Работа с входящей корреспонденцией

В этом разделе рассмотрены все возможности работы с письмами (посылками, бандеролями), пришедшими в вашу организацию (входящими).

Права доступа

Работать с входящими могут пользователи, у которых в настройках прав доступа для функции Корреспонденция указана роль Сотрудник или Менеджер. Пользователь с ролью Сотрудник сможет создавать и редактировать только свои письма, Менеджеру доступно редактирование писем, созданных другими пользователями.

Таким образом, рекомендуем давать роль Менеджера пользователям системы, которые в вашей организации являются сотрудниками канцелярии.

Типовой процесс обработки входящих

Типовая схема работы с входящими предполагает следующие этапы:

• создание и заполнение карточки входящего письма;

• создание резолюции к письму, утверждение ее руководителем;

• исполнение резолюции.

Работа с карточкой письма

Создание и заполнение карточки

Перейдите в папку Входящие и нажмите Создать.

Появится карточка письма (РКК — регистрационно-контрольная карточка входящего письма):

Рассмотрим детально назначение каждого из полей карточки документа.

Наименование поля	Описание
Содержание*	Краткое содержание письма
Дата документа*	Дата регистрации документа в организации, которая отправила письмо
Индекс документа*	Регистрационный номер документа в организации, которая отправила письмо
Отправитель*	Организация-отправитель письма. Выбирается из справочника, запись может быть создана в процессе заполнения карточки
Способ отправки	Каким образом письмо было доставлено получателю (DHL, USPS, Новая Почта) — выбирается из справочника
Дата регистрации*	Дата регистрации документа в вашей организации
Получатель*	Организация-получатель письма
Тип	Тип корреспонденции (например, письмо или бандероль), справочное поле
Папка	Папка, куда будет списан документ, справочное поле
Связанная корреспонденция	Ссылка на другое письмо, связанное с данным
Отметки	Классификация корреспонденции (например, «срочное», «дсп» и т. д.), справочное поле

Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения. Часть из них заполняется автоматически.

Кроме того, карточка содержит ряд вкладок, предназначенных для дополнительной информации о входящем письме. Рассмотрим назначение этих вкладок:

Наименование вкладки	Назначение
Примечание	Для ввода дополнительной информации
Информация о пересылке	Для ввода данных о бандероли
Связанная корреспонденция	Информация о связанных с данным письмах
Внутренние получатели	Для уведомления других сотрудников о данном письме
Регистрация	Регистрационные записи
Вложения	Информация о вложенных в письмо файлах
Резолюции	Записи о наложенных на письмо резолюциях

Вложения

Вы можете приложить к карточке документа сколько угодно файлов. Для этого воспользуйтесь меню Вложения на карточке письма:

Можно как добавить любой файл с диска, так и создать документ Open Office (текстовый, электронную таблицу или презентацию) и приложить его к карточке письма.

Работа с документами Open Office

Для создания документа Open Office выберите в меню Вложения пункт Создать документ (или таблицу/презентацию), появится диалог ввода имени документа:

Введите имя и нажмите ОК, откроется окно встроенного редактора Open Office:

Отредактируйте файл. Он автоматически добавится во вложения, которые можно увидеть на вкладке карточки:

Вкладка «Информация о пересылке»

На этой вкладке вы можете указать данные о посылке/бандероли.

Наименование поля	Описание
Дата отправки	Дата отправки из организации-отправителя
Размер	Размер пакета
Вес	Вес пакета
Номер отслеживания	Номер, по которому можно отслеживать положение посылки
Ссылка для экспедитора	Номер посылки для экспедитора
Дата получения	Дата получения документа в вашей организации

Вкладка «Связанная корреспонденция»

На вкладке Связанная корреспонденция отображаются все письма, в которых данное письмо указано как связанное.

Вкладка «Внутренние получатели»

Если вы хотите уведомить сотрудников вашей организации о пришедшем письме, выберите их на этой вкладке.

Наименование поля	Описание
Отдел	Если вы хотите уведомить весь отдел, выберите его в этом поле
Сотрудники	Список сотрудников, которых необходимо уведомить
Копия отделам	Список отделов, которым будет отправлена копия уведомления
Копия сотрудникам	Список получателей, которым будет отправлена копия уведомления

Печать карточки

Для вывода карточки на печать выберите пункт меню:

Карточка будет распечатана в PDF-файл.

Удаление документа и другие действия

Для удаления документа воспользуйтесь меню Действие.

С помощью данного меню можно также поделиться данным письмом с другими пользователями, а также создать документ-копию текущего документа.

Вкладка «ЭЦП»

Действия с этой вкладкой рассмотрены в отдельной статье.

Работа с резолюциями. Исполнение входящего

После создания и сохранения карточки письма оно находится в статусе черновика. Далее его следует перевести в статус Получено, нажав на одноименную кнопку на карточке письма. Есть возможность выбрать «Получено Возврат» и «Получено Повреждено» для случаев, когда пришедшее письмо (или посылка) было по какой-либо причине отклонена (забракована).

В результате письму в статусе «Получено» присваивается регистрационный номер (работа с регномерами подробнее рассмотрена в отдельном разделе).

Далее письмо можно отправить на исполнение, используя механизм резолюций.

Создание резолюции

Для создания резолюции к документу нажмите на кнопку:

Далее появится форма создания/редактирования резолюции:

В поле Автор укажите автора резолюции, если необходимо, чтобы резолюция сначала отправлялась на утверждение этому сотруднику. Например, вы — делопроизводитель — создали резолюцию и указали в качестве автора своего руководителя. В таком случае после запуска резолюции на исполнение она сначала попадет на утверждение руководителю. В противном случае задания по резолюции будут отправлены сразу исполнителям.

В поле Содержание резолюции введите краткое описание того, что нужно выполнить по данному документу в целом.

Далее в таблице исполнителей следует указать сотрудников, которые будут исполнять резолюцию с конкретным заданием и сроком исполнения. Задание можно поставить как конкретному сотруднику, так и на отдел. В последнем случае оно придет всем сотрудникам отдела.

Сохраните резолюцию, нажмите Запустить маршрут, резолюция будет отправлена исполнителям или на утверждение Автору.

Утверждение резолюции

Сотруднику, который утверждает резолюцию, придет уведомление о новой резолюции, поступившей на его рассмотрение:

После щелчка по ссылке откроется карточка резолюции:

У вас есть возможность внести изменения в резолюцию — кнопка Редактировать. Вы можете добавить новых исполнителей, изменить задания, сроки. После сохранения изменений нажмите Утвердить. Если вы не согласны с резолюцией, нажмите Отменить.

После того как резолюция будет утверждена, она получит статус На исполнении и все задания по ней будут доставлены исполнителям.

Список доступных вам резолюций можно увидеть с помощью меню Исполнение/Резолюции.

Исполнение заданий по резолюции

Когда исполнителю придет уведомление о новом задании, щелкните по нему, чтобы открыть карточку задания:

Нажмите Взять на исполнение, чтобы начать исполнение входящего. Если задание было поставлено на отдел, то таким образом вы подтвердите свое участие в исполнении задания, то есть станете его исполнителем.

После того как вами будут выполнены работы, связанные с заданием, необходимо отчитаться об исполнении. Для этого нажмите Редактировать на карточке задания и введите свой отчет.

При необходимости можно вложить файлы к карточке задания. Далее нажмите Сохранить и Выполнить. Таким образом задание перейдет в статус Выполнено.

Посмотреть состояние всех документов, в процессе работы над которыми вы принимаете участие, можно с помощью меню Исполнение/На исполнении, для удобства выбрав представление в виде канбана:

Вы можете выбрать задачу для просмотра/исполнения прямо из этого канбана.