Робота з внутрішніми документами
У цьому розділі розглянуто усі можливості роботи з внутрішніми документами вашої організації (накази, службові, внутрішні листи тощо).
Права доступу
Працювати з внутрішніми документами можуть користувачі, у яких в налаштуваннях прав доступу для функції Управління внутрішніми документами вказано роль Співробітник або Керівник. Користувач з роллю Співробітник зможе створювати і редагувати тільки свої документи, Керівнику доступне редагування документів, створених іншими користувачами.
Типовий процес обробки внутрішніх документів
Типова схема роботи з внутрішніми передбачає такі етапи:
- створення і заповнення картки внутрішнього документа;
- створення резолюції до внутрішнього документа, затвердження її керівником;
- виконання резолюції.
Розглянемо етапи цього процесу нижче.
Картка внутрішнього листа
Внутрішній лист призначений для відправки повідомлення всередині організації. Він може бути створений як відповідь на вхідний лист або незалежно від вхідного, як новий.
Виберіть папку Кореспонденція/Внутрішні і натисніть Створити.
Заповніть значення полів. Розглянемо детально їх призначення.
| Найменування поля | Опис |
|---|---|
| Зміст | Короткий зміст, тема листа |
| Відправник | Співробітник, від імені якого відправляється лист |
| Засіб відправки | Спосіб, яким відправляється лист |
| Дата реєстрації | Дата реєстрації листа в організації, яка відправляє лист |
| Одержувач | Співробітник або Організація-одержувач |
| Тип | Тип кореспонденції — довідкове поле (список типів ви можете налаштувати на свій розсуд, наприклад, «наказ», «розпорядження» тощо) |
| Папка | Папка, для якої призначений документ — довідкове поле (налаштовується на ваш розсуд, наприклад, «накази» або «інформаційні листи») |
| Пов'язана кореспонденція | Посилання на кореспонденцію, пов'язану з даним листом |
| Мітки | Відмітки до листа — довідкове поле (налаштовується на ваш розсуд, наприклад, «термінове» або «дсп») |
| Журнал внутрішніх документів | Посилання на журнал реєстраційних записів для внутрішніх документів |
Можливості під час роботи з карткою внутрішнього документа
Усі можливості аналогічні описаним для вхідної кореспонденції: друк картки, вкладені файли, копіювання/видалення тощо.
Робота з резолюціями. Виконання внутрішнього
Після створення і збереження картки документа він перебуває в статусі чернетки зі своїм реєстраційним номером (нумерацію докладніше розглянуто в окремому розділі). Далі його слід перевести в статус Відправлено, натиснувши кнопку Надіслати на картці документа.
Статус можна побачити в списку внутрішніх документів.
Якщо ж перед відправкою документ потребує виконання або узгодження, слід скористатися механізмом резолюцій — кнопкою Нова резолюція.
Подальші дії з резолюціями повністю аналогічні описаним для вхідного листа.