Робота з вихідною кореспонденцією
У цьому розділі розглянуто усі можливості роботи з листами (посилками, бандеролями), які відправляються з вашої організації (вихідними).
Права доступу
Працювати з вихідними можуть користувачі, у яких в налаштуваннях прав доступу для функції Кореспонденція вказано роль Співробітник або Керівник. Користувач з роллю Співробітник зможе створювати і редагувати тільки свої листи, Керівнику доступне редагування листів, створених іншими користувачами.
Таким чином, рекомендуємо давати роль Керівник користувачам системи, які у вашій організації є співробітниками канцелярії.
Типовий процес обробки вихідних
Типова схема роботи з вихідними передбачає такі етапи:
- створення і заповнення картки вихідного листа;
- створення резолюції до листа, затвердження її керівником;
- виконання резолюції;
- відправка вихідного.
Розглянемо всі етапи цього процесу у наступних розділах.
Картка вихідного листа
Вихідний лист призначений для відправки повідомлення в іншу організацію. Він може бути створений як відповідь на вхідний лист або незалежно від вхідного, як новий лист.
Виберіть папку Кореспонденція/Вихідні і натисніть Створити.
Заповніть значення полів. Розглянемо детально їх призначення.
| Найменування поля | Опис |
|---|---|
| Зміст | Короткий зміст, тема листа |
| Відправник | Організація, від імені якої відправляється лист |
| Спосіб відправки | Спосіб, яким відправляється лист |
| Дата реєстрації | Дата реєстрації листа в організації, яка відправляє лист |
| Номер документа | Реєстраційний номер документа в організації, яка відправляє лист |
| Одержувач | Організація-одержувач |
| Тип | Тип кореспонденції — довідкове поле (список типів ви можете налаштувати на свій розсуд, наприклад, «лист», «бандероль» тощо) |
| Папка | Папка, для якої призначений документ — довідкове поле (налаштовується на ваш розсуд, наприклад, «накази» або «інформаційні листи») |
| Пов'язана кореспонденція | Посилання на вхідні листи, пов'язані з даним листом |
| Відмітки | Відмітки до листа — довідкове поле (налаштовується на ваш розсуд, наприклад, «термінове» або «дсп») |
| Журнал вихідної кореспонденції | Посилання на журнал реєстраційних записів для вихідної кореспонденції |
Можливості під час роботи з карткою вихідного
Усі можливості аналогічні описаним для вхідної кореспонденції: друк картки, вкладені файли, копіювання/видалення тощо.
Робота з резолюціями. Виконання вихідного
Після створення і збереження картки вихідного він перебуває в статусі чернетки зі своїм реєстраційним номером (нумерацію докладніше розглянуто в окремому розділі). Далі його слід зберегти та перевести в статус Відправлено, натиснувши кнопку Надіслати на картці листа:
Статус листа можна побачити в списку вихідних:
Якщо ж перед відправкою вихідна кореспонденція потребує виконання або узгодження, слід скористатися механізмом резолюцій — кнопкою Нова резолюція.
Подальші дії з резолюціями повністю аналогічні описаним для вхідного листа.