Статті

Демонстраційна версія рішення Торгівля автозапчастинами

Введення

Примітка:Ця стаття описує вже заповнену Демонстраційну базу даних для рішення Торгівля автозапчастинами. Відкрийте в одному з вікон браузера цю статтю, а у вікні іншому створену вами демонстраційну базу даних системи, і ви зможете переглянути в діючій системі все, що описано в цій статті, перемикаючись між вікнами браузера. При бажанні ви можете працювати з документами і проводити будь-які операції з ними, створювати товари і партнерів, проводити продаж і покупки, а також переглядати звіти за цими операціями.
Якщо ви не створювали демонстраційну базу даних, то можете її створити в особистому кабінеті.
Функціональність демонстраційної бази повністю збігається з «порожній базою», яку ви можете створити після ознайомлення з можливостями системи.
Перед початком роботи рекомендуємо ознайомитися зі статтею Інтерфейс.

Використовуючи матеріали даної статті, ви зможете ознайомитися з принципами побудови системи ERP FOSS для рішення Торгівля автозапчастинами. Це в подальшому допоможе при реальній роботі з системою. Ми будемо розглядати можливості ERP FOSS на прикладі роботи з окремими модулями, які входять до її складу, і аналізувати їх взаємодію. Операція, якавиконана в одному з модулів системи, призводить до зміни стану в інших модулях. Наприклад, при закупівлі товару через модуль Закупівля, і підтвердження його доставки, в модулі Склад відображається надходження товару, а в модулі Бухоблік враховуються отримані від постачальників рахунки по цій покупці.

Початкові налаштування

Попередньо, з таблиць xls, в систему були введені дані по товарах, постачальниках та клієнтах з використанням механизму імпорту. Створити нові товари і клієнтів можна і вручну. Доступ до даних надається в кожному з модулів системи.

Примітка: Для переходу з одного модуля в інший натисніть на знак решітки в лівому верхньому кутку екрану, а потім виберіть потрібний модуль.

Вибір модуля системи

Для прикладу, перейшовши в модуль Продаж, ми можемо переглянути список товарів, які можуть бути продані. Списки товарів можна подивитися в будь-якому модулі, який передбачає роботу з ними.

Список товарів, які можуть бути продані

Список клієнтів знаходиться в пункті меню Продаж/Клієнти.

Список клієнтів

Купівля товарів

Модуль Купівля призначений для проведення закупівель продукції. Закупівлю можна провести різними способами, які будуть розглянуті далі.

Запити комерційної пропозиції

Запит комерційної пропозиції створюється для того, щоб узгодити ціну на закупівлю товару з вашими постачальниками. Можуть бути різні варіанти створення запиту комерційної пропозиції. З цього ми розглянемо деякі з них. Як видно з малюнка нижче, у нас є два запити комерційної пропозиції.

Запити комерційної пропозиції.

Запит ПН-19/014 створений вручну, безпосередньо в теці Запити комерційної пропозиції.

Запит комерційної пропозиції

У запиті комерційної пропозиції попередньо встановлені ціни товарів. Але закупівля може бути і за іншою ціною. Ціни можуть бути встановлені виходячи з налаштувань закладки Склад продукції, або ціна закупівлі буде запропонована системою автоматично такою, по якій у цього постачальника раніше проводилася закупівля цієї продукції. Якщо ця продукція не закуповувалася раніше, то ціна буде встановлена нульовою і вартість товару потрібно буде вказати в ручну.

Налаштування параметрів закупівлі товару

При відповідному налаштуванні поштової системи запит може бути відправлений постачальнику на Email у вигляді поштового повідомлення.

Запит комерційної пропозиції у вигляді e-mail

У поштове повідомлення буде вкладено файл, в описі якого буде вказано код, який прийнято у цього постачальника.

Файл с запитом на поставку товарів

Другий варіант створення Запиту комерційної пропозиції — це використання Планувальника. При використанні планувальника система автоматично створить запит на купівлю товару. Так для запиту за номером ПН-19/0015 існує Початковий документ ОР / 00001, на основі якого створено запит.

Запит комерційної пропозиції, який створений планувальником

Відкривши картку товару, ми побачимо, що у нас в наявності 9 одиниць товару, прогнозована кількість 9. У закладках Склад/Постачальники ми бачимо постачальників і ціну на товар, найбільш вигідна ціна у постачальника «AUTOSHOP».

Попередньо були налаштовані Правила поповнення таким чином, що мінімальна кількість товару, яка повинна бути у нас на складі 2 одиниці, а максимальна 10. Натиснувши на кнопку Мін./Мах. ми можемо переглянути ці налаштування.

Картка товару

Таким чином, запустивши Правило поповнення, система автоматично створила Запит комерційної пропозиції ПН-19/0004 (дивись вище) для нашого товару. Правила поповнення можна створити для будь-якого товару окремо.

Правила поповнення

Також можна створити Замовлення на купівлю безпосередньо з Меню товарів.

Замовлення на купівлю

Коли буде підтверджено Запит комерційної пропозиції , переходимо в Замовлення на купівлю. Список Замовлень на купівлю наведено на малюнку нижче.

Список замовлень на купівлю

Відкривши замовлення ми отримаємо повну інформацію на замовлений товар.

Деталізація замовлення на купівлю

Тут ми можемо так само переглянути інформацію по доставці товарів, і за станом рахунку на це замовлення. Наприклад, на малюнку нижче відкритий рахунок на це замовлення.

Рахунок від постачальника

Купівля за валюту

У деяких випадках при торгівлі імпортними товарами їх закупівля і розрахунок відбувається валютою. Приклад такого розрахунку наведено в замовленні на купівлю, що відображається на малюнку нижче. Коли проводимо таку купівлю, то потрібно вказати валюту розрахунку.

Купівля за валюту

Для коректного відображення проводок в гривні, в модулі Бухоблік встановлюється курс валют актуальний на момент проведення операції.

Курс USD

В результаті такої покупки ми бачимо проводки по касі USD в розмірі $ 220, що дорівнює 5744,20 грн. по курсу 26.11, який був встановлений на момент операції.

Запис в журналі «Каса USD»

Для того, щоб отримати інформацію по балансу каси в валюті потрібно перейти в модуль Бухгалтерський облік і в панелі стану натиснувши, Подробиці/Вид/Елементи журнала, ви побачите інформацію, яка зображена на попередньому малюнку.

Панель приладів бухгалтера

Встановлення ціни продажу

В процесі роботи виникає необхідність в коректуванні цін, за якими ви продаєте товари. Це можна зробити вручну, безпосередньо на картці товару, або в напівавтоматичному режимі при його покупці. У такому режимі ціну товару можна коригувати в залежності від категорії товару, в яку він входить. Для використання такої можливості в категорії Гальмівна система/Колодки була встановлена націнка від закупівельної ціни в 30 відсотків.

Встановлення націнки на категорію товару

Тепер, якщо ми відкриємо Замовлення на купівлю, за яким було куплено товар з категорії Гальмівна система, і натиснемо Змінити ціну продажу, то система запропонує встановити нові ціни на продаж цих товарів. Ви можете відкоригувати ціну продажу на свій розсуд, або видалити відповідні рядки. Тоді на цей товар ціна продажу не буде змінена.

Зміна ціни продажу на закуплені товари

Взаємна заборгованість

При покупці товарів іноді виникають затримка в їх доставці або оплаті. Також може бути, що отримані товари або проведені оплати були не в повному обсязі. Стежити за взаєморозрахунками можна, відкривши меню Постачальники модуля Купівля. Так на прикладі малюнка наведеного нижче ми бачимо, що ми повинні постачальнику ELIT Харьков 3300,00 грн.

Заборгованість по оплатам

Відкривши картку постачальника, а потім натиснувши Баланс ми побачимо загальну суму заборгованості. Таким чином ми можемо отримати дані по кожному документу з взаєморозрахунків. Наприклад, в нашому випадку це заборгованість по рахунку РП-19/0006, який не сплачений.

Несплачений рахунок

В іншому випадку в меню Звіти, відкривщи звіт Відвантаження по покупкам, ми побачимо детальну інформацію по кожному з наших постачальників, в тому числі з яким у нас не проведено повний розрахунок.

Звіт по взаємної заборгованості по оплатах і відвантаженнях

Продаж товару

Заздалегідь були проведені продажі деяких товарів, які ми попередньо закупили. Тепер розглянемо дії як це відбувалося, перейшовшив модуль Продаж.

Прайс листи

В ERP FOSS Автозапчастини розвинена система управління прайс листами, що дозволяє встановлювати ціни на товари для наших клієнтів. Попередньо були створені кілька прайс-листів, список яких наведено нижче.

Список прайс-листів

Кожному з клієнтів можна встановити свій прайс (каталог продажу) із загального списку.

Вибір прайс-листа для клієнта

Встановивши прайс-лист для клієнта ми будемо продавати товари відповідно до нього, і при необхідності можемо йому його попередньо надсилати на пошту. Наприклад, для нашого клієнта ПП Гаврилюк І.В. діє прайс VIP клієнти, налаштування якого наведені нижче. Таким чином, для клієнтів з цим прайсом на усі товари діятиме знижка в 0%, а на товари категорії Гальмівна система, при покупці 2-х і більше одиниць, знижка буде 5% від звичайної ціни товару.

Налаштування прайса

Для відправки прайса клієнту по електронній пошті потрібно відкрити його картку і натиснути Надіслати. Система сформує лист із вкладеним файлом, що зображено на малюнку нижче і відправить його по електронній пошті.

Відправка прайса клієнту

Комерційні пропозиції

Попередньо можна створити комерційну пропозицію на продаж товарів. Список пропозицій знаходиться у відповідній теці модуля Продаж. Зверніть увагу, що статус пропозиції змінюється на Замовлення на продаж після його підтвердження.

Список комерційних пропозицій

Також Комерційні пропозиції можна надіслати клієнту по електронній пошті.

Відправка комерційної пропозиції клієнту

У поштове повідомлення автоматично вкладається файл такого змісту.

Файл з комерційною пропозицією

Замовлення на продаж

Як було написано вище, комерційна пропозиція після її підтвердження переходить в статус Замовлення на продаж. У списку Замовлення на продаж, наведеному на малюнку нижче, можна створити замовлення на продаж без попереднього створення комерційної пропозиції.

Список замовлень на продаж

Відкривши Замовлення на продаж, ми бачимо докладну інформацію по ньому. Так ми бачимо, скільки і якого товару замовлено, скільки доставлено і скільки включено в рахунок.

Замовлення на продаж

Друк рахунку

Якщо потрібно надрукувати рахунок з Замовлення на продаж, ви можете відкрити рахунок і надрукувати його, натиснувши кнопку Друк.

Друк рахунку

У новій вкладці браузера відкриється файл формату pdf. Нижче наведена форма рахунку для друку.

Друкована форма рахунку

Прямі поставки

У деяких випадках можливі поставки товарів клієнту безпосередньо на пряму від виробника або вашого постачальника. Такий вид продажу ми можемо побачити відкривши замовлення на продаж ВН-19/0009. При створенні замовлення був обраний маршрут Прямі поставки.

Замовлення на продаж із маршрутом прямої поставки

Як тільки замовлення підтверджується система автоматично формує Замовлення на купівлю ПН-19/0013. Зв’язок між ними встановлено по полю Початковий документ.

Замовлення на купівлю, створений на базі замовлення на продаж

Після того, як замовлення на купівлю було проведено, товар було відвантажено безпосередньо від постачальника до клієнта, що видно на малюнку нижче. Побачити це можна, натиснувши на кнопку Доставка в Замовленні на продаж.

Відвантаження на замовлення прямої поставки

Звіти з продажу

Система дає можливість анализу взаєморозрахунків і своєчасної доставки товарів . Для цього треба перейти в меню Звіти/Відвантаження з продажу. Як ми можемо побачити, по кожному з клієнтів можна отримати повну інформацію. В даному списку містяться лише ті записи, за якими є заборгованість по оплаті і доставці. Відкривши запис ви отримаєте повну інформацію про неї.

Звіт по відвантаженню товарів і отриманні коштів

Також є звіт, за допомогою якого можна отримати аналітичну інформацію з продажу товарів. Приклад звіту наведено нижче.

Аналітичний звіт з продажу

Склад

Облік товарів реалізована в модулі Склад . Можливості системи достатньо широкі і вони докладно описані у відповідних статтях (“Налаштування складу. Переміщення”, “Налаштування складу. Облік складу”, “Налаштування складу. Розташування та склад”). В розділі Склад ми розглянемо тільки ту інформацію, яка пов’язана з нашими попередніми купівлями і продажами товарів.

Розташування

За замовчуванням в системі використовується один склад з іменем My Company

Склад за замовчуванням

та одне розташування WH/Запаси.

Примітка: Перегляд списку складів і місць розташування доступне з меню Склад/Налаштування.

Панель приладів

Доступ до всіх операцій по складу надається з Панелі приладів модуля склад. На панелі приладів видно дії, які повинні були виконані по переміщенню товару. Натискаючи на відповідні посилання ці дії стають доступними для виконання.

Панель приладів модуля Склад

Залишки товарів

Перейшовши в меню Звіти/Інвентаризація на дату і відкривши дані по одному з товарів, ми отримаємо повну інформацію по його переміщенню і залишкам в місці розташування. У колонці Переміщення запасів відображається інформація про дії по даному товару, а також номер вихідного документу. Також кількість товару та його закупівельна вартість. Тут ми навели приклад тільки одного звіту, про інших звітах детально описано тут.

Залишки запасів

Бухгалтерський облік

При здійсненні купівель та продажу ми платили гроші постачальникам і отримували їх від клієнтів. Оплати проводилися як через банк, так і через касу, як в гривні так і у валюті. Повна інформація про це доступна з модуля Базова бухгалтерія.

Панель приладів

Перейшовши на панель приладів модуля Бухоблік ми отримаємо інформацію про наявність коштів на рахунку і в касі. Так, нам потрібно підтвердити чотири рахунки клієнту і оплатити рахунок постачальника. Після наших операцій продажу і покупки, ми маємо в банку 3810,00 грн., В гривневої касі 0,00 грн. так як всі продажі проводилися за безготівковим розрахунком, у валютній касі -220,00 USD., мінус тому, що в касі не було валюти на покупку валютного товару, але, як тільки ми продамо товар за валюту, значення поміняються на позитивний баланс. Реальну картину фінансових справ ми переглянемо в розділі Звіти.

Панель приладів бухгалтера

Рахунки

Користувач із правом роботи з модулем Бухоблік також відстежує всі рахунки, отримані від постачальників і виписані клієнтам. Вони знаходяться в відповідних теках модуля. Він може підтверджувати чернетки рахунків і проводити по ним платежі. У колонці Статус ми бачимо стан рахунку.

Список рахунків постачальників

Звіти

Для Бухгалтера доступні бухгалтерскі звіти, які покажуть узагальнену інформацію про ефективність роботи. На малюнку нижче показаний звіт Оборотно-сальдова відомість.

Оборотно-сальдова відомість