Налаштування поштової системи

Введення

Поштова програма може використовуватися для відправки по електронній пошті прайсів, комерційних пропозицій, рахунків, накладних та інших документів безпосередньо з Erp Foss. Також вона використовується для відправки податкової звітності. Розглянемо її налаштування.

Загальні налаштування

Спочатку потрібно визначитися які поштові адреси ви будете використовувати. Ви можете використовувати вже існуючі адреси або зареєструвати нові поштові адреси на загальнодоступних ресурсах. Наприклад, gmail.com чи ukr.net чи на будь яких інших поштових серверах, що підтримують протоколи обміну POP/IMAP та SMTP.

Для розуміння наступного матеріалу, в якості прикладу, будемо рахувати, що ми маємо в програмі двох користувачів Сидоров Н.Т., який має поштову скриньку snt1959 на сервері ukr.net, та користувача Петров В.В., який має адресу  pvv290559@ukr.net . Після визначення з поштовою адресою введіть її в поле Ел.пошта, користувача. Якщо ви налаштовуєте пошту для користувача під іменем якого зареєструвалися в програмі, то в цьому полі уже присутня адреса цього користувача, але при бажанні ви можете її змінити на іншу.

Важливо!  Потрібно розуміти, що в разі використання вже існуючої поштової адреси всі, повідомлення, що надходять на цю адресу, будуть дублюватися в Erp Foss. Якщо ви будете використовувати діючу адресу, то перед налаштуванням поштової програми потрібно помітити всі повідомлення, що вже зберігаються в поштовій скриньці, як прочитані. В цьому разі ви будете отримувати тільки нові повідомлення. Рекомендуємо створити нову адресу і використовувати її як для роботи з Erp Foss, так і для відправлення податкової звідності.

Після введення значень електронної пошти для всіх користувачів, які будуть її використовувати, перейдіть в меню Налаштування/Користувачі та натисніть Створити поштові псевдоніми.

Програма створить псевдоніми електронної пошти для кожного користувача, які в подальшому будуть використовуватися для відправлення та приймання поштових повідомлень.

Загальний список псевдонімів можна переглянути в меню Технічний/Псевдоніми модулю Налаштування.

Сервери вхідної та вихідної пошти

Тепер вам необхідно налаштувати сервери вхідної та вихідної пошти для кожного з користувачів. Таким чином, якщо два ваших користувачі будуть використовувати пошту, то для кожного з них потрібно створити свій сервер. Для налаштування серверів вхідної пошти перейдіть в меню Технічний/Сервери вхідної пошти модулю Налаштування,  натисніть Створити та заповніть поля, як описано нижче:

• Назва – довільна назва серверу. Назву краще вибирати таким чином, щоб в подальшому було зрозуміло яким користувачем використовується цей сервер.
• Server Type – це тип протоколу по якому буде проводитися підключення програми Erp Foss  до поштового серверу. Існують два типи протоколів IMAP та POP. Для вибору правильного протоколу необхідно переглянути опис серверу, на якому ви використовуєте поштову адресу. Наприклад,  прочитати про налаштування серверу ukr.net ви можете за цим посиланням.
• Назва серверу – це назва вашого поштового серверу з урахуванням протоколу обміну.
• SSL/TLS – чекбокс, який включає шифрування трафіку між поштовим сервером і програмою Erp Foss.
• Користувач – повна поштова адреса користувача.
• Пароль – пароль до вашої поштової скриньки.

Після заповнення всіх полів натисніть Test&Confirm і, якщо ви правильно заповнили всі поля, то сервер перейде в стан Підтверджено. Таким же чином налаштуйте сервери вхідної пошти для кожного наступного користувача. Можливий варіант, що сервер, на якому у вас є поштова адреса, забороняє додаткам, які він вважає ненадійними, підключатися до аккаунта. В цьому разі потрібно йому це дозволити. Наприклад, для gmail це налаштовується в розділі Аккаунт/Безпека (https://myaccount.google.com/security).

Для налаштування серверів вихідної пошти перейдіть в меню Технічний/Сервери вихідної пошти модулю Налаштування. По замовчуванню в програмі створено сервер вихідної пошти  localhost візьміть його на редагування та заповніть поля, як описано нижче:

• Опис – довільна назва серверу. Назву краще вибирати таким чином, щоб в подальшому було зрозуміло яким користувачем використовується цей сервер.
• Сервер SMTP – назва вашого поштового серверу з урахуванням протоколу обміну
• Сітка безпеки об’єктів  – виберіть SSL/TLS для захисту протоколу обміну між сервером та програмою Erp Foss.
• Користувач – повна поштова адреса користувача.
• Пароль – пароль до вашої поштової скриньки.

Після заповнення всіх полів натисніть Перевірити зв’язок. При правильних налаштуваннях програма видасть наступне повідомлення “Тест з’єднання успішно завершено! Все встановлено правильно!”

Таким чином, після проведених налаштувань, ви маєте два сервери вихідної пошти,

та два сервери вхідної пошти.

Перевірка роботи пошти

Для того щоб переконатися, що ви налаштували все вірно, створіть клієнта з доступною для вас поштовою адресою та обміняйтесь з ним листами.  Наприклад, створимо клієнта “Сонар” доступ до поштової скриньки якого ми маємо.

Напишемо йому листа, натиснувши Відправити лист. Програма підготує лист по шаблону, але  Ви можете його відредагувати на свій розсуд. Зверніть увагу, що мова на якій підготовлено шаблон листа, відповідає мові, що встановлена в налаштуваннях клієнта. Після повної підготовки натисніть Надіслати.

Лист буде відправлено та копію прикріплено до картки клієнта.

На стороні отримувача листа він виглядає наступним чином.

Відповідь від Сонар надходить в папку #Вхідні.

Примітка: Отримання листів проходить не миттєво, так як програма Erp Foss зв’язується з сервером вхідної пошти один раз в п’ять хвилин.

Налаштування поштової адреси для відправлення податкової звітності

Для відправлення звітів та отримання підтверджень про їх отримання використовується електронна пошта. Звіти, які ви відправляєте, надходять у вигляді поштових повідомлень на адресу Державної фіскальної служби (ДФС), що вказана при налаштуванні закладки Податкова звітність компанії.

Квитанції про те, що звіт доставлений чи оброблений ДФС, отримуються на адресу компанії, вказану в полі Ел.пошта закладки Загальна інформація при налаштування властивостей компанії.

Зверніть увагу, що поштова адреса співробітника, який буде відправляти податкову звітність повинна співпадати з адресою компанії, інакше звіти не будуть відправлятися в ДФС.