Склад.
В части Отслеживание активируйте переключатель По партиях
И нажмите на кнопку Сохранить.
Теперь при закупке такого товара в некотором количестве единицы этого товара будут принадлежать к определенной партии.
Перейдите к модулю Закупка
В меню Закупка — Заказ на покупку изберите необходимый Вам запись и откройте его.
Например мы закупили 10-ть единиц товара.
Нажмите на кнопку Доставка. Далее нажмите на значок разделить партию.
Нажмите на значок серийного номера
В новом окне Нажмите на Добавить элемент и добавьте две партии товара (Партия 1 и Партия 2) по пять единиц в каждой ..
Потом нажмите на кнопку Сохранить.
Отслеживать партии можно так же, как и серийные номера.
Для этого перейдите к модулю Склад. В меню Контроль запасов / партии / Серийные номера выберите номер, который вы хотите отследить.
Вы можете получить более подробную информацию, нажав на кнопку Перемещение.
В процессе хозяйственной деятельности периодически возникает вопрос предварительной оплаты товаров или услуг. Рассмотрим как решено данный вопрос в системе Erp Foss.
Авансовые платежи при закупке
Перейдите к модулю Закупка и выберите пункт меню «Заказ на покупку»
Нажмите на кнопку «Создать». Заполните все необходимые поля и сохраните заказ.
При условии, что мы заплатили аванс, проведем данный платеж.
Для этого перейдем в модуль Бухучет. В меню Покупка выберите пункт меню Платежи.
Нажмите на кнопку «Создать». Далее заполните все необходимые поля.
Нажмите на кнопку «Подтвердить»
После подтверждения платежа, если открыть карту по данному поставщику, можно увидеть, что баланс составляет -1000 грн, то есть наш поставщик получил оплату, но товар еще не отпустил.
Если вернуться к заказу на покупку, по которому мы сделали авансовый платеж, и нажать на кнопку «Счета поставщиков», «Новый», «Подтвердить», система предоставит предупреждение о том, что Вы остаточные дебиты для этого поставщика, которые можно учесть при оплате счета.
В нижнем правом углу счета будет указаны конкретные остаточные дебиты. В нашем случае это авансовый платеж 1000 грн. Для учета этого аванса нужно нажать «Добавить».
Теперь можно увидеть, что осталось оплатить 920 грн. При необходимости просмотреть информацию по учтенному платежа, нажмите на значок «и»
Авансовые платежи при продажах
Для учета авансов при продажах можно использовать два метода. Первый способ такой же, как мы только что рассмотрели в отношении операций по покупке
Поэтому остановимся подробно на 2-м способе, с использованием записи «Авансовый платеж клиента» типа Услуга.
Перейдите к модулю Продажа и выберите пункт меню «Заказ на продажу»
Нажмите на кнопку «Создать». Далее заполните все необходимые поля и сохраните Заказ на продажу. Затем подтвердить продажу. Нажмите на кнопку «Создать счет»
При подготовке счета, в случае предоплаты, Вы можете выбрать варианты предоплаты в процентах от суммы или фиксированную сумму.
Например, выставим счет на авансовый платеж 50% от общей суммы.
В результате будет создан счет на сумму 50% от начальной суммы заказа.
Если вернуться к заказу на продажу, можно увидеть, что строка с записью об авансовом платеже было добавлено автоматически. Но сумма заказа не изменилась.
Статус заказа на продажу будет «До включения в счет», что свидетельствует о том, что счет выставлен не на всю сумму.
Когда появится необходимость создать счет на остаточную сумму, нажмите на кнопку «Создать счет».
Далее выберите пункт «Строки для включения в счет (вычесть предоплату).
В данном счете итоговая сумма отображается с учетом предварительно оплаченного авансового платежа.
ERP FOSS дает возможность планировать оптимальное количество товара на складе.
Для некоторых товаров, которые Вы держите на складе, может быть полезно иметь правила пополнения. Например, товары, пользующиеся большим спросом или товары, которые требуют большого количества свободного места для их хранения.
В таком случае Вы можете сформировать правило пополнения для выбранного товара, а система автоматически будет формировать запросы коммерческих предложений
Откройте меню «Покупка» и выберите пункт меню «Товары».
Откройте товар, к которому хотите добавить правило дозаказа.
Необходимое условие для корректного правила дозаказа — данные о поставщике должны быть заполнены в части «Поставщики». Минимальное количество должно быть больше чем 0.
Перейдите на вкладку «Общая информация».
Нажмите на кнопку «Правила пополнения» в правом углу.
Нажмите на кнопку «Создать».
Название правила пополнения в ERP FOSS называется «OP / порядковый номер» по умолчанию, но Вы можете присвоить любое имя.
Поле продукт — это товар, для которого Вы создаете текущее правило пополнения.
Выберите склад, на который будет доставлен товар, в поле «Склад».
В поле «Минимальное количество» введите количество, до которого система будет вызывать новый заказ для пополнения.
В поле «Максимальное количество» укажите максимальное количество товара, которое нужно иметь в запасе.
Когда уровень запаса товара достигает минимального уровня, система автоматически сгенерирует закупку с количеством, необходимым для достижения максимального уровня запаса.
«Множитель количества» — обозначает, какое наименьшее количество товаров можно заказать одновременно. Например, некоторые товары могут быть доступны только для покупки в комплекте 2х единиц.
«Темин выполнения» — можно выбрать:
— количество дней для покупки: соответствует количеству дней, в течение которых поставщик получает заказ
— количество дней, чтобы получить товары
Кнопка «Активно» / «Заархивированные» позволяет активировать / деактивировать данное правило.
Нажмите на кнопку «Сохранить».
Теперь каждый раз, когда товар правилу дозаказа достигает минимального запаса, система автоматически будет делать запрос коммерческого предложения на основе Вашего максимального количества, чтобы пополнить запас.
Для того, чтобы система сделала такой запрос автоматически, еще необходимо проверить активирован у Вас соответствующий планировщик или нет.
Для этого перейдите к меню «Настройка» и выберите пункт меню «Запланированные действия».
Откройте запись «Запустить планировщик». Если флажок «Активно» не активирован, нажмите на кнопку «Изменить» и активируйте его. Также Вы можете задать период выполнения данного планировщика — выбрать интервал и время его выполнения.
Сохраните изменения, нажав на кнопку «Сохранить».
Теперь если перейти к меню «Закупки» можно увидеть, что система сделала запрос коммерческого предложения в указанное время.
Прямая поставка или дропшипинг — это система, которая позволяет товару не проходить через Ваш склад. То есть, если клиент сделал заказ у Вас, товар будет поставляться непосредственно от поставщика Вашему клиенту.
Откройте меню «Склад» и выберите пункт меню «Настройки».
Проверьте, что переключатель «Разрешить поставщикам делать доставку напрямую вашим клиентам» выбран в разделе «Расположение и состав».
Если нет, — выберите его и нажмите на кнопку «Применить».
Откройте меню «Продажа» и выберите пункт меню «Настройки».
Убедитесь, что переключатель «Выбирать определенные маршруты для заказов на продажу (расширено)» выбран в разделе «Предложения и реализации». Если нет, — выберите его и нажмите на кнопку «Применить».
Далее в меню «Продажа» выберите «Товары».
Откройте запись товара, которая Вас интересует.
Нажмите на кнопку «Редактировать» и перейдите на вкладку «Склад».
Нажмите кнопку «Добавить элемент», чтобы добавить поставщика. Выберите поставщика и нажмите на кнопку «Сохранить и закрыть».
Нажмите на кнопку «Сохранить».
В пункте меню «Продажа» выберите «Заказы на продажу».
Нажмите на кнопку «Создать», чтобы создать новый заказ на продажу.
Выберите клиента, товар и укажите в соответствующей строке заказа на продажу, что Маршрут — это «Прямые поставки».
Нажмите на кнопку «Сохранить».
Как только заказ будет подтвержден (нажмите на кнопку «Подтвердить продажу»), никакого перемещения не будет создано с Вашего запаса.
Товар будет доставлен непосредственно от поставщика вашему клиенту.
Откройте меню «Покупка» и выберите пункт меню «Покупка» — «Запросы коммерческого предложения».
Нажмите на кнопку «Создать». Укажите поставщика, товар.
Перейдите на вкладку «Поставка и счета».
В поле «Куда доставить» выберите «Дропшип» с выпадающего списка.
В поле «Адрес прямой доставки» выберите соответствующего клиента и нажмите на кнопку «Подтвердить заказ».
После подтверждения заказа можно увидеть, что была создана одна доставка с помощью маршрута доставки автоматически.
Таким образом товар будет доставлен непосредственно от поставщика Вашему клиенту.
Нажмите на кнопки «Доставка», «Подтвердить».
Товар будет доставлен непосредственно от поставщика вашему клиенту.
Теперь, если перейти к меню «Покупка» и выбрать пункт меню «Товары», и открыть
Система ERP FOSS позволяет перемещать товары с одного склада на другой, при условии, что Вы имеете различные складские помещения.
Прежде всего необходимо выбрать вариант нескольких местонахождений.
Для этого перейдите в меню «Склад» и выберите пункт меню «Настройки».
В секции «Расположение и склад» проверьте, что переключатель «Управлять лишь 1 складом, который состоит из нескольких местонахождений склада» активирован.
Если нет, выберите его и нажмите на кнопку «Применить».
Следующим шагом является создание Вашего нового склада. Для этого в разделе «Настройки» выберите «Склады».
Нажмите на кнопку «Создать».
Заполните название склада и краткое название, состоящее максимум из 5ти символов.
И нажмите на кнопку «Сохранить».
Если перейти к панели управления, можно увидеть, что новые операции будут автоматически создаваться для Вашего нового склада.
Если Вы создадите новый склад, возможно у Вас уже есть существующая инвентаризация.
Выделите меню «Контроль запасов» и выберите «Корректировка остатков».
Нажмите на кнопку «Создать».
Выберите правильный склад и местонахождение, дату инвентаризации.
Нажмите на кнопку «Начать инвентаризацию».
Откроется новое окно, где Вы сможете скорректировать существующие товары: добавить или удалить позиции и указать их количество в поле «Реальное количество».
Теоретическое количество не может быть изменено, так как оно рассчитывается системой автоматически на основе объема заказов на покупку и продажу.
Нажмите на кнопку «Подтвердить инвентаризацию».
Перейдите к панели управления и выберите внутреннее перемещение одного из двух складов. Для этого нажмите на «Больше» — «Перемещение».
В новом окни выберите зону места отправления (т.е. наш «старый склад») и зону места получения (наш «новый склад»).
Добавьте товары, которые хотите передать, нажав на кнопку «Добавить элемент».
Когда Вы закончите добавлять товар, нажмите на кнопку «Подтвердить».
Если далее нажать на кнопку «Применить», система будет обрабатывать все перечисленные товары.
Если нажать на кнопку «Отметить для выполнения», система поставит перемещения в статус ожидания.
Далее нажмите на кнопку «Зарезервировать», «Подтвердить», чтобы зарезервировать количество товаров на своем исходном складе.
Перемещение должно быть с пометкой Доступно (для это нужно на перемыщенни выбрать «Зарезервировать»).
Также товар можно перемещать вручную. Для этого необходимо:
Вернуться к Панели управления и нажать на кнопку перемещений.
Откройте нужную Вам запись и нажмите на иконку карандаша в нижнем правом углу.
В окне «Детальное описание операции» Вы можете вручную указать количество обрабатываемого товара.
Затем нажмите на кнопку «Подтвердить». В результате чего система автоматически предложит создать обратный заказ.
Если Вы планируете позже обработать остальные товары, нажмите на кнопку «Создать дозаказ». Если нет, — нажмите на кнопку «Нет дозаказа».
