Работа с исходящей корреспонденцией
В этом разделе рассмотрены все возможности работы с письмами (посылками, бандеролями), которые отправляются из вашей организации (исходящими).
Права доступа
Работать с исходящими могут пользователи, у которых в настройках прав доступа для функции Корреспонденция указана роль Сотрудник или Менеджер. Пользователь с ролью Сотрудник сможет создавать и редактировать только свои письма, Менеджеру доступно редактирование писем, созданных другими пользователями.
Таким образом, рекомендуем давать роль Менеджера пользователям системы, которые в вашей организации являются сотрудниками канцелярии.
Типовой процесс обработки исходящих
Типовая схема работы с исходящими предполагает следующие этапы:
- создание и заполнение карточки исходящего письма;
- создание резолюции к письму, утверждение ее руководителем;
- исполнение резолюции;
- отправка исходящего.
Рассмотрим этапы этого процесса в следующих разделах.
Карточка исходящего письма
Исходящее письмо предназначено для отправки сообщения в другую организацию. Оно может быть создано как ответ на входящее письмо или независимо от входящего, как новое.
Выберите папку Корреспонденция/Исходящие и нажмите Создать.
Заполните значения полей. Рассмотрим детально их назначение.
| Наименование поля | Описание |
|---|---|
| Содержание | Краткое содержание, тема письма |
| Отправитель | Организация, от имени которой отправляется письмо |
| Способ отправки | Способ, которым отправляется письмо |
| Дата регистрации | Дата регистрации письма в организации, которая отправляет письмо |
| Номер документа | Регистрационный номер документа в организации, которая отправляет письмо |
| Получатель | Организация-получатель |
| Тип | Тип корреспонденции — справочное поле (список типов вы можете настроить по своему усмотрению, например, «письмо», «бандероль» и т. п.) |
| Папка | Папка, для которой предназначен документ — справочное поле (настраивается по вашему усмотрению, например, «приказы» или «информационные письма») |
| Связанная корреспонденция | Ссылка на входящие письма, связанные с данным письмом |
| Отметки | Отметки к письму — справочное поле (настраивается по вашему усмотрению, например, «срочное» или «дсп») |
| Журнал исходящей корреспонденции | Ссылка на журнал регистрационных записей для исходящей корреспонденции |
Возможности при работе с карточкой исходящего
Все возможности аналогичны описанным для входящей корреспонденции: печать карточки, вложенные файлы, копирование/удаление и т. д.
Работа с резолюциями. Исполнение исходящего
После создания и сохранения карточки письма оно находится в статусе черновика со своим регистрационным номером (нумерация подробнее рассмотрена в отдельной главе). Далее его следует перевести в статус Отправлено, нажав кнопку Отправить на карточке письма:
Статус письма можно увидеть в списке исходящих:
Если же перед отправкой исходящая корреспонденция требует исполнения или согласования, следует воспользоваться механизмом резолюций — кнопкой Новая резолюция.
Дальнейшие действия с резолюциями полностью аналогичны описанным для входящих писем.