Кожен користувач ERP FOSS працює з даними по-своєму. Менеджеру з продажу важливі його замовлення та клієнти, комірнику – залишки та рух товарів, бухгалтеру – рахунки й платежі, а керівнику – загальна картина роботи підприємства.
Тому зовсім не обов’язково щоразу переглядати довгі списки документів або шукати потрібну інформацію вручну. ERP FOSS дозволяє налаштувати відображення даних під свої щоденні завдання за допомогою фільтрів, групувань і закладок.
Причому для цього не потрібно змінювати налаштування самої програми або звертатися до розробників.
Фільтри: залишаємо на екрані тільки потрібне
Практично будь-який список у ERP FOSS можна відфільтрувати. Фільтр визначає, які саме записи потрібно показати, приховуючи все, що зараз не цікавить користувача. ERP FOSS дозволяє використовувати як передбачені системою фільтри, так і створювати власні умови.
Наприклад, можна вивести:
- замовлення тільки за поточний місяць;
- неоплачені рахунки;
- документи конкретного клієнта;
- товари певної категорії;
- замовлення конкретного менеджера;
- товари, залишок яких на складі менший за задану кількість.
Останній варіант має цілком практичне застосування. Наприклад, у складському звіті ERP FOSS можна встановити діапазон залишків і таким чином швидко знайти товари, запаси яких закінчуються.
При цьому умова не обов’язково має бути одна. Можна застосувати декілька критеріїв і отримати, наприклад, неоплачені рахунки конкретного клієнта за певний період.
Групування: дивимося на ті самі дані під іншим кутом
Фільтр відповідає на запитання “що показати?“, а групування — “як це показати?“.
Замість суцільного списку ERP FOSS може об’єднати записи за певною ознакою. Наприклад:
- за клієнтами;
- менеджерами;
- категоріями товарів;
- складами;
- статусами;
- датами, місяцями або роками.
Можна використовувати й декілька рівнів групування. Спочатку, наприклад, згрупувати продажі за менеджерами, а всередині кожної групи — за місяцями. ERP FOSS підтримує одночасне використання кількох рівнів групування та фільтрації.
У результаті звичайний список документів перетворюється на зручний інструмент аналізу.
Цю можливість ми використовували, наприклад, для підготовки даних річної податкової звітності: Z-звіти можна спочатку відфільтрувати за потрібним періодом, а потім згрупувати за ФОП та місяцями.
Фільтри та групування можна використовувати разом
Найцікавіші можливості з’являються, коли фільтри та групування поєднуються.
Припустимо, керівнику потрібно регулярно контролювати неоплачені рахунки. Можна:
- відфільтрувати тільки неоплачені документи;
- обмежити потрібний період;
- згрупувати результат за менеджерами;
- всередині кожного менеджера згрупувати документи за клієнтами.
Або комірник може відфільтрувати тільки актуальні складські операції та згрупувати їх за складами чи типами операцій.
Тобто користувач отримує не ще один стандартний звіт, а саме потрібне йому представлення даних.
Закладки: налаштували один раз – використовуємо постійно
Якщо потрібне поєднання фільтрів і групувань використовується регулярно, немає сенсу налаштовувати його щоразу заново.
Для цього в ERP FOSS існують Закладки.
Налаштуйте потрібні фільтри та групування, а потім збережіть отриманий варіант. Надалі до нього можна швидко повернутися через меню закладок. Збережене представлення також можна зробити видом за замовчуванням для відповідної таблиці.
Наприклад, менеджер може створити закладку:
Мої неоплачені замовлення
і бачити саме цей список щоразу, коли відкриває відповідний розділ ERP FOSS.
Комірник може створити:
Товари з малим залишком
а керівник:
Продажі за менеджерами цього місяця.
Таким чином, одна й та сама система виглядає по-різному для різних співробітників – кожен бачить насамперед інформацію, необхідну саме для його роботи.
Закладками можна ділитися з колегами
Збережене представлення може бути не тільки особистим. За потреби його можна зробити доступним іншим користувачам. За замовчуванням збережений варіант доступний його автору, а при спільному використанні він з’являється серед закладок інших користувачів.
Це особливо корисно, коли в компанії потрібно стандартизувати роботу.
Наприклад, адміністратор або керівник може один раз підготувати представлення “Прострочені платежі”, “Замовлення в роботі” або “Товари для поповнення запасів” і надати його співробітникам.
У результаті кожному користувачеві не потрібно самостійно створювати однакові умови відбору.
Важливий нюанс: спільна закладка не змінює права доступу. Якщо різні користувачі мають різні права на дані, результати одного й того самого збереженого представлення для них можуть відрізнятися.
ERP FOSS підлаштовується під ваш робочий процес
Фільтри, групування та закладки здаються невеликими функціями, але при щоденній роботі вони суттєво економлять час.
Замість того щоб щоранку заново шукати потрібні документи, встановлювати період, вибирати менеджера та групувати результати, достатньо один раз створити зручне представлення та зберегти його.
У результаті кожен співробітник може налаштувати ERP FOSS під власні завдання, не змінюючи саму систему:
- фільтри допомагають залишити тільки потрібні дані;
- групування структурують та допомагають аналізувати їх;
- закладки зберігають створені представлення для повторного використання;
- вид за замовчуванням відкриває потрібну інформацію автоматично;
- спільні закладки дозволяють використовувати однакові представлення всій команді.
ERP FOSS залишається єдиною системою для підприємства, але кожен користувач може організувати робочий простір так, як зручно саме йому. Спробуйте попрацювати у ній прямо зараз.
