Дана стаття призначена для тих, хто вибирає рішення для впровадження електронного документообігу в своїй організації або замислюється над удосконаленням діловодства в установі. Перш за все, наш продукт – хмарний документообіг – пропонується як SaaS (software as a service) рішення. Таким чином, все програмне забезпечення, відповідальне за зберігання і обробку інформації, розташоване на наших серверах і обслуговується нами. Ви (і співробітники вашого підприємства) отримуєте до нього доступ через браузер або мобільний додаток.
Що це дає? Які переваги роботи з документообігом в хмарі і які потенційні ризики? Всі ці питання ми розглянемо далі.
Переваги документообігу в хмарі
Важлива перевага, звичайно, ваша мобільність. Підключайтеся до системи в будь-якій точці земної кулі, коли вам зручно і будь-яким пристроєм. Вигоди віддаленої роботи з хмарним сервісом очевидні і актуальні в даний час як ніколи.
До вашого пристрою для роботи з системою хмарного електронного документообігу пред’являються мінімальні вимоги. Для десктопа досить, щоб був встановлений лише браузер, ми підтримали роботи з офісними документами онлайн. Смартфон або планшетний ПК є зараз у кожного, в тому числі і у ваших співробітників.
Відсутність витрат на інфраструктуру. Вам не потрібно турбуватися про встановлення серверного програмного забезпечення, відповідального за зберігання і обробку ваших документів. Вам не потрібно займатися технічною підтримкою, в тому числі модернізацій програмного забезпечення, резервуванням даних і захистом інформації, – все це ми беремо на себе і у нас є великий досвід в цих питаннях.
Відсутність витрат на обслуговуючий персонал. Вам не знадобиться системний адміністратор або інший висококваліфікований фахівець, що обслуговує систему. Це наша турбота і ваша економія коштів.
Пропонована модель оплата за наші послуги – місячна абонплата – набагато вигідніше, ніж одномоментна купівля системи документообігу, як традиційного клієнт-серверного програмного забезпечення. Ви можете звертатися до нас за консультацією по роботі – послуги техпідтримки включені в абонплату, доступну всім.
Хмарний документообіг: фактори ризику та безпека
Звичайно, при використанні будь-якого ПО, особливо колективної роботи через інтернет, існують певні фактори ризику. Потенційно можемо виділити серед них такі як:
– втрата або пошкодження інформації;
– несанкціонований доступ;
– зловмисні дії співробітників.
Чим може допомогти тут наше рішення?
Захищена база даних. Всі давно вже звикли і спокійною працюють з такими SaaS рішеннями як, наприклад, Google Drive і подібними. Ми пропонуємо рішення на базі системи Odoo, що розробляється міжнародною корпорацією з величезним досвідом і клієнтською базою. У нашій компанії, в свою чергу, великий досвід розробки програмного забезпечення для великого банківського бізнесу і держустанов в Україні. Наш досвід може стати в нагоді і вам.
Розподілений доступ. Ви самі налаштовуєте в системі доступ користувачам до тієї чи іншої інформації, і рішення дозволяє досить гнучко його налаштувати. Вкажіть, які папки може бачити той чи інший співробітник, які документи може редагувати, а які тільки переглядати. Це обмежить можливості по навмисному зміни інформації. До того ж всі дії в системі протоколюється, і ви завжди буде в курсі, хто автор тих чи інших змін.
Використання ЕЦП. Наш хмарний документообіг підтримує електронний цифровий підпис всіх популярних провайдерів ЕЦП в Україні. Підпишіть документ ЕЦП – це гарантовано захистить його від несанкціонованих змін і завжди можна перевірити його авторство, в т.ч. і онлайн.
SSL-з’єднання. Весь обмін інформацією між робочими місцями користувачів і сервером рішення відбувається по захищеному протоколу (SSL), вся передана через інтернет інформація шифрується, так що ймовірність її перехоплення – практично нульова.
Висновки та рекомендації
Пропоноване нами рішення для хмарного документообігу досить надійне і може бути рекомендовано всім комерційним структурам і практично всім державним організаціям.
Окремим замовникам, пов’язаних з нацбезпекою або працюють над підтриманням критично важливою для держави інфраструктури, ми готові запропонувати розміщення продукту на серверах замовника.
Спробуйте попрацювати з хмарним документообігом прямо зараз!
