Работа с внутренними документами
В этом разделе рассмотрены все возможности работы с внутренними документами вашей организации (приказы, служебные, внутренние письма и т. п.).
Права доступа
Работать с внутренними документами могут пользователи, у которых в настройках прав доступа для функции Управление внутренними документами указана роль Сотрудник или Менеджер. Пользователь с ролью Сотрудник сможет создавать и редактировать только свои документы, Менеджеру доступно редактирование документов, созданных другими пользователями.
Типовой процесс обработки внутренних документов
Типовая схема работы с внутренними документами предполагает следующие этапы:
- создание и заполнение карточки внутреннего письма;
- создание резолюции к внутреннему, утверждение ее руководителем;
- исполнение резолюции.
Рассмотрим этапы этого процесса ниже.
Карточка внутреннего документа
Внутреннее письмо предназначено для отправки сообщения внутри организации. Оно может быть создано как ответ на входящее письмо или независимо от входящего, как новое.
Выберите папку Корреспонденция/Внутренние и нажмите Создать.
Заполните значения полей. Рассмотрим детально их назначение.
| Наименование поля | Описание |
|---|---|
| Содержание | Краткое содержание, тема письма |
| Отправитель | Сотрудник, от имени которого отправляется письмо |
| Способ отправки | Способ, которым отправляется письмо |
| Дата регистрации | Дата регистрации письма в организации, которая отправляет письмо |
| Номер документа | Регистрационный номер документа в организации, которая отправляет письмо |
| Получатель | Сотрудник или Организация-получатель |
| Тип | Тип корреспонденции — справочное поле (список типов вы можете настроить по своему усмотрению, например, «приказ», «распоряжение» и т. п.) |
| Папка | Папка, для которой предназначен документ — справочное поле (настраивается по вашему усмотрению, например, «приказы» или «информационные письма») |
| Связанная корреспонденция | Ссылка на корреспонденцию, связанную с данным письмом |
| Отметки | Отметки к письму — справочное поле (настраивается по вашему усмотрению, например, «срочное» или «дсп») |
| Журнал внутренних документов | Ссылка на журнал регистрационных записей для внутренних документов |
Возможности при работе с внутренним документом
Все возможности аналогичны описанным для входящей корреспонденции: печать карточки, вложенные файлы, копирование/удаление и т. д.
Работа с резолюциями. Исполнение внутреннего
После создания и сохранения карточки письма оно находится в статусе черновика со своим регистрационным номером (нумерация подробнее рассмотрена в отдельном разделе). Далее его следует перевести в статус Отправлено, нажав кнопку Отправить на карточке письма.
Статус письма можно увидеть в списке внутренних документов.
Если же перед отправкой документ требует исполнения или согласования, следует воспользоваться механизмом резолюций — кнопкой Новая резолюция.
Дальнейшие действия с резолюциями полностью аналогичны описанным для входящего письма.