Реєстрація документів та журнали
У цьому розділі розглянемо питання, пов'язані з реєстрацією документів у системі.
Налаштування журналу реєстрації документів
За кожним типом документів в системі закріплений свій журнал реєстрації. Цей журнал використовується для обліку документів даного типу і видачі їм реєстраційного номера.
Зазвичай журнал використовується протягом року, а на наступний рік створюється новий.
Щоб мати можливість працювати з журналами, користувачеві потрібно мати доступ рівня Керівник.
Після того як був виданий доступ до журналів реєстрації, користувач побачить їх список у розділі Журнали.
За замовчуванням у системі вже створено кілька основних журналів:
Розглянемо основні поля журналу на прикладі Журналу вхідної кореспонденції.
Журнал вхідної кореспонденції
| Найменування поля | Опис |
|---|---|
| Ім'я | Назва журналу |
| Код | За цим кодом система визначає, який журнал використовувати при створенні документа |
| Період | Період для списання документа в папку («з — по» визначену дату) |
| Нумератор | Посилання на нумератор документа |
Вкладка «Листи»
На цій вкладці показані всі документи, які були зареєстровані за допомогою даного журналу.
Вкладка «Реєстрація»
На цій вкладці відображаються всі додаткові реєстраційні записи, які були створені на вкладці «Реєстрація» документа, за яким закріплений даний журнал.
Нумератор документа
Нумератор використовується для автоматичного формування реєстраційного номера документа.
Для редагування нумератора клацніть на відповідному посиланні в журналі реєстрації.
Розглянемо нумератор на прикладі нумератора вхідної кореспонденції.
| Найменування поля | Опис |
|---|---|
| Префікс | Шаблон формування префікса реєстраційного номера для документа |
| Суфікс | Шаблон формування суфікса реєстраційного номера для документа |
| Використовувати для формування підпослідовності... | |
| Розмір послідовності | Кількість розрядів у номері (001) — 3 |
| Крок | Інтервал, через який видаються номери |
| Наступне число | Наступний номер, який буде виданий новому документу при створенні |
Реєстраційний номер документа формується з префікса, самого номера та суфікса.
Припустимо, нам потрібно сформувати номер такого вигляду:
Вхідний лист №14 від 10.01.2020 14:01:23
Для цього потрібно відкрити Нумератор від імені користувача з правами адміністратора системи.
Для вирішення цього завдання нам буде достатньо ввести текст Вхідний лист № у поле Префікс і від %(day)s.%(Month)s.%(Year)s%(h24)s:%(min)s:%(sec)s у поле Суфікс.
Після цього від користувача-виконавця можна створити вхідний лист, якому вже буде присвоєно номер у зазначеному нами форматі.
