Каждый пользователь ERP FOSS работает с данными по-своему. Менеджеру по продажам важны его заказы и клиенты, кладовщику — остатки и движение товаров, бухгалтеру — счета и платежи, а руководителю — общая картина работы предприятия.
Поэтому совсем не обязательно каждый раз просматривать длинные списки документов или вручную искать необходимую информацию. ERP FOSS позволяет настроить отображение данных под свои повседневные задачи с помощью фильтров, группировок и закладок.
Причем для этого не требуется изменять настройки самой программы или обращаться к разработчикам.
Фильтры: оставляем на экране только нужное
Практически любой список в ERP FOSS можно отфильтровать. Фильтр определяет, какие именно записи необходимо показать, скрывая все, что в данный момент не интересует пользователя. В ERP FOSS можно использовать как предусмотренные системой фильтры, так и создавать собственные условия.
Например, можно вывести:
- заказы только за текущий месяц;
- неоплаченные счета;
- документы определенного клиента;
- товары конкретной категории;
- заказы определенного менеджера;
- товары, остаток которых на складе меньше заданного количества.
Последний вариант имеет вполне практическое применение. Например, в складском отчете ERP FOSS можно установить диапазон остатков и таким образом быстро найти товары, запасы которых заканчиваются.
Условие при этом не обязательно должно быть одно. Можно применить несколько критериев и получить, например, неоплаченные счета определенного клиента за нужный период.
Группировки: смотрим на те же данные под другим углом
Фильтр отвечает на вопрос «что показать?», а группировка — «как это показать?».
Вместо сплошного списка ERP FOSS может объединить записи по определенному признаку. Например:
- по клиентам;
- менеджерам;
- категориям товаров;
- складам;
- статусам;
- датам, месяцам или годам.
Можно использовать и несколько уровней группировки. Например, сначала сгруппировать продажи по менеджерам, а внутри каждой группы — по месяцам. ERP FOSS поддерживает одновременное использование нескольких уровней группировки и фильтрации.
В результате обычный список документов превращается в удобный инструмент анализа.
Эту возможность мы использовали, например, для подготовки данных годовой налоговой отчетности: Z-отчеты можно сначала отфильтровать по необходимому периоду, а затем сгруппировать по ФОП и месяцам.
Фильтры и группировки можно использовать вместе
Наиболее интересные возможности появляются, когда фильтры и группировки комбинируются.
Предположим, руководителю необходимо регулярно контролировать неоплаченные счета. Можно:
- отфильтровать только неоплаченные документы;
- ограничить необходимый период;
- сгруппировать результат по менеджерам;
- внутри каждого менеджера сгруппировать документы по клиентам.
Или кладовщик может отфильтровать только актуальные складские операции и сгруппировать их по складам или типам операций.
То есть пользователь получает не еще один стандартный отчет, а именно нужное ему представление данных.
Закладки: настроили один раз — используем постоянно
Если определенное сочетание фильтров и группировок используется регулярно, нет необходимости настраивать его каждый раз заново.
Для этого в ERP FOSS существуют Закладки.
Настройте необходимые фильтры и группировки, а затем сохраните полученный вариант. В дальнейшем к нему можно быстро вернуться через меню закладок. Сохраненное представление также можно сделать видом по умолчанию для соответствующей таблицы.
Например, менеджер может создать закладку:
Мои неоплаченные заказы
и видеть именно этот список каждый раз при открытии соответствующего раздела ERP FOSS.
Кладовщик может создать:
Товары с малым остатком,
а руководитель:
Продажи по менеджерам за текущий месяц.
Таким образом, одна и та же система может выглядеть по-разному для разных сотрудников — каждый в первую очередь видит информацию, необходимую именно для его работы.
Закладками можно делиться с коллегами
Сохраненное представление может быть не только личным. При необходимости его можно сделать доступным другим пользователям. По умолчанию сохраненный вариант доступен его автору, а при совместном использовании он появляется среди закладок других пользователей.
Это особенно полезно, когда в компании необходимо стандартизировать работу.
Например, администратор или руководитель может один раз подготовить представления «Просроченные платежи», «Заказы в работе» или «Товары для пополнения запасов» и предоставить их сотрудникам.
В результате каждому пользователю не приходится самостоятельно создавать одинаковые условия отбора.
При этом общая закладка не изменяет права доступа. Если пользователи имеют разные права на данные, результаты одного и того же сохраненного представления у них могут отличаться.
ERP FOSS подстраивается под ваш рабочий процесс
Фильтры, группировки и закладки кажутся небольшими функциями, но при ежедневной работе они существенно экономят время.
Вместо того чтобы каждое утро заново искать необходимые документы, устанавливать период, выбирать менеджера и группировать результаты, достаточно один раз создать удобное представление и сохранить его.
В результате каждый сотрудник может настроить ERP FOSS под собственные задачи, не изменяя саму систему:
- фильтры помогают оставить только нужные данные;
- группировки структурируют и помогают анализировать их;
- закладки сохраняют созданные представления для повторного использования;
- вид по умолчанию автоматически открывает нужную информацию;
- общие закладки позволяют использовать одинаковые представления всей команде.
ERP FOSS остается единой системой для предприятия, но каждый пользователь может организовать рабочее пространство так, как удобно именно ему. Попробуйте поработать в ней прямо сейчас.
