Закупки продукции

Введение

Для управления закупками назначен одноименный модуль системы. В этой статье описаны все возможные действия при закупке продукции. Стандартные действия описаны в статье «Закупки и продажи. Стандартные действия».

Панель управления
Панель управления

Доступ к модулю закупки имеют только те пользователи системы, которым предоставлены соответствующие права. Данные права назначаются в разделе Приложения при настройках прав пользователя. Уровни доступа: Менеджер— имеет доступ ко всем документам по закупкам, Пользователь — имеет доступ только к своим документам. Создание и редактирование свойств пользователей осуществляются в модуле Настройки пункт меню Пользователи.

Настройка прав доступа пользователя
Настройка прав доступа пользователя

Пункты меню модуля Закупка

После открытия модуля Закупка вы видите соответствующие пункты меню этого модуля.

Пункты меню модуля Закупка
Пункты меню модуля Закупка

Закупка

Запросы цен

Для запроса цен на приобретение продукции нужно перейти в пункт меню Запросы цен. В данной таблице представлены список Запросов цен. Запрос цен — это предварительный документ, который может быть отправлен производителю для запроса подтверждения правильности предполагаемых цен.

Таблица запросов цен
Таблица запросов цен

Для создания нового Запроса нажмите Створити, выберите производителя продукции и добавьте продукцию, которые вы хотите в него закупить. Продукция может быть добавлена по одному (Добавить) или несколько одновременно (Добавить несколько). При выборе продукции можно указать необходимое количество продукции и предполагаемою цену продукции, которая покупается.

Запрос цен может быть отправлен в виде напечатанного документа (Распечатать запрос предложений) или по электронной почте (Отправить ЗЦП по эл. почте).

Предложение цен
Предложение цен
Запрос предложения цен в печатном формате
Запрос предложения цен в печатном формате

При формировании Запроса цен можно указать необходимое количество продукции, а также его желаемую цену. Если в закладке Состав продукции был указан поставщик, для которого вы формируете Запрос цен, то система автоматически установит закупочную цену на эту продукцию в соответствии с установленным значением. На ваше усмотрение эту цену можно изменить. Например, для товара Mouse Wireless, которые приведены ниже, есть производитель Delta PC, и в запросе, который мы создавали, автоматически установилась цена в 13,50 грн.

Заказ Закупки

Если вы подтверждаете заказ (Подтвердить заказ), то на основании запроса предложений формируется Заказ закупки.

Список заказов закупки
Список заказов закупки

Примечание: Заказ закупки можно создавать самостоятельно без предварительного создания запроса цен.

В заказе закупки содержится та же информация, что и в Запросе цен, но функции, доступные для работы с этим документом, значительно шире. Создадим новый Заказ закупки и рассмотрим все действия доступны в заказе закупки. Сначала необходимо Сохранить и Подтвердить заказ

Заказы закупки
Заказы закупки

Печать — напечатать Запрос цен, как и в предыдущем пункте, или распечатать приходную накладную

Печать документов
Печать документов

ДействиеУдалить — можно удалить Заказ закупки, если с ним не выполнялись любые действия, например оплата. Дублировать — можно дублировать заказ, если это необходимо. Это будет новый заказ. Изменить цену продажи — для приобретенного товара можно изменить цену, по которой вы будете его продавать. (Кнопка Изменить цену продажи выполняет ту же функцию.)

Отправить заказ на закупку по эл. почте — как и в случае с Запросом цен, Заказ закупки можно отправлять поставщику по электронной почте.

Действия над документом Заказы закупки
Действия над документом Заказы закупки

Приход ТМЦ (или кнопка Доставка) — если Заказ закупки утверждено, то можно провести приход товарно-материальных ценностей (продукции).

Примечание. Доставка может осуществляться также и с модуля Склад.

Подтвержденный заказ закупки
Подтвержденный заказ закупки

Выбрав Доставку, мы получаем шаблон прихода товара. При нажатии Утвердить система предложит утвердить доставку продукции полностью. Если продукция доставлена ​​в ином количестве, то вы можете изменить это в колонке Выполнено, взяв на редактирование бланк доставки, а затем его утвердить.

Бланк доставки продукции
Бланк доставки продукции

Например, продукция была доставлена не полностью. В этом случае будет предложено Создать до заказа или Нет до заказа

Створення бланку дозамовлення товару
Створення бланку дозамовлення товару

При выборе Создать до заказа, система отмечает полученное количество продукции и добавляет еще один бланк доставки. В самом заказе указано запрошенное количество и получено реальное количество продукции.

Частичный приход продукции
Частичный приход продукции

Теперь, если мы откроем доставку, то видим список из двух доставок, одна имеет статус Выполнено, вторая Доступно.

 Дополнительный приход продукции
Дополнительный приход продукции

В момент, когда поступит остаток продукции можно будет подтвердить её доставку.

Бланк дополнительного прихода продукции
Бланк дополнительного прихода продукции

После дополнительной доставки мы видим, что вся продукция получена .

Окончательный приход продукции
Окончательный приход продукции

Счета от поставщика — если продукция получена, то в зависимости от настроек продукции счет может быть сформирован на доставленное или заказанное количество продукции. В нашем случае доставленное количество совпадает с заказным. Возможная и частичная оплата продукции.

Создание счета от поставщика
Создание счета от поставщика

Система автоматически сформировала связанную с Заказом закупки черновик счета.

Черновик счета
Черновик счета

После утверждения счета можно зарегистрировать платеж, выбрав журнал оплаты.

Регистрация платежа
Регистрация платежа

После регистрации платежа мы видим оплаченный счет нашему поставщику.

Оплаченый счет
Оплаченый счет

Поставщики

Вы можете увидеть список поставщиков продукции, зайдя в папку Поставщики.

Список поставщиков продукции
Список поставщиков продукции

Продукция/Варианты Продукции

Подробнее продукция описана в статье Продукция. Здесь мы рассмотрим прогнозируемое количество продукции и количество продукции на руках.

Список продукции
Список продукции

Например, создадим Заказ закупки для продукта Apple In-Ear Headphones в количестве 5 шт. Как видно из рисунка выше сейчас у нас на руках 7 единиц такой продукции и 7 единиц продукции в прогнозируемом количестве.

Заказ закупки на 5 единиц продукции
Заказ закупки на 5 единиц продукции

После утверждения Заказа закупки — прогнозируемое количество продукции стало равно 12.

Изменение прогнозируемого количества продукции
Изменение прогнозируемого количества продукции

А после обработки доставки продукции, количество на руках тоже стало равной 12.

Изменение количества продукции в наличии
Изменение количества продукции в наличии

Контроль

Поступающие товары

Список входящих товаров, которые не были доставлены приведены в таблице Поступающие товары.

Список товаров, которые должны поступить
Список товаров, которые должны поступить

Из таблицы можно открыть соответствующий документ и получить информацию о товаре, который поступает. Вы можете получить более подробную информацию по каждой из позиций, кликнув на соответствующую запись. Если товар поступил то можно перейти в бланк доставки, нажав на Ссылка перемещения

Запись о входящей продукции
Запись о входящей продукции

и утвердить доставку.

Подтверждение поступления продукции
Подтверждение поступления продукции

Счета от поставщиков

В данной таблице содержится список счетов, которые были сформированы на основании Заказов закупки. Счета имеют три статуса: Черновик — это черновик счета, Утвержденный — счет выписан и утвержден, но не оплачен, Оплачен — есть подтверждение оплаты счета.

Список счетов от поставщиков
Список счетов от поставщиков

Отчеты

Отгрузка по Покупкам

В отчете Отгрузка по закупкам предоставлена информация по задолженностям, по доставке товара и задолженности по оплате по счетам. Информация предоставлена в свернутом виде, но ее можно развернуть по каждому из поставщиков. Рассмотрим значение, которое представлено в каждом столбце.

  • Поставщик — наименование поставщика.
  • Ссылка на заказ — номер заказа, по которому имеется задолженность.
  • Заказанное количество — общее количество продукции, которая была заказан. При развертывании строки — по каждому заказу отдельно.
  • Сумма заказа — стоимость заказа в денежном выражении.
  • Доставлено — количество продукции, которая была доставлен.
  • Цена доставленного — стоимость доставленной продукции в денежном выражении.
  • Включено товаров в счет — количество продукции, на которую выписан счет.
  • Сумма на оплату в счет — сумма включенная в счет, в денежном выражении.
  • Уплаченная сумма по счету — стоимость полученных средств в денежном выражении.

Каждое из заказов можно открыть.

Список отгрузки по покупкам
Список отгрузки по покупкам

Настройки

Настройки

В данном разделе содержится информация про общие настройки системы закупок. При подведении курсора к пункту настроек вы можете получить подсказку по этому пункту.

  • Время выполнения закупки — при генерации Заказа закупки система устанавливает предполагаемое время доставки продукции в зависимости от её настроек. Если Запас времени на закупку не равняется 0, то система будет учитывать это время.
  • Редактирования заказ закупку — позволит редактировать утвержденные Заказы закупки или нет.
  • Уровни подтверждение — возможно установить два уровня подтверждение Заказ закупки. Так в нашем случае (см. рисунок) если сумма заказа будет больше 50000 грн., То такой заказ утверждается руководителем отдела закупок. Сотрудник с правами пользователя не может утвердить такой заказ.
  • Сумма двойного утверждения — предельная сумма, ниже которой не требуется утверждение Заказа.
  • Варианты Товара — возможность использования вариантов товара.
  • Единицы измерения — если используется несколько единиц измерения, то товар можно закупать, например, в ящиках а продавать поштучно.
  • Методы расчета затрат — для оценки себестоимости закупленного товара. Если установлена ​​фиксированная себестоимость, то данные о стоимости товара нужно будет вводить вручную, если установлен иной параметр то себестоимость товара устанавливается автоматически.
  • Тендеры — система позволяет организовать тендеры на закупку продукции, разослав Перечень запросов нескольким поставщикам, а затем сравнивать предлагаемые цены.
  • Цена поставщика — вы можете управлять ценой на поставляемую продукцию, в форме продукции, (Закладка «Склад») или импортировать в систему прайсы от поставщиков. Также цену приобретаемой продукции можно устанавливать непосредственно в заказе закупки.
  • Предупреждение — для продукции или поставщика можно установить блокирующее сообщение, которое будет выводиться при их выборе в момент формирования Заказа закупки. Например, это может быть сообщение о недобросовестности поставщика. Но выбор все равно будет разрешен.
  • Прямая поставка — продукцию можно поставлять как на свой склад, так и непосредственно клиентам.

    Настройка модуля закупка
    Настройка модуля закупка

Категория Продукции

Для удобства работы с продукцией она может быть разбита на категории. Категории могут быть вложены одна в другую.

Список категорій
Список категорій
  • Название категории — произвольное наименование, которое может отражать общие свойства товара. Например, обувь, одежда и т.п.
  • Товары — вы можете открыть список продукции, входящей в эту категорию.
  • Категория родительская — вышестоящая категория, в которую входит данная категория.
  • Тип категории — существует два типа категорий Вид — это виртуальная категория не предназначена для включения в нее продукции, а предназначена для создания вышестоящей категории. То есть вы можете создать категорию с типом Вид, указать все её параметры, а затем включать в нее подкатегории с типом Нормальный, которые будут следовать всем её настройкам. То есть будет создана иерархическая структура категорий. Второй тип Нормальный — это тип в который может быть включена продукция, но у неё же можно включать и подкатегории.
  • Наценка от закупочной цены — это величина наценки в процентах для товаров, входящих в эту категорию. Используется для изменения цены товаров.
  • Метод калькуляции — используется для оценки себестоимости закупленной продукции
  • При выборе Стандартная цена — себестоимость продукции обновляется вручную, в то время, когда вам удобно.
  • При выборе Реальная цена — в момент закупки продукции стоимость, по которой её закупили, будет учитываться как себестоимость продукции. Цена продукции будет устанавливаться как себестоимость последнего проданного товара. Для использования этого значения необходимо указать в пункте Оценка запасов Непрерывно (автоматически) и заполнить параметры счетов в разделе Свойства складских счетов
  • При выборе Средняя цена — система автоматически перечислять себестоимость для всех закупленных товаров, в том числе и ранее закупленных, по среднему значению. То есть если вы купили два товара по цене 100 грн, а потом еще один по цене 130 грн., То себестоимость будет (100 * 2 + 130 * 1) / 3 = 110 грн.
  • Оценка запасов — может проводиться непрерывно в автоматическом режиме, либо вручную. Для режима вручную, вам необходимо для каждого товара установить его стоимость.
  • Параметры счета — во всех пунктах указываются номера счетов плана бухгалтерских счетов Украинский стандарта бухгалтерского учета. Например, для продукции это будет счет «701000 Доход от реализации готовой продукции» — «901000 Себестоимость реализованной готовой продукции», а для услуг «703000 Доход от реализации работ и услуг-» «903000 Себестоимость реализованных работ и услуг». Данные счета выбираются бухгалтером самостоятельно и предназначенные для ведения бухгалтерского учета. Для СПДФЛ их выбор представляет интерес с точки зрения автоматического учета доходов и расходов.
  • Свойства складских счетов — здесь также используются номера счетов плана бухгалтерских счетов. Заполнение этих полей нужно обязательно при использовании методов ценообразования стандартная и реальная цена. Если эти поля не будут заполнены, то при подтверждении получения товара может возникать ошибка.
  • Маршруты — это список маршрутов по которым будет доставляться закуплен товар есть, например, на какой состав, в какой последовательности и т.п.
  • Стратегия принудительного удаления — FIFO «первым пришел — первым ушел», то есть товар, закупленный ранее, раньше и будет продан, а IFO — «последним пришел — первым ушел», то есть товар закуплен позже будет продан ранее. Эта установка работает совместно с модулем продаж.

    Категория продукции
    Категория продукции

единицы измерения

Система может поддерживать неограниченное количество единиц измерения. Различные единицы измерения доступны в случае соответствующих настроек системы закупок.

Единицы измерения
Единицы измерения

Вы можете создать свою единицу измерения, сначала выбрав категорию единиц измерения, или создав ее.

Категории единиц измерения
Категории единиц измерения

Например, для единиц измерения категории «Ед.» основная единица измерения единицы.

Основная единица измерения
Основная единица измерения

Единица измерения Пакет содержит десять штук. В случае если вы будете проводить закупку в единицах измерения Пакет то система при доставке товара внесет в запасы десять штук товара.

Единицы измерения могут быть как большими за основную так и меньше.

Единица измерения больше основной
Единица измерения больше основной

КАТЕГОРИИ единиц измерения

Можно создавать неограниченное количество категорий единиц измерения в зависимости от бизнес-процессов в вашей компании.

Основные единицы измерения
Основные единицы измерения